La Gestión del Cambio, la dura realidad en las Organizaciones

Nos llama una empresa y nos dice que ha cambiado el programa de gestión comercial, y que hay trabajadores que no quieren usarlo. Se les ha dado toda la información y una hora de formación, suficiente, para que aprendan a manejar la nueva aplicación. A pesar de esto, no se están alcanzando los objetivos de implementación en los plazos estipulados, e, incluso, las ventas están bajando. Nos preguntan, ¿qué podemos hacer?

Esta es un una de las muchas llamadas que hemos estado recibiendo en esta etapa Post COVID y sobre distintas problemáticas que se están produciendo sobre la gestión del cambio. Las organizaciones necesitan cambiar, necesitan implementar cambios, pero les cuesta mucho llevarlos a cabo con éxito. O sea, la teoría está muy bien, pero están fallando en la parte práctica.

Todos tenemos claro que, cualquier cambio que se quiera introducir en una organización, es un proceso complicado, y que lleva su tiempo. Y si a esto le añadimos el entorno B.A.N.I. (Brittle, Anxious, Nonlinear e Incomprehensible, que en español podemos traducir por frágil, ansioso, no lineal e incomprensible), la cosa se complica todavía más.

Prácticamente siempre, el problema surge porque se quiere implementar el proyecto de cambio desde una visión técnica, dando por sentado que todas las personas de la organización, si tienen los recursos técnicos necesarios, entenderán los motivos de los cambios y se sumarán con entusiasmo al proceso. La realidad nos demuestra, continuamente, que los recursos técnicos son necesarios, pero no suficientes.

¿Cómo abordamos, por tanto, nosotros esta problemática? Pues mediante acciones dirigidas desde las personas, para las personas, y con las personas, que son las que, en definitiva, serán las que implementen los cambios, o no.

Se trata de hacer un trabajo en todos los niveles, haciendo especial hincapié, en los mandos intermedios, que para nosotros, son la piedra angular de cualquier organización. Trabajaremos con:

·       La Dirección. Tendremos que confirmar, no suponer, que la dirección de la empresa está comprometida con el cambio que se pretende llevar a cabo. Desde la dirección de la empresa se tienen que enviar los mensajes suficientes, claros y motivadores, para que toda la organización se quiera sumar al cambio.

·       Los Mandos intermedios. Son el eslabón principal de todo el proceso. Son los que tienen que ayudar a sus equipos a poner en marcha los cambios que la dirección de la empresa ha decidido implementar.

·       Los Trabajadores. Deben ver los cambios como una necesidad, y no como una imposición de la empresa. Si esto se consigue, el cambio se producirá antes, mejor y con mayor calidad

Vamos a desarrollar un poco más las acciones que desarrollamos con cada uno de los estamentos:

DIRECCIÓN:

Diseñar un plan de trabajo que contemple, al menos, estas ocho acciones:

1.     Designar a una persona responsable del proyecto.

2.     Definir con claridad los objetivos y el alcance del cambio que se quiere realizar.

3.     Identificar los impactos del cambio para cada departamento de la empresa, y los posibles beneficios para las personas involucradas en ese cambio.

4.     Establecer y potenciar los canales de comunicación adecuados para informar, a todos los niveles de la empresa, sobre el proyecto de cambio que se quiere implementar.

5.     Desarrollar mensajes claros y adaptados a cada público objetivo, más generales para toda la organización, y muy específicos para las personas involucradas directamente en los cambios que se van a producir.

6.     Establecer la frecuencia y el tipo de comunicación a lo largo de todo el proyecto, para cada uno de los grupos, según el grado de repercusión del proyecto de cambio en cuestión. 

7.     Fomentar el feedback de todas las personas que trabajen en la organización, y, en especial, aquellas personas más afectadas por los cambios, de forma que se pueden responder a las preguntas, dudas e inquietudes de los trabajadores.

8.     Establecer un sistema de soporte para los trabajadores que necesiten ayuda con el proyecto. Este soporte debe ser accesible y fácil de usar, y debe ser conocido por toda la organización.

MANDOS INTERMEDIOS:

Son el estamento clave para tener éxito cuando se quieren implementar cambios en cualquier organización. Con este colectivo, realizaremos las siguientes acciones:

1.     Organizar reuniones con los mandos para presentar el proyecto de cambio.

2.     Comunicar de forma clara y concisa los objetivos del proyecto y los beneficios esperados para la empresa y para los trabajadores.

3.     Identificar las posibles resistencias al cambio, a nivel individual y como colectivo.

4.     Hacer hincapié en que recibirán formación y apoyo continuo para garantizar el éxito de la implementación.

5.     La formación y el apoyo deberán ser personalizados, según las necesidades de cada persona

6.     Desarrollar un plan de trabajo que ayude a reducir o eliminar las posibles resistencias detectadas.

7.     Establecer una comunicación continua y adaptada con todos los mandos involucrados directamente en el proyecto de cambio.

8.     Proporcionar información, de forma regular, sobre el estado del proyecto y los próximos hitos a conseguir

TRABAJADORES:

En definitiva, son las personas que pondrán en marcha, o no, los cambios que se quieren implementar en la organización. Para conseguir su involucración, necesitamos:

1.     Una primera reunión/comunicación con la dirección de la empresa en la que se expliquen los cambios que se quieren implementar, el por qué, y los beneficios que se esperan obtener. Cuanto mayor sea el rango de la persona que informe en esta reunión/comunicación, mayor importancia se le estará dando al cambio que se quiere realizar.

2.     Reuniones de cada mando con su equipo para para informar sobre:

a.     Explicar el plan de trabajo específica para el departamento.

b.     Qué tipo de cambios se espera que se realicen en ese departamento

c.     Cómo va a afectar esos cambios, concretamente, a ese departamento

d.     Responder a las preguntas, dudas e inquietudes de los trabajadores de forma clara y honesta.

e.     Identificar en cada equipo, a las personas que pueden ayudar a desarrollar el proyecto

f.      Identificar las posibles resistencias al cambio, a nivel individual y como colectivo.

g.     Hacer hincapié en que recibirán formación y apoyo continuo para garantizar el éxito de la implementación.

h.     Identificar a las personas que necesitarán una formación y apoyo adicional para la ejecución de proyecto. Establecer un proceso de mentoría personalizado.

3.     Reuniones de seguimiento para informar al equipo del progreso del proyecto, avances, éxitos y siguientes hitos a conseguir

Por último, se debe establecer un sistema de seguimiento y evaluación sobre el progreso del proyecto, identificando las métricas necesarias y de valor que se consideren, para implementar los refuerzos y/o cambios adecuados para conseguir el éxito del proyecto.

Esta metodología siempre nos ha funcionado en todas las actuaciones que hemos realizado con organizaciones, y te invito a que la pongas en práctica en la tuya.

¿Añadirías/cambiarías algo?

Me encantaría conocer tu opinión.

Muchas gracias por leerme

Saludos y hasta la semana que viene. Carlos Jiménez