OKR v/s KPI: Claves para Medir y Alcanzar el Éxito Organizacional

A propósito que el otro día durante el CoWork Digital me preguntaron la diferencia entre estos dos métodos de gestión organizacional. Me tomé la libertad de escribir este artículo para compartir algo de lo que he aprendido con los años, buscando que también puedan compartir sus experiencias para "nutrir el conocimiento colectivo", como siempre digo.

Los OKR y los KPI son dos métodos de gestión del rendimiento que nos ayudan a alcanzar nuestros objetivos de diferentes maneras. Mientras que los OKR (Objetivos y Resultados Clave) se enfocan en la definición de metas ambiciosas, los KPI (Indicadores Clave de Rendimiento) permiten el seguimiento y evaluación del progreso hacia esos objetivos.

Aunque los acrónimos OKR y KPI pueden parecer simples, son herramientas poderosas para la planificación y el logro de objetivos. Como gerente de proyectos, es crucial establecer metas que desafíen y motiven a todos los involucrados. Monitorear el avance hacia estos objetivos te permitirá identificar problemas de manera oportuna y celebrar los éxitos con mayor eficacia.

En este artículo, exploraremos las diferencias clave entre los OKR y los KPI. Al entender sus características esenciales, podemos aprovechar al máximo sus beneficios complementarios.

Recuerdo que cuando los OKR hicieron su primera aparición en nuestra empresa, ya estábamos familiarizados con los KPI. La experiencia no fue del todo positiva; los objetivos fueron impuestos de manera arbitraria y solo se nos permitió diseñar un pequeño porcentaje de ellos, que además no estaban alineados principalmente con los indicadores de rendimiento. La mayoría de estos objetivos no eran individuales, ni de equipo, tampoco eran relevantes para nuestra gestión diaria, lo que llevó a una sensación general de frustración y desmotivación. (Se supone que debían entregarlos en Marzo, al final aparecieron a mediados de Agosto cuando el año estaba bien avanzado)

Como hemos discutido en otros artículos, la falta de compromiso de los colaboradores puede tener un impacto significativo en las empresas. Según Gallup, a nivel mundial, el compromiso activo de los empleados ronda el 20%, con una alta tasa de "renuncia silenciosa" y cerca del 20% de empleados mostrando actitudes de no compromiso activo, lo que puede incluso llegar al sabotaje.

Por lo tanto, entender la relación entre OKR y KPI es fundamental, ya que puede ser decisivo para el éxito o fracaso de tu estrategia empresarial.

"Sin datos, solo eres otra persona con una opinión." — W. Edwards Deming

Indicadores Clave de Rendimiento

Partamos por el más conocido en las empresas: los indicadores clave de desempeño (KPI) son métricas numéricas que permiten evaluar el avance hacia los objetivos estratégicos. En el área logística, los KPI resultan fundamentales para monitorear la eficiencia en aspectos como la cadena de suministro, tiempos de entrega y gestión de inventarios.

• Según una encuesta de Bain & Company, el 70% de las empresas que implementan KPI de manera efectiva reportan una mejora significativa en el logro de sus objetivos estratégicos.
• Un estudio de The Hackett Group encontró que el 73% de las empresas que utilizan KPI basados en datos toman decisiones más rápidas y mejor informadas.
• Según Gartner, las organizaciones que utilizan KPI para monitorear su eficiencia operativa experimentan un 20% de mejora en los procesos de negocio clave.
• Un informe de ClearPoint Strategy reveló que el 69% de los gerentes consideran que los KPI les ayudan a identificar áreas de bajo rendimiento y a realizar ajustes para mejorar el rendimiento del equipo.
• Según un estudio de KPMG, el 78% de las empresas que adoptan el uso de KPI en tiempo real logran una mayor agilidad organizacional, lo que les permite reaccionar de manera más efectiva a los cambios del mercado.
• Según Gallup, las empresas que comunican claramente los KPI a sus empleados y los involucran en el seguimiento de los mismos ven un aumento de 15% en el compromiso y motivación del personal.

Aunque los KPI pueden aplicarse a diferentes áreas, es crucial que cada métrica esté alineada con el objetivo que deseas evaluar. Por ejemplo, no sería adecuado usar el mismo indicador para medir el rendimiento del transporte que para monitorear la gestión de almacenes. En cambio, selecciona métricas relevantes que se adapten a cada actividad logística, garantizando que midan los resultados correctos y que estén vinculados a las metas generales de la empresa.

Al elegir tus KPI, asegúrate de que:

• Estén alineados con los objetivos estratégicos de la organización, asegurando que las métricas reflejen las prioridades clave.
• Sean comparables y medibles de manera objetiva, utilizando puntos de referencia internos o externos que permitan evaluar el rendimiento.
• Permitan un seguimiento regular y consistente, ajustando la frecuencia del monitoreo según la naturaleza del proceso o actividad.
• Midan variables que puedan influenciarse directamente, enfocándose en áreas donde se pueda intervenir para mejorar resultados.
• Reflejen la optimización de recursos, permitiendo evaluar la eficiencia en el uso de tiempo, materiales y capacidades operativas.

Una vez establecidos, es importante realizar un seguimiento continuo de los KPI para evaluar si estás en el camino correcto. Apóyate en herramientas de gestión para monitorearlos y compartir actualizaciones en tiempo real con los involucrados, optimizando la comunicación y evitando reuniones innecesarias, lo que facilita la toma de decisiones en logística.

Objetivos y Resultados Clave 

Ahora revisaremos este que quizás algunas empresas aún no han implementado, pero son parte esencial de las evaluaciones de desempeño: los objetivos y resultados clave (OKR). Los OKR son una herramienta que combina metas empresariales con métodos medibles para alcanzarlas. Pueden utilizarse para propósitos variados, como objetivos de largo plazo, metas trimestrales de equipo o incluso metas personales.

• Según un informe de Deloitte, el 91% de las empresas que utilizan OKR reportan una mayor claridad sobre los objetivos y cómo estos se alinean con la estrategia organizacional.
• Un estudio de Harvard Business Review encontró que las empresas que utilizan OKR son 30% más propensas a superar sus metas de desempeño cuando alinean sus objetivos a nivel de equipo e individual.
• Según Betterworks, el 89% de las empresas que implementan OKR mejoraron la transparencia en la organización, lo que resultó en una comunicación más efectiva entre equipos.
• Gallup reportó que el uso de OKR puede aumentar el compromiso de los empleados hasta en un 22%, ya que permite a los empleados comprender cómo su trabajo contribuye al éxito global de la empresa.
• Según un estudio de Workboard, un 87% de los líderes empresariales que utilizan OKR indicaron que les permite tomar decisiones más informadas y basadas en datos claros.

Al definir tus OKR, te sugerimos plantearlos de la siguiente manera:

"Lograré [objetivo], medido por [resultado clave]".

Un objetivo es cualquier meta que desees cumplir, ya sea accesible o ambiciosa. Por ejemplo:

• Mejorar la precisión en los pronósticos de demanda.
• Aumentar la eficiencia en el proceso de distribución.
• Reducir los tiempos de entrega al cliente.

Los resultados clave son las métricas o acciones concretas que te permitirán alcanzar esos objetivos. A diferencia de los KPI, los resultados clave no siempre deben ser cuantitativos, pero sí deben ser medibles de alguna manera. Algunos ejemplos de resultados clave en logística incluyen:

• Implementar un sistema automatizado de seguimiento de envíos.
• Optimizar las rutas de transporte para reducir costos.
• Introducir mejoras en la gestión de inventarios mediante tecnología avanzada.

El marco de los OKR es flexible, pero su efectividad aumenta cuando están alineados con los OKR de otros departamentos. De hecho, un equipo que comprende cómo sus objetivos se conectan con la misión de la empresa tiende a estar más motivado, lo que impulsa un rendimiento superior y acelera el logro de las metas empresariales.

"La buena gestión de los negocios está impulsada por la capacidad de medir el rendimiento." — Michael Porter

"La medición es el primer paso hacia la excelencia." — Joseph Juran

Los OKR nos permiten establecer metas ambiciosas y claramente definidas, impulsando a los equipos a alcanzar resultados significativos y a superar desafíos. Este enfoque no solo fomenta la alineación y el compromiso dentro de la organización, sino que también crea una cultura de innovación y mejora continua.

Por otro lado, los KPI proporcionan una visión precisa y continua del rendimiento, permitiendo a las organizaciones medir su progreso y hacer ajustes informados en tiempo real. Al mantener el enfoque en métricas clave, los KPI aseguran que las operaciones se mantengan eficientes y alineadas con los objetivos estratégicos.

Integrar OKR y KPI en tu gestión empresarial no solo mejora la planificación y ejecución de estrategias, sino que también optimiza la capacidad de la organización para adaptarse a cambios y superar obstáculos. Al utilizar ambos métodos de manera sinérgica, podrás guiar tus esfuerzos hacia el éxito, mantener a tu equipo enfocado y alcanzar objetivos de manera más efectiva.

En definitiva, dominar el uso de OKR y KPI es una inversión en la capacidad de tu organización para lograr sus metas y mantenerse competitiva en un entorno dinámico. Aprovecha estos métodos para transformar la ambición en logros concretos y asegurar un camino claro hacia el éxito estratégico.

Nos vemos… Excélsior