Las preguntas que todo líder hace a la hora de hablar de la implementación de un BI.
Victor Cerda Quappe
Marketing AVFS. Implementación de analista de negocio con PowerBI. Asesor de Programa en Fundación Visión. Innovar en los procesos comerciales y mejorar las habilidades del equipo de ventas.... Fotografia/video. RSE.
El dueño me dijo:
- “¿Si tengo toda la información de la venta en Excel, para qué necesito el power BI o a un analista? Es mucho más práctico el método de siempre.”
“No se trata de un programa, no es que sea mejor uno u otro...”, le respondí, “es una cuestión de tener la información clave para enfocar mejor el trabajo del equipo comercial”…
y, aproveché, para comentarle sobre los datos de una de sus principales marcas que estaba con problemas este año. Lleva 3 meses "retando" a los vendedores que no venden…
Así que le presenté un simple informe del desempeño de clientes de una de sus principales marcas. Le pregunté si con su método tradicional podía obtener la siguiente información:
"Estamos en el penúltimo mes de la temporada y aún no logramos ni el 50% de la venta del año pasado, sin embargo aún podemos recuperarnos"
Se pueden imaginar cómo saltó de la silla y me pidió la lista de esos 50 clientes…
Mientras que Excel es muy bueno para manipulación de información, Power Bi está enfocado en la visualización de datos integrando diversas fuentes.
En mi opinión, la pregunta más certera: ¿Cómo un BI me va ayudar a vender más?
La combinación: “muchos clientes, muchos vendedores, muchos productos con mucha frecuencia de compra” genera una gran cantidad de información que provee oportunidades y tendencias que no pueden ser analizadas sino con un BI.
La información ordenada y dinámica nos puede orientar y ayudar a enfocarnos en las oportunidades para fortalecer la gestión de vendedores y productos.
Desde una perspectiva táctica, se pueden ejecutar acciones para aumentar las ventas sin incurrir en grandes gastos en publicidad u otros recursos. Midiendo indicadores clave de resultado y proceso, algunos ejemplos son:
- Metas de venta y cobranza.
- Metas de retención y captación de clientes por vendedor.
- Metas por reactivación de clientes.
- Metas de cantidad de productos por cliente.
- Metas por tique promedio.
- Metas por rotación de productos por temporada.
- Y otras.
Desde la perspectiva estratégica, se pueden definir, medir y analizar indicadores clave sobre participación de mercado, gestión de relación con el cliente, rotación de inventario, eficiencia operativa de gastos, entre otros.
¿Cómo saber si mi negocio necesita un Bi?
Recuerdo la sarcástica frase del director general sobre la base de datos:
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– “Es tan segura que ni siquiera nosotros podemos acceder a la información del cliente”.
No significa que no le importaba la seguridad de la información, el dilema era que TI se jactaba únicamente de la seguridad de la base de datos. Mientras que el área comercial, demanda información útil a la cual no tenía acceso.
Lo que estaban discutiendo, en la alta gerencia, era la utilidad de la información de los clientes.
Hasta que el director general remató con esta pregunta:
– “¿De qué sirve entonces, toda esa información si no la podemos utilizar?”
Siendo que cada líder y cada negocio es único, se hace difícil tener una respuesta única y general. Sin embargo, hay señales que llaman la atención, por ejemplo:
Si no podemos analizar la información de los clientes o los productos, para generar nuevas oportunidades.
Si se hace difícil visualizar el rendimiento general del negocio, ya sea en ventas, gastos, ingresos, rotación de stock, distribución, etc.
La mayoría de las decisiones se toman en base a la intuición y no hay medición táctica de las acciones o, la medición es muy lenta.
Los reportes e informes son manuales y por lo general lleva mucho tiempo y trabajo tenerlos actualizados.
Se hace difícil medir la eficiencia operativa para reducir costos y mejorar procesos.
El análisis de tendencias y oportunidades de mercado o gestión de proveedores es lenta, mientras que la competencia en el mercado es intensa y demanda decisiones rápidas.
En general, si no es posible extraer la información de la base de datos para detectar oportunidades entre los clientes, la rotación del stock, la gestión de gastos, previsión de flujo y, además, para todos los informes hay mucho tiempo de preparación manual, es importante analizar la necesidad de implementar una unidad de inteligencia de negocio.
Cuánto cuesta y en cuánto tiempo se implementa un BI?
Implementar un BI puede ser tan básico cómo lo que cuesta aprender a usar e instalar una herramienta que, en casi todas sus funciones está disponible en versión gratuita, cómo lo es Power Bi.
Sin embargo, hay factores que pueden tener costos y/o complejidad en el tiempo, por ejemplo:
Cómo profesional de marketing, mi objetivo es colaborar con las empresas para mejorar su gestión de clientes, vendedores, productos, mercado y canales de venta. En este contexto el análisis de los datos de manera integrada, histórica y dinámica es clave para detectar oportunidades de crecimiento.
En la práctica, no es de mi interés ser especialista en herramientas tecnológicas, pero aprender Excel, analítica, conectar base de datos y aprender una buena herramienta de BI como Power Bi es fundamental para lograr acompañar a las empresas en su crecimiento.
Atte.
Victor Cerda