OPORTUNIDADES CON OFFICE 365 PARA TU NEGOCIO

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL OFFICE 365 PARA EMPRESAS

Mudarse a la nube puede ser una gran decisión para cualquier negocio o #autónomo. Si bien pasar a un sistema basado en la nube como Office 365 tiene muchas ventajas importantes, aunque cabe destacar que no es el sistema adecuados para todas las necesidades.

Una forma rápida de ver si es adecuado para usted es valorar los principales pros y contras:

Ventajas de Office 365

Trabajar en y desde cualquier lugar

Una de las mayores ventajas de Office 365 es la capacidad de trabajar desde cualquier lugar siempre que tenga una conexión a Internet. Debido a que está completamente basado en la nube, puede acceder a su correo electrónico, archivos y programas de Office (Word, PowerPoint, Excel) desde cualquier ubicación y cualquier dispositivo. Si tiene una suscripción que incluye la versión de escritorio de Office, se pueden instalar en hasta 5 dispositivos por usuario.

Esto es especialmente útil para empresas con empleados remotos, múltiples ubicaciones y personas que viajan con frecuencia o están fuera de sus oficinas sin desplazarse de la misma ciudad.

Colaborar fácilmente

Si trabajar en equipo forma parte del ADN de su empresa, apreciará las posibilidades de colaboración de Office 365. ¿La mayor ventaja de esto? Obtienes la última versión de todos los documentos, agendas, información a tiempo real de todo el equipo.

Todos los que necesiten contribuir o editar un documento (u hoja de cálculo, presentación, etc.) pueden trabajar en la misma versión (y obtener cambios en tiempo real) en lugar de tener que combinar varias versiones abiertas e incompletas (flotantes).

También puede compartir el acceso directo a sus archivos a miembros del equipo o clientes, en lugar de enviar archivos como archivos adjuntos. Esto significa que las personas pueden realizar cambios o NO (solo ver) en un archivo en lugar de tener varias copias. Se incluye el control de versiones en caso de que necesite volver a una versión anterior.

Siempre tenga acceso a las últimas versiones de programas

Con Office 365, también tendrá acceso a las últimas versiones de Office sin cargo adicional. Obtendrá las últimas y mejores funciones sin tener que desinstalar y reinstalar Office en los equipos. Además, Microsoft actualiza constantemente las funciones de todos los programas; también tendrá acceso a ellas. 

Mezclar y combinar planes

Hay varios planes de negocios de Office 365 diferentes disponibles con diferentes programas y características. No todos en su empresa van a necesitar exactamente lo mismo. Puede mezclar y combinar planes para no tener que pagar más de lo que necesita. También es bastante fácil cambiar entre planes si encuentra que un empleado necesita más o menos de lo que tiene ahora.

Pago basado en suscripción

Office 365 es un servicio basado en suscripción, lo que significa que paga una pequeña tarifa mensual (por usuario) en lugar de una gran desarrollo y desembolso de dinero por adelantado. Esto puede ser útil desde la perspectiva del flujo de caja. Los planes generalmente se pagan mes a mes (aunque algunos lugares harán suscripciones anuales, a veces con un descuento), por lo que desactiva lo que no está utilizando para ahorrar dinero.

Características de seguridad

Uno de los mayores mitos es que la nube NO ES SEGURA. En realidad, es igual de segura que cualquier otra instalación. Todo depende de cómo lo use y qué medidas de seguridad aplique. Office 365 tiene muchas características de seguridad integradas para mantener seguros los datos de su empresa. Algunos de los más apreciados son:

• Correo electrónico cifrado: evita que cualquier persona que no sea el destinatario lea su correo electrónico
• Prevención de pérdida de datos: este es un conjunto de políticas que verifica y evita que la información confidencial (como los números de seguridad social) salga de su organización por correo electrónico. Lo hemos desglosado un poco más en esta publicación.
• Administración de dispositivos móviles: estas características le permiten controlar #Office en los teléfonos de sus empleados para proteger la información de la empresa. Si el teléfono de un empleado se pierde o es robado, se puede borrar de forma remota para evitar que cualquier persona que no tenga acceso a los datos de la empresa.
• Advanced Threat Analytics (ATA): ATA utiliza análisis y aprendizaje automático para detectar y alertar sobre comportamientos sospechosos en su red. Analizará los correos electrónicos a medida que ingresen a su red en busca de enlaces y archivos adjuntos maliciosos y si detecta algo sospechoso, evitará que ingresen los archivos adjuntos maliciosos. Usted recibirá el correo electrónico, pero le notifican mediante un mensaje por qué el archivo adjunto existe. Esto puede ser de gran ayuda para evitar una violación de datos debido al factor humano.

Estas no son todas las características de seguridad disponibles en Office 365, solo una pequeña muestra. Tenga en cuenta que estos no están disponibles en todos los planes. Para que todos en su organización estén cubiertos, necesitará incluirlos en planes que lo incluyan o comprarlo como un complemento.

Contras de Office 365

Si Internet no funciona, es posible que no pueda acceder al trabajo.

Dado que Office 365 es un servicio basado en la nube, si no tiene una conexión a Internet, es posible que no pueda acceder a sus archivos. Si su empresa tiene una conexión a Internet muy lenta o se mueve por lugares donde no existe cobertura, probablemente no sea la mejor opción para usted y su negocio.

Existen soluciones para momento de caída de la conexión a Internet esperadas o no. No podrá acceder al correo electrónico, pero puede sincronizar sus archivos con su escritorio y usar versiones de escritorio de los programas de Office.

Basado en suscripción

Todo se reduce a preferencias. Si prefiere gastar una gran cantidad cada cinco años para sus programas, servidor y mantenimiento, no tendrá que preocuparse por eso cada mes, Office 365 no será una buena opción para usted. Aunque el desembolso será mayor que si opta usted por pasarse a la nube con Office 365.

Compatibilidad con aplicaciones de línea de negocio

El problema de tener siempre acceso a las últimas versiones de los programas de Office es que sus aplicaciones de línea de negocio pueden no ser siempre compatibles. Sin embargo, si está en Office 365, puede usar algunas versiones anteriores de los programas de Office. Siempre asegúrese de verificar la compatibilidad con aplicaciones esenciales para usted antes de actualizar Office (o Windows, o cualquier otra tecnología con la que pueda interactuar).

Puede ser difícil mantenerse al día con el cambio del conjunto de funciones

Las características en Office 365 cambian con bastante frecuencia. Por un lado, siempre tienes acceso a las últimas y mejoradas versiones. Por otro lado, a veces puede ser difícil mantenerse al día si usa algunos de los programas menos conocidos como Delve y Yammer.

Por lo general, los cambios son paulatinos y menores, por lo que es una curva de aprendizaje muy intuitiva y progresiva. Lo más probable es que no se de cuenta de los cambios, porque los asimile con toda naturalidad.

La mayoría de las personas solo usan el 20% de la funcionalidad

Esto no es realmente una contra de Office 365 en sí misma, pero vale la pena señalarla. La mayoría de los usuarios no exprimen las oportunidades que ofrece Office 365. La mayoría de los usuarios se mueven a diario por el correo electrónico, almacenamiento de archivos y acceso a programas de Office, a pesar de que tiene mucho más que ofrecer.

Ciertamente no hay nada de malo en esto, pero puede significar que está pagando por más de lo que necesita. Si se integra en Office 365, es una buena idea hacer una auditoría cada pocos meses para ver qué partes se están utilizando realmente.