Los 5 Porqués de la eficiencia del trabajo en remoto bien implementado

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Taiichi Ohno, describió la técnica de los 5 porqués como la base del enfoque científico adoptado en su momento por Toyota. Repitiendo la pregunta 'por qué' cinco veces, sacaremos a la luz y ahora la naturaleza y la solución al problema de implementar bien el trabajo en remoto en las organizaciones.

Los 5 porqués las ayudarán a ser más eficientes, dejarán de perder dinero y tendrán un futuro más sostenible en el tiempo.

¿Porqué serán más eficientes las organizaciones si implementan bien el trabajo en remoto?

La gente trabajará de forma más productiva, no solo hoy que por la pandemia tuvieron que adaptarse a trabajar en casa de forma rápida y en ocasiones improvisada, sino mañana y durante mucho más tiempo.

¿Porqué trabajarán más productivos?

Los recursos serán mejor empleados y habrá una adopción agile de nuevas formas de pensar y hacer las cosas. Esto es, la incorporación de nuevos modelos de liderazgo, gestión y aprendizaje, acordes a los nuevos tiempos y a la forma de ser de cada organización e individuo. 

¿Porqué estarán mejor empleados estos recursos?

Porque queda espacio para pensar, para relacionarse, mejorar o crear. Espacio para todo aquello para lo que antes solo había excusas y bloqueos, parálisis y miedo. 

No en vano, son decenas de casos los que he visto en este tiempo, relacionados con la merma de calidad en el trabajo de proveedores, de insatisfacción de empleados trabajando en casa o de incomprensión de managers sobre cuál es su papel y herramientas de que disponen para manejarse con todo esto.

¿Porqué queda más espacio?

Al refundar el propósito que tenemos en la organización y trabajar de nuevo en las palancas para conseguirlo, focalizamos en lo que es importante y esto es lo que nos hace ser más productivos, emplear mejor los recursos. Saber qué recursos son apropiados en nuestro caso y cuándo.

¿Porqué el foco es la raíz?

"Menos es más" y el enfoque consigue que dejemos de lado lo que no es relevante, nos ayuda a cambiar sin distracciones, recalibrar rápido y de forma fluida. Nos ayuda a funcionar en modo automático y esto, a mi modo de ver es lo mejor de todo, ya que es algo que perdura a largo plazo.

No hay que olvidar que el paso a trabajar en remoto tiene una dimensión múltiple, a nivel organizativo, de liderazgo, de las formas de aprendizaje más acertadas a nuestra forma de aprender, la gestión del cambio y momento en el que está cada uno, la reutilización del espacio, la reordenación normativa, el seguimiento y la medición e incluso la propia gestión del tiempo. Simplificarlo, es el camino para tener éxito, lo cual no pasa solo por comprar todo tipo de software colaborativo y Pc`s con pantallas para trabajar en casa e impartir un cursito en Teams, Meet, Zoom o Skype.

Trataré de explicarlo….

Imagina que estás en el torneo que juega uno de tus hijos, en vez de estar disfrutando de su juego y de lo bien que lo pasa, estás pensando en aquellas cosas que tienes fuera de control, en aquellas cosas que no están encarriladas. Seguro que es algo que te suena ¿verdad?

Para resolver este desenfoque, el principio es muy simple. Cuando hemos colocado cada cosa en su sitio, estas seguirán su propio curso y nosotros podemos estar conscientes del momento que vivimos, de lo que es importante en ese momento. Y no quiere decir que nos desentendamos de ellas, sino que tenemos la mesa de trabajo vacía y podemos incorporar con serenidad cualquier nuevo reto. Este principio es el que siguen disciplinas como el yoga, las artes marciales o el coaching. Liberar espacio y centrarnos en lo que es importante, el momento de práctica, de entreno o de trabajo personal.

Los cambios siempre generan disonancia o distracción y hoy en día vivimos cambios mucho más rápidos y profundos que los que vivieron generaciones anteriores, nuestros padres, abuelos y más. Hoy vivimos cambios equivalentes a los producidos en siglos completos de historia. ¿Cuántas veces escuchas hoy a la gente sobre lo desenfocada que está? sobre lo que les cuesta percibir que avanzan en su día a día, de cómo internet se ha convertido en su principal enemigo o el trabajar en casa ha pasado a ser la peor y más interminable de las pesadillas.

Durante esos siglos anteriores, la gente tenía tiempo entre cambio y cambio para recalibrar y volver a centrarse, cosa que hoy en día se vive como un lujo. Aunque también mucha gente hoy, diría que le gusta que todo se mueva de forma desenfrenada, que se aburriría si no tiene 500 emails diarios y su teléfono arde, no para de sonar, los cambios son algo sobre lo que tenemos que entrenarnos y aprender. Aprender a cambiar hoy, requiere de un proceso y de un trabajo muy consciente acerca de lo que somos y todo lo que nos rodea antes de que quede incorporado cualquier nuevo hábito y competencia, antes de que podamos marchar en piloto automático. Aprender a cambiar, es algo que aplica también al cambio a hacer para trabajar en remoto.

Ahora me corresponde contarte una pequeña historia para cerrar este artículo.

Si conduces un coche con cambio de marchas manual, entenderás de inmediato lo que quiero trasladar con esta historia de ejemplo. En su momento al matricularte en la autoescuela al principio todo es ilusión por conducir y era fácil que te imaginases al volante de viaje a aquel destino que te ilusionaba. Sin embargo, rápidamente lo de conducir se convierte en un mundo demasiado grande, te cuestionas sobre los espejos, los pedales, la palanca de cambios,… te parece imposible llegar a controlar todo eso y encima al mismo tiempo. Pasan los días y tu motivación entra en barrena, crees que será imposible que en algún momento salgas solo con el coche. Gracias a tu profesor de autoescuela, su metodología y experiencia con cientos de alumnos, te vas moviendo en un proceso de aprendizaje consciente, hasta que de repente, ves progresos, vas incorporando comportamientos nuevos con los que avanzas. Finalmente llega el momento en el que conduces sin pensar que tienes que mirar a los espejos o alternar la presión sobre los pedales para cambiar de marcha. Han pasado a un segundo plano todas aquellas actividades en las que tuviste que emplear sobredosis de energía para ejecutarlas y coordinarlas.

¡Ya conduces de forma automática! Y gracias a esto disfrutas cogiendo el coche y eres capaz de tener conciencia de la música que pusiste o la conversación que mantienes con tus acompañantes.

Es llegar al autoconocimiento, contar con un proceso estructurado y un buen guía lo que ayuda a tener beneficios casi inmediatos de implementar bien el trabajo en remoto. Cuantifica ahora lo que se pierde en caso de no hacerlo bien.

¿Has vivido el cambio de pasar a trabajar en remoto? ¿Qué es lo que más te aportaron los 5 porqués de este artículo?, si has tenido la experiencia, me gustaría conocer que habrías cambiado.

En mi faceta de consultor, transformador y desarrollador de organizaciones, con mi método Kikai ayudo a incorporar el trabajo en remoto de forma eficiente y sostenible en el tiempo.