La planificación en la gestión de proyectos: el desafío incómodo (y artístico)

La gestión de proyectos tiene muchos desafíos en el presente, sobretodo en industrias sensibles a los cambios. Hoy más que nunca se exige eficiencia. El margen de error se ha ajustado drásticamente. El tiempo, a su vez, se ha convertido en el juez de la supervivencia: según tu desempeño en él podrás sobrevivir o no como empresa.

Son muchas las variables; hoy quiero hablar sobre las estimaciones.

¿Cómo planificar el alcance, los costos, el tiempo? Considero que esta discusión es muy importante porque hay un tema que se debería abordar inmediatamente: el mito sobre la predictibilidad. Al área de proyectos se le pedía -quizás se siga haciendo en algunos espacios- ser predecibles desde el comienzo. Desde una primera fase, debían estipular sus alcances y costos y apegarse a dicho panorama.

La experiencia indica que esta postura es nefasta. Suicida. La gestión de proyectos ágiles también se debe enfrentar a la incertidumbre. En la primera fase de todo proyecto, siempre se manejan ideas poco claras. Y a partir de ellas solo podremos conseguir estimaciones imprecisas. No se puede olvidar que se gravita en industrias vulnerables al cambio; por ende; si bien los antecedentes ayudan, no pueden ser certeros con respecto al futuro. Son muchas las variantes.

El arte del grabado y las estimaciones constantes

Hay una referencia que me parece muy interesante para explicar la incidencia de la incertidumbre en la gestión de proyectos ágiles. Si bien es un mundo totalmente distinto, creo que el funcionamiento nos puede brindar un aprendizaje importante: la creación de grabados. Hablo de grabados de corte artístico: imaginemos piezas en aguatinta y aguafuerte de Roberto Matta, por ejemplo. (Uno de los mejores grabadistas del mundo; sin olvidar la importancia de su pintura).

(ROBERTO MATTA – FORET DE DAMNES, 1975 - Aguatinta y aguafuerte. 50 x 67 cm.)

El proceso es algo más o menos así: el grabador hace un dibujo de la pieza que quiere crear: un boceto. Ese boceto vendría a ser la muestra, lo que se quiere alcanzar: el objetivo. Una vez definido, comienza el trabajo: se desarrollan las tareas que llevarán a su realización.

Los grabados en técnica aguatinta y aguafuerte son bastante complejos puesto que, cuando el artista ya tiene el boceto, luego debe dibujar su pieza, con una punta de hierro, en una plancha de cobre. Ese dibujo deberá ser lo más fiel que se pueda al boceto.

Una vez el contenido de la obra esté sobre la plancha de cobre, el artista debe definir los colores que desea colocar en su obra (es acá donde el trabajo se pone interesante). El número de colores debe ser igual al número de planchas; se confecciona (dibuja) una por cada color. En el caso de Matta, solo vean que tiene piezas con más de 7 colores: es decir, trabaja el mismo dibujo en 7 planchas distintas.

Luego de tener listas las planchas de cobre, comienza el proceso de “impresión”. El artista selecciona los ácidos (según cada color) que empleará sobre cada una de las planchas. A cada plancha le toca un ácido distinto. Una vez determinado esto, se procede al uso de la prensa. El papel (medio que sostendrá la pieza), pasará por la prensa tantas veces como colores requiera la obra.

Los primeros grabados que saldrán serán las "pruebas de artista". Generalmente las piezas mostrarán diferencias entre sí. Mediante este proceso de prueba, el artista va ajustando el uso (cantidad) de ácido que emplea sobre las planchas hasta lograr una homogeneidad sobre las piezas. Cuando lo logra, comienzan a producirse los grabados oficiales. Pueden ser series a 10, 25, 50, 100, etc. Lo que determine el artista.

De hecho, esas pruebas de artista se guardan. Generalmente el artista se las lleva consigo y se reserva la venta de las mismas. Esas piezas son la evidencia del proceso de confección y la exploración que se realizó para tener la obra final. Asimismo, una vez terminada la fabricación, los moldes se guardan o se destruyen. No se pueden volver a usar. Es poco viable -y un delito, además.

La gestión artística de los proyectos

Lo mismo sucede -o debería suceder- con los proyectos. Se parte de una planificación inicial pero la misma debe enfrentarse a estimaciones constantes y ser flexible a los cambios que se vayan presentando: información, tecnología, contexto, etc. La incertidumbre no se enfrenta con predicciones totales; se debe mitigar mediante la observación continua, la obtención de información efectiva y el aprendizaje.

La experiencia indica que esos ajustes no solo mejoran el funcionamiento -y el resultado- del proyecto sino que dentro del mismo desarrollo se pueden encontrar formas de mejorar las mismas proyecciones o, incluso, encontrar hitos y oportunidades de innovación y disrupción.

Sí es posible. La gestión ágil de proyectos cuenta con herramientas para estos procesos; artefactos que le ayudan a mitigar la incertidumbre, optimizar los procesos e incluso encontrar nuevas oportunidades. Mediante estos procesos el desarrollo de proyectos no solo se alinea al negocio; puede mejorarlo, cambiarlo y más: le podría brindar la oportunidad de encontrar verdaderas disrupciones. Cabe destacar que estas prácticas no fundan moldes o recetas estrictas -eso no es agile-; la práctica se basa en la exploración constante; la dinámica parte de la experiencia y los requerimientos específicos de cada proyecto.

Sobre este tema: la alineación de la gestión de proyectos al negocio irá mi primer libro. Texto en el que ya trabajo y que verá la luz muy pronto. Sí es posible proveer cambios y optimización útil.

En próximas entradas les iré contando más. De igual manera me encantaría escuchar sus experiencias. ¿Cómo se enfrentan sus empresas a la incertidumbre en los proyectos?