Mindset Digital en equipos virtuales- Colaboración AumentadA

¿De qué Hablamos Cuando Hablamos de Colaboración?

Las tecnologías de la colaboración dan cuenta de un espacio compartido donde personas pueden trabajar juntas e intercambiar ideas, independientemente del tiempo y la ubicación. 

La colaboración puede darse de dos formas: formal e informal. La formal incluye herramientas tendientes a la administración de tareas y flujo de trabajo. Por lo general, son impulsadas por la línea de las organizaciones en pos de generar control en los procesos y tienen un objetivo preciso. La colaboración informal da cuenta de las tareas en las que sin estar representadas por equipos especializados para la resolución de problemas específicos llegan a establecer relaciones entre los miembros; ejemplos de ello son las comunidades de práctica y también los que dan soporte en línea a través de chat. Por otro lado, tenemos dos tipos de herramientas de la colaboración las asincrónicas, que permiten trabajar en forma diferida y entre éstas podemos nombrar a los foros de discusión, grupo de noticias, compartimiento de información. En cambio las sincrónicas, da cuenta de las tecnologías que se desarrollan en tiempo real, por ejemplo, chat, presentaciones remotas, reuniones en línea, mesas de discusión, traducciones instantáneas.

El punto central de las tecnologías de la colaboración está dado por entender la necesariedad, en una era globalizada, de contar con una tecnología que nos permita aprovechar la economía de las habilidades del conocimiento, axial como desarrollarlo y compartirlo.

Conciencia de Colaboración

Para que en un equipo virtual los integrantes trabajen de forma conjunta para lograr un objetivo, no solo es necesario tecnología que lo permita y un modelo de trabajo, sino que también es necesario que haya colaboración eficiente, y esto solo sucede si se considera en la dinámica de trabajo los aspectos sociales del mismo, así como también las necesidades individuales de los participantes.

Algunos autores (Piritta Leinonen, Sanna Ja¨ Rvela¨ & Pa¨ Ivi Ha¨ Kkinen) hablan qué para poder hablar de una colaboración eficiente que permita cumplir con los objetivos y metas propuestas, hay que hablar de la percepción o conciencia (awarness) de colaboración. Hay tres aspectos que podemos identificar en la percepción de la colaboración:

• Percepción de la posibilidad de colaboración.
• Percepción de los objetivos de la colaboración.
• Percepción de los procesos de la colaboración.

Sin embargo, antes de explayarnos en la descripción de estos aspectos, definiremos qué es lo que entendemos por conciencia de colaboración en la presente investigación. Concebimos por conciencia de colaboración al proceso por el cual se hace explicito para todos -y cada uno de los participantes- el marco cognoscitivo compartido, es decir, cómo los miembros de un equipo perciben su trabajo colaborativo en relación a los objetivos compartidos y del proceso de colaboración. Es éste conocimiento el que crea y sienta las bases para que se establezcan, entre los participantes, procesos cognoscitivos eficientes; conocimiento que se encuentra no solo en los distintos individuos sino también en los medios utilizados por el equipo virtual.

Barron plantea que al momento de colaborar para realizar una tarea compartida, los integrantes de un equipo deben resolver un doble problema del espacio: espacio de contenido (el problema a resolver) y el espacio relacional (consiste en los desafíos y oportunidades de la interacción social). Dependerá justamente de cómo los miembros del equipo manejen estos factores cognitivos y sociales el resultado de su trabajo. Para hablar de conciencia de colaboración ambos espacios deben estar contenidos.

Cuando nos referimos al aspecto de la conciencia de colaboración, llamado  «percepción de la posibilidad de colaboración», entendemos por éste a que los integrantes puedan tomar conciencia de que la colaboración es un proceso social de negociación continua entre los miembros del equipo; además de darse cuenta de que la tecnología de la colaboración le permite realizar actividades compartidas que apuntan justamente a la colaboración en el grupo.

En cambio el aspecto de «percepción de los objetivos de la colaboración», refiere a que los individuos puedan no solo percibir cuales son los objetivos de la colaboración y del trabajo sino que también ellos mismos puedan definirlos, lo que aumentaría la responsabilidad de los integrantes frente a las metas a cumplir.

Por último, el aspecto de «percepción de los procesos de la colaboración», apunta a que haya una atención conjunta por parte de los integrantes en la realización de las tareas, y a la posibilidad de poder comparar sus acciones con la de los otros en la consecución de una misma meta, para de éste modo poder trabajar en conjunto.

Factores que Aumentan la Conciencia de Colaboración 

El interrogante más importante que se despliega ahora es, cuáles son aquellos factores y elementos que aumentan la conciencia de colaboración. 

Uno de estos factores es el uso de tecnología adecuada, específicamente, de proveerle al equipo virtual una espacio de trabajo compartido donde esté disponible toda la información que han producido y en qué estado actual están los procesos. El principal objetivo del espacio de trabajo virtual compartido, es facilitar la interacción social entre los integrantes del equipo en la realización de la tarea. Asimismo, el que haya un espacio de trabajo compartido facilita a un miembro saber el qué, cómo, dónde y cuándo, los otros integrantes han realizado una tarea, ayudando de este modo a la eficiencia, y también a la conciencia de colaboración, permitiendo estructurar sus actividades en función de lo realizado por los otros y evitar la duplicación de trabajo.

Un requisito necesario para la conciencia de colaboración es la existencia de espacios comunes de información que comprendan un repositorio común y la funcionalidad para crear y compartir los objetos de trabajo entre los participantes. Estos espacios comunes de información proveen también visibilidad, y así cada participante puede monitorear y recordar la conciencia de colaboración.

Estudios recientes han demostrado que la productividad de un equipo virtual puede estar amenazada por la falta de una base común entre los miembros, y es justamente  la percepción de los procesos de trabajo orientado al problema lo que puede promover a producir colaboración, ya que cuando las personas conocen más acerca de los procesos de trabajo pueden planear sus trabajos más eficientes y pueden anticipar el comportamiento de los demás

Otros factores que aumentan la conciencia de colaboración son: el desarrollo de un contexto de significados compartidos y la utilización de un lenguaje común. Los equipos virtuales deben colocar en el centro de su trabajo en equipo el desafío constante del manejo de la colaboración. Algunos investigadores sostienen que el manejo de la colaboración virtual es un trabajo de articulación, que compromete todas las tareas relacionadas con monitorear, programar y coordinar tanto las actividades individuales como interdependientes entre los participantes. El trabajo de articulación requiere significados compartidos con el fin de participar en negociaciones fructíferas y para evitar caer en fallas de la comunicación. Los miembros de un equipo necesitan entonces desarrollar un contexto de significados compartidos y un lenguaje común para dar sentido a las acciones de los otros. La falta de encuentros regulares presenciales para actividades sociales o relacionadas con el trabajo inhibe el desarrollo de un contexto de significados compartidos, y aumenta el riesgo de fallas en la comunicación. 

Mientras que el trabajo en equipo depende mucho de cómo los participantes están localizados en el contexto organizacional y en su habilidad para dar sentido y responder a las acciones de los otros, una característica fundamental en el trabajo en un equipo virtual es la comunicación y/o la habilidad para negociar. El establecimiento de una base en común es un proceso de creación de un contexto de significados compartidos. 

El contexto organizacional es un elemento fundamental para el desarrollo de significados compartidos para todos los actores. La vida cotidiana y las estructuras organizacionales definen las acciones posibles y potenciales, dando un stock de conocimientos, reglas y recursos que los actores pueden recurrir para interpretar las acciones de los otros.

El desarrollo y mantenimiento de significados compartidos requiere trasparencia en las estructuras de comunicación en sus diferentes niveles:

• Vida cotidiana.
• Estructuras organizaciones.
• Prácticas laborales.

Sin transparencia, el riesgo de fallas en la comunicación aumenta, disminuyendo la posibilidad de que haya una colaboración efectiva en un equipo virtual, o e-work.

Ejemplo de Modelo de Trabajo Colaborativo

Describiremos a continuación un modelo de trabajo creado por otros autores, el cual fue desarrollado para aumentar la percepción de colaboración entre los miembros del equipo virtual. El modelo de trabajo para la colaboración distribuida incluyó las siguientes cuatro fases:

1. La negociación del objetivo del proyecto.
2. Trabajar en la tarea compartida (puede incluir más cooperativo que acciones cooperativas).
3. Resumir el proyecto.
4. La evaluación del proyecto. 

La negociación del Objetivo del Proyecto

En equipos virtuales, el proceso de construir en colaboración el conocimiento compartido y detallar en instrucciones sobre qué acciones se deben realizar es el primer paso. Para el trabajo en equipo exitoso los miembros del equipo necesitan  negociar un objetivo compartido y comprender las condiciones para la colaboración y reglas para coordinar el esfuerzo cooperativo. Este proceso de la negociación significa que ellos no sólo desarrollan objetivos compartidos, sino que también lleguen a entender mutuamente hacia donde se dirige el proyecto. 

Trabajar en la tarea compartida

El objetivo de ésta fase es trabajar en la tarea compartida, lo que llevaría a alcanzar un compromiso productivo entre los miembros del equipo. El trabajo en equipo distribuido a menudo es visto como una actividad en las que trabajadores son interdependientes  uno al otro (Schmidt y Bannon, 1992). Un punto crucial en el trabajo colaborativo es la atención en conjunto; lo cual no significa que las necesidades de atención conjunta deban ser mantenidas todo el tiempo, pero si en los momentos de solución-críticos (Barron, 2003). La falta de esta atención conjunta reduciría parte de los procesos básicos y beneficios de la colaboración, como compartir perspectivas, y vigilancia de los procesos que se están realizando. 

Resumir el Proyecto

El objetivo del trabajo a menudo no es un producto final consumado por el esfuerzo conjunto; sino es más bien el proceso colaborativo de construir y desarrollar un objeto compartido del conocimiento. Para evitar la división del trabajo puramente cooperativa, el objetivo de esta fase busca en que los individuos se centren sumariar o recapitular conjuntamente lo ocurrido en las fases más tempranas del proyecto. Un área de trabajo compartida puede funcionar como una memoria colectiva para un equipo del trabajo, ayudando a registrar la historia de su proceso de construcción de conocimiento para revisiones futuras, tal como se solicita en ésta fase.

La evaluación del Proyecto

La idea básica en esta fase del modelo de trabajo fue la de externalizar el conocimiento tácito y promover una reflexión grupal acerca de las fases de trabajo anteriores. Esta reflexión grupal tiene como objetivo ayudar al desarrollo de las prácticas de cada individuo, así como también mejorar su conciencia de colaboración para proyectos futuros.

Conclusión: Hacia una Tecnología de la Colaboración

La Asociación Española de Teletrabajo (AET) distingue Trabajo en la Red de Trabajo en red; entendiendo al primero como el trabajo presencial llevado a casa o a otro terreno de la oficina o la empresa. El segundo término representa el trabajo en equipo realizado en el terreno virtual utilizando las Nuevas tecnologías de la Información y la Comunicación, donde el acto presencial sólo es necesario para afianzar las relaciones humanas entre sus miembros. Se distingue Teletrabajo (término que refleja el aspecto del trabajo a distancia, y nombrado anteriormente como Trabajo en la Red) del e-work (trabajo en línea, o también llamado Trabajo en Red). Este último término define al trabajo realizado a distancia pero, además implica una colaboración en equipo mediante una interrelación coordinada, para la realización de un determinado proyecto, permitido por el uso de Tecnologías de la Colaboración. En éste tipo de trabajo los distintos individuos se encuentran diseminados geográficamente, pero unidos en un proyecto común. La AET lo llama “organización distribuida” ya que permite la suma de conocimientos y competencias. Es una organización del trabajo no jerárquica, donde la comunicación global e inmediata facilita un cambio de mentalidad, permitida en un solo espacio temporal con resultados en el tiempo. Todos los miembros son coordinadores, colaboradores y observadores, donde el conjunto es más que el individuo, todos reciben más de lo que dan y si se equivocan, aprenden, rectifican y mejoran también. Es decir, todos son sujetos de una red de cambio, que configuran una respuesta subjetiva al cambio y a las nuevas tecnologías.

Esta organización  es una organización del futuro para algunos, quizás para otros ésta sea la organización del presente, que nos interpela que nos lleva a pensar nuevamente en nuestras prácticas, en nuestros modelos teóricos, es nuestras intervenciones.