"Los 7 Pecados Capitales para el éxito o fracaso en la Gestión de Proyectos”

Las historias enamoran y cuando son personales conectan aún más las experiencias con las realidades de nuestras audiencias…

Hoy conversaba con una buena amiga, quien siempre tiene puesto el “thinking hat” y hace preguntas súper curiosas que nos generan diálogos buenísimos, en cada caso…

Te voy a compartir brevemente el diálogo, que además fue vía un canal digital que ambas usamos con frecuencia para compartir ideas y soñar despiertas…

Mi amiga: “Karil, si te preguntara en una entrevista para un podcast, ¿Cómo haces para manejar tantos proyectos a la vez?”

Yo: Bueno Angie, la organización es clave para lograr eso… si no, te vas a “embolatar” seguro…

Desde aquí inicio mi entrega de hoy, partiendo de mi experiencia de vida profesional y gracias a mi cableado interior, descubierto hace muchos años por múltiples herramientas de diagnósticos que nos aplican las empresas multinacionales a nuestro paso por sus filas, lo que luego se convierten en maravillosas carreras profesionales.

La importancia de aplicar estos diagnósticos tempranos, en forma de herramientas de autoconocimiento, radica en que nos pueden ayudar a incrementar nuestro conocimiento individual para identificar oportunidades de crecimiento, elevar el autoconocimiento colectivo para potenciar el trabajo de equipos gerenciales y directivos y con esto ampliar la capacidad de observación propia y del entorno buscando potenciar la capacidad de gestión de las personas y elevar el nivel de acierto en los equipos que colocamos para manejar los proyectos, por ejemplo, los de transformación en los que muchas empresas están inmersos hoy.

El autoconocimiento para una mejor autogestión es crucial para las personas en el entorno empresarial de hoy.

Dialogando con mi amiga Angie, volviendo a la historia del inicio y mi respuesta a la pregunta que me formulaba vía WhatsApp, le comentaba sobre las habilidades que he desarrollado y que me han permitido estar liderando y ser parte de múltiples proyectos a la vez, habilidades de gran impacto en mi rol actual de asesora empresarial y líder de equipos que gestionan estos proyectos de consultoría.

Lo más importante es aprender a delegar, con mucha claridad de expectativas, luego de invertir tiempo y recursos en el desarrollo del talento para empoderar a la gente, la que se puede empoderar. Este es un reto importante, porque las personas no somos estáticas y estamos inmersas en nuestros propios procesos de crecimiento y desarrollo continuo.

Acto seguido, ella me comparte una guía con siete barreras para la excelencia en la ejecución de proyectos que resulta estar muy alineada con los puntos que le había compartido en nuestro diálogo desde la perspectiva de la práctica que implementamos al manejar proyecto, a lo que respondí:

"Estos procedimientos son una prueba de que la experiencia no se improvisa".

Te los comparto, algo más ampliados, por si te son de interés para elevar tu potencial como líder de proyecto.

1.     Falta de claridad en la visión y la estrategia: Esta falta de una visión clara y una estrategia bien definida puede llevar al equipo a la confusión y promover la desorganización en un proyecto. Sin una dirección clara, los equipos pueden perder el enfoque, tomar decisiones inconsistentes y no alinearse con los objetivos finales del proyecto. Esto puede resultar en desperdicio de recursos y esfuerzo, y en última instancia, en el fracaso del proyecto.

2.     Comunicación poco efectiva: Esto puede manifestarse en la falta de información adecuada, la mala transmisión de mensajes importantes o la falta de canales de comunicación abiertos. Esto puede causar malentendidos, duplicación de esfuerzos y errores, afectando la cohesión del equipo y la eficiencia general del proyecto. La comunicación clara y regular es esencial para mantener a todos los miembros del equipo alineados y atentos a lo que sigue.

3.     Mala distribución de recursos: El inadecuado reparto de recursos, ya sea tiempo, personal o presupuesto, puede obstaculizar el progreso del proyecto. Si los recursos no se distribuyen de manera estratégica, equitativa o eficiente, algunas áreas del proyecto pueden verse sobrecargadas mientras que otras permanecen infrautilizadas. Atención a los cuellos de botella, es aquí donde se fomentan.

4.     No prever y gestionar la resistencia al cambio: La resistencia al cambio es una reacción común en los proyectos que implican modificaciones significativas en procesos, tecnología o estructura organizativa. No anticipar ni gestionar adecuadamente esta resistencia, o simplemente ignorarla pensando que va a desaparecer, puede generar caos y muchos conflictos. Es crucial involucrar a las partes interesadas desde el principio, crear un proyecto de gestión del cambio, comunicar claramente los beneficios del cambio y proporcionar el apoyo necesario a los colaboradores para facilitar la transición planeada. Aquí te recomiendo conocer el proceso de gestión del cambio de John Kotter (Aquí te dejo en enlace a su cuenta de Linkedin).

5.     No empoderar al equipo y fallar en la delegación de responsabilidades: Resultará en una sobrecarga para los líderes del proyecto y en una falta de motivación entre los miembros del equipo. Un equipo empoderado y con responsabilidades claramente definidas es más probable que tome la iniciativa, resuelva problemas de manera proactiva y se sienta comprometido con el éxito del proyecto.

6.     Falta de responsabilidad, que se despliega de algunos de los puntos anteriores: Puede surgir cuando no hay claridad en las funciones y las expectativas del líder del proyecto, cuando la comunicación es ineficaz y cuando no se delegan responsabilidades adecuadamente. Llevando a una mala gestión de las emociones, aparece la sensación de culpa, se promueve una falta de rendición de cuentas, los problemas no se abordan de manera oportuna y los errores se repiten sin consecuencias ni aprendizaje.

Recuerda, todo proyecto de transformación es un proyecto de gestión del cambio en sí mismo.

7.     No anticipar los riesgos y planificar con anticipación las posibles salidas: Esto puede dejar al proyecto vulnerable a problemas imprevistos que pueden causar grandes retrasos o incluso el fracaso del proyecto, conllevando la pérdida de talento clave en muchos casos. Es crucial realizar un análisis de riesgos temprano y continuo, identificando posibles problemas y desarrollando planes de contingencia para permitir al equipo estar preparado para manejar desafíos de manera eficiente y minimizar su impacto en el proyecto.

Lo que he aprendido en mis más de 25 años de manejar proyectos transversales en múltiples organizaciones multinacionales, empresas familiares y como asesora empresarial, al haber sido liderada, en su momento, por extraordinarios profesionales y haber tenido la gran experiencia de colaborar con talentos en diferentes etapas de su carrera, te comparto lo que considero puntos críticos para que puedas elevar la tasa de efectividad de cualquier proyecto, abordándolos adecuadamente, para que puedas marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso.

Hasta la próxima,

Sobre la autora…

Karil Taveras Caputo es madre, empresaria, consultora y facilitadora, ha dirigido empresas pertenecientes al Fortune 500, representa un modelo a seguir para otras mujeres en posiciones de liderazgo, es además una amena conferenciante que ha disertado ante miles de directivos y empresarios, facilitando además como profesora de programas académicos para la transformación del liderazgo de RD y América Latina.

Es la Chief Executive Leader de ideox, firma boutique  que co-funda junto a empresarios españoles que se dedican a la transformación de altos directivos, y los modelos de negocio que lideran, para la era actual.