Los 8 mejores consejos para organizarte un evento si tienes poco tiempo

Estas últimas semanas me ha tocado lidiar con varios eventos. Entre ellos el Mobile World Congress en lo que mi empresa Marketeer tendrá un stand invitado por el Pabellón de España y a más a más, participaré en una mesa redonda hablando sobre talento en Startups. Y eso me ha hecho escribir este post, ya que la relación de organizar un evento con la vida en general es sorprendente y no me lo había parado a pensar hasta ahora.

Estaba buscando de dónde sacar un TO-DO LIST interesante para enviarle a mis chicos en la oficina, y leyendo me dí cuenta que no había uno que se ajustase a mí.

Por ejemplo:

• Poco tiempo y recursos
• Pocas ganas de organizar
• Mucho que hacer
• Muchos objetivos

Así que te voy a enumerar los consejos más importantes que particularmente me han servido en estas 2 décadas como empresario:

1. Planifica un objetivo

Curioso ¿no? Para qué vas a invertir dinero y tiempo si no has planificado la meta clara que quieres alcanzar. Es lo mismo que en la vida. Si no te planificas lo que quieres de ella, lo único que haces es dejarte llevar como un barco a la deriva.

2. Empieza 2 meses antes y contacta sólo en el último mes:

Llevo 20 años como emprendedor y hasta ahora no hay muchas reglas únicas, pero al menos en fechas de cuando contactar la gente, la que mejor me dio resultados es la organizar reuniones entre 1 mes y una semana antes del evento. La última semana la puedes olvidar, ya que la gente interesante tendrá la agenda llena. Y más de un mes, casi nadie quiere programar, porque aún no se ha hecho la idea de lo que va a hacer, lo ve muy lejano. Así que, hazte un listado, NO SPAM! Piensa a quien contactas. Generalmente, si no meditas a quien deseas contactar, habrás perdido horas preciadas y energías en el evento que no te darán retorno. Por eso empieza 60 días antes, planificando qué quieres del evento y a quien contactarás. Durante 3 semanas vas contactando, y la última semana dedícala a preparar lo que harás en el evento, qué te llevarás, que no te falte nada, y cómo harás tu promoción en redes.

3. Encuentra momentos de diversión y desestrés

Planifica tus momentos de stress-free, porque los necesitarás. Un evento es muy estresante. Irás corriendo de lado a lado, de reunión en reunión. Por eso debes apuntar en tu agenda cuales serán los momentos de desconexión. Te recomiendo las comidas.

En las comidas, desconecta, recarga energías y vuelve a la carga.

Las comidas son las partes más importantes de tu día. 

Si comes rápido y mal, estarás sin fuerzas. 

Si comes mucho, tendrás sueño. 

Si comes poco, estarás inquieto. 

Y si comes estresado, bueno… tu sabrás.

Piensa que lo que comes es la energía que te dará para el resto del día. Incluso te recomiendo un plátano. Los plátanos son ricos en féculas y se caracterizan por aportar energía a nuestro organismo y de ser de lenta digestión (por eso no es bueno comer por la noche). Las féculas son excelentes por la mañana, ya que nos aportan energía para el resto del día.

4. Haz networking en todo momento: Antes del evento sobretodo.

¿Cuál es tu objetivo a nivel networking? Mmm… complejo aunque no lo creas.

Si eres CEO, seguramente estás pensando que quieres el mayor número de inversores y/o partners, para que luego les des seguimiento a todos ellos. Y si estás en ventas, quieres acumular tarjetas como cromos. Pero piensa bien eso. Es preferible menos contactos pero de más valor que muchos, que te costará una eternidad el seguimiento.

Aprovecha el evento para conocer de primera mano tu red de contactos, establecer alianzas y pasar un momento cara a cara.

Un detalle que siempre me ha ocurrido es que siempre los mejores contactos los hice en momentos de distress (sin estrés), y son los únicos que nos acabamos manteniendo el contacto y nos vemos en un futuro. Así que quizás las mejores conexiones las hagas con una cerveza, un café, o en el after party. Posiblemente sean de diferentes países, así que aprovecha para hacer amigos internacionales, que pronto posiblemente te toque visitar su país y te gustará tener contactos locales.

5. Aprovecha los meetings

Si tienes pensado ver a la gente 1 hora en un evento, o más, ya estás un poco desencaminado. La gente quiere establecer un primer contacto, 10 o 20 mins máximo. Ya que un evento está para ver a gente, no para hacer reuniones. Se trata de unir puntos de vista y ver si están alineados para un futuro contacto o bien afianzar contactos ya establecidos y dar seguimiento. Así que piensa bien eso, y date un margen entre una reunión y otra.

A veces no está fácil encontrarse, o bien tienes que ir a una punta a la otra.

Calcula un margen de error. Así que libérate 5 o 10 minutos entre cita y cita. Pero sobretodo sé constante y puntual. Todos tenemos compromisos, así que no hagas retrasar tus compromisos.

Si una cita se te alarga, pídele si lo puedes volver a ver en 2hs o al final del día para continuar lo que hablabas, pero jamás retrases tus citas, porque el estrés que te lleva el propio evento, magnifica mucho las emociones.

6. Planifica tu día, no subestimes el tiempo que te tomarán las cosas

Generalmente tomarán más de lo planificado. Da igual lo bien que creas que tienes el calendario, durante el evento verás muchos momentos que no te dan las horas o peor, que no sabes que hacer. Así que a primera hora, mira tu agenda y fíjate si te dará tiempo a todo. También te recomiendo que a media mañana, tomando un café, mires como está el evento de concurrido y lo fácil que te será cumplir tu agenda.

7. Focalízate

Quizás el punto más relevante. Perderás el norte constantemente. Resulta inquietante estar en un evento y a medias te desesperas. Bien porque no llegas a todo, o bien porque lo quieres hacer todo.

Si crees que es un evento que deberías haber escuchado las ponencias, pues hazlo. Escucha 1 o 2 ponencias o las que necesites. Aunque creas que todo lo puedes encontrar en Internet, no es lo mismo mirar en un vídeo, que estar en el propio evento. Participa y respira el aire que respira tu cliente, socio, inversor. Escucha lo que es tendencia y aprende a ver lo que es relevante comunicar y lo que no. Todos somos mejores críticos de los demás que de nosotros mismos. Así que te irá bien ver las conferencias, pero recuerda mirar el programa ANTES de planificar tus reuniones.

8. Busca y ofrece ayuda

Crees que se puede ir a un evento importante, organizarte, contactar, planificar tu pasaje, y obtener resultados, todo sólo? No tener recursos no quiere decir hacerlo sólo. Un amigo, familiar, un becario, alguien de Fiverr.com que te trabaja por proyecto, otros emprendedores, ecosistema…

No hagas todo tú.  Utiliza tu energía para lo que se te da mejor y delega el resto que puede que te quite energía.

Hay infinidad de formas de recibir ayuda. Sólo te verás incapacitado y frustrado en muchas ocasiones. Te lo digo por experiencia. Busca con quien delegar o al menos compartir. En el evento si has ido sólo, busca una o dos personas que verás asiduamente. Por ejemplo, los de los stands próximos. Necesitas alguien con quien compartir el progreso, motivarte, que te presente gente o tu presentarle…

Y sobretodo aunque no tengas tiempo, ofrece tu ayuda. Es lo mejor que puedes hacer en un evento.

Supongo que habrás visto lo terriblemente relacionado que está esta lista con la vida cotidiana y el porqué al final, a dos días de ir al evento me puse a escribir. Te dejo 8 links en cada uno de los consejos.

1. Planificar tus objetivos de la vida.
2. Empieza antes de lo que crees para no correr al final y no conseguir nada.
3. Encontrar momentos de alegría y desconexión aunque parezcan que no hay tiempo.
4. Conocer gente, gente de verdad, no simples likes en Facebook.
5. Encuéntrate cara a cara con tus amigos. Aunque sea una cerveza o un café en el desayuno.
6. No subestimes lo rápido que va el tiempo. El tiempo vuela, no es una falacia es un hecho.
7. Focalízate. Evita desviarte del camino de tu vida. Piénsalo realmente, ¿lo recordarás de aquí a 10 años?
8. Busca ayuda. Pero lo más importante, ofrécela, siempre!

Espero que te haya servido y se lo compartas a cualquiera que esté estresado con su día a día.

¿Te ha gustado? Compártelo. Podrás conocer los secretos que te llevarán a cambiar tu vida en unos días en mi libro Escribe Tu Futuro.