¿Organizando un evento híbrido? Aquí te dejo algunos TIPS que deberías considerar.

En el último año, los hoteles hemos atravesado una fase llena de cambios en nuestras operaciones. La adaptabilidad y la innovación han sido características indispensables para que podamos subsistir. Durante esta etapa, hemos venido repensando nuestros procedimientos, adaptando nuevas tecnologías e implementando estrictas normas de bioseguridad con el fin de satisfacer las nuevas necesidades de nuestros clientes e ir de la mano con las últimas tendencias que han surgido en el mercado tras el aparecimiento del Covid-19.

El incremento de eventos virtuales e híbridos durante los últimos meses ha sido sorprendente pues han permitido a las compañías mantener sus estrategias o esfuerzos comerciales para permanecer en la mente de sus clientes y colaboradores. 

Antes de brindarte algunas recomendaciones, quisiera brevemente explicarte en qué consiste un evento híbrido.

Un evento híbrido, es un evento “mixto” que involucra la participación de un grupo de asistentes que atiende el evento de manera presencial y una audiencia o público que se conecta de manera digital mediante una transmisión en vivo “Streaming”. Muchas empresas aún consideran que este tipo de actividades, no se ajustan del todo a la experiencia que desean brindar a sus clientes o participantes y aún esperan con ansias la liberación de más actividades presenciales. Sin embargo, los eventos híbridos mantienen una serie de ventajas que definitivamente deberías considerar:

• Mayor alcance de participantes (Participación Global) y captación de nuevos públicos dispuestos a conectarse a un evento digital.
• Ahorro de dinero y tiempo a los participantes, evitando su desplazamiento hacia la locación del evento.
• Mayor control estadístico referente al número de asistentes, participación general, interacción de la audiencia, entre otros. 
• Mayor exposición del evento en redes sociales antes, durante y después de la transmisión del evento (Incluso algunos eventos han logrado ser virales o convertirse en tendencias en ciertos mercados). 

Independientemente de que este tipo de eventos aún no satisfaga por completo las expectativas de tu compañía. Si algo es seguro, es que los eventos híbridos llegaron para quedarse y por esta razón me encantaría compartirte algunos criterios importantes que quizás puedan ser de mucha ayuda para el desarrollo de tu próximo evento híbrido.

1.      Define el tipo de evento que deseas realizar y lo que esperas del mismo.

Además de conocer en detalle el Objetivo Estratégico de tu evento. Es indispensable que definas el formato general que va a tener. Para esto, te recomendaría tener muy claras todas estas interrogantes:

• ¿El evento consiste únicamente en una charla o hay alguna actividad adicional?
• ¿Qué tipo de contenido se va a transmitir durante el evento?
• ¿Necesitas que tu público interactúe de alguna manera durante el evento, pueda hacer preguntas o pueda dar sus comentarios en vivo?
• ¿Quieres que la audiencia pueda encender sus cámaras y micrófonos?

Definir este tipo de aspectos es fundamental a la hora de planificar un evento híbrido. Es importante recalcar que acorde al tipo de evento que desees realizar, posteriormente deberás seleccionar la herramienta o plataforma tecnológica que se ajustan mejor a tus necesidades.

2.      Identifica bien tu público tanto presencial como virtual.

Definir el número estimado de participantes es indispensable, ya que esto te indicará que tipo de herramienta de “Streaming” se adapta mejor a tu evento. Es importante considerar que algunas plataformas mantienen un límite máximo de participantes y tiempo de transmisión. Por esta razón, debes tener muy claro este aspecto durante la planificación de tu evento para evitar complicaciones posteriores.

Según lo comentado, un evento híbrido tiene la particularidad de tener un grupo de asistentes o participantes que se presentarán al evento de manera presencial. De acuerdo a esta información, podrás definir si la locación donde realizarás tu evento requiere de un espacio adicional o montaje especial. Es muy importante entender qué tipo de asistentes vas a recibir de manera presencial. Es decir: ¿hacen parte de tu equipo de trabajo? ¿Son clientes o invitados VIP?

Según el tipo de asistentes que mantengas en tu evento, podrás definir el tipo de “Display” o montaje que podrías necesitar e incluso si requerirás brindar algún servicio de alimentación, pasabocas, estación de café u otro tipo de atención para tus invitados.

3.      Utilizar la mejor herramienta disponible acorde al tipo de evento que estás planificando.

Actualmente hay una gran variedad de plataformas disponibles en el mercado. Para seleccionar la mejor herramienta para tu evento, debes previamente haber definido los dos aspectos mencionados anteriormente. Es decir; el tipo de evento que vas a realizar y la cantidad de personas que tendrás conectadas. Una vez que has definido estas variables primordiales, puedes empezar a filtrar las mejores opciones disponibles e incorporar otros criterios de selección como:

• ¿Cuál es la herramienta más utilizada por tu público o audiencia?
• ¿Cuál es la plataforma más popular en el mercado donde realizarás tu evento?
• ¿Qué tan intuitiva o fácil de usar es la herramienta que has elegido?
• ¿La plataforma que deseas utilizar es gratuita, requiere algún tipo de descarga o registro para su uso?

Es importante que tengas en cuenta todos estos detalles para mejorar la experiencia de tus participantes. 

4.      Elige un escenario acorde a tu evento y a la imagen de tu compañía.

Dentro de la modalidad de eventos digitales e híbridos hay 3 tipos de escenarios principales en los que debes pensar durante la organización de tu evento:

• Escenario Virtual. Hace referencia al escenario que los participantes que estarán conectados al evento de manera digital van a visualizar.
• Escenario “Chroma Key”. Este tipo de escenarios utiliza un fondo comúnmente verde, donde se proyectará un escenario o fondo virtual que previamente deberás definir. Es un escenario muy versátil y puede aportar con un ambiente mucho más creativo para el desarrollo de tu evento.
• Escenario “Led”. Un escenario con pantallas led puede ser un poco más tradicional pues se utiliza de manera frecuente en eventos presenciales. Sin embargo, en una modalidad híbrida este tipo de escenario te permitirá tener mayor consistencia entre la información que visualizará tu público presencial y tu público virtual.

Claramente cada escenario provee diferentes ventajas que deberán ser analizadas acorde a tus expectativas.

Para finalizar, te dejo algunos “TIPS” que podrías considerar para que tu próximo evento híbrido sea un éxito.

1.Asesorate. Debes considerar que este tipo de eventos tienen una modalidad totalmente diferente a la de un evento presencial. Por ende, necesitas contar con el respaldo de empresas u establecimientos que se estén especializando en este tipo de actividades. Contar con la asesoría de un grupo de trabajo con experiencia, va a ser fundamental para crear un evento inolvidable para ti y tus participantes. 

2. El internet es clave. La conexión a internet va a ser fundamental para el desarrollo adecuado de tu evento. Es importante reiterar a tus participantes que van a requerir una óptima conexión a internet para que puedan aprovechar al máximo el evento o la experiencia que deseas brindar. No está de más ser insistentes y sugerir a los participantes buscar una conexión estable, evitar el WIFI, no utilizar dispositivos móviles, entre otros avisos útiles.

3. Planifica. Al igual que un evento presencial, los eventos híbridos requieren una ardua planificación. Es importante contar con al menos 15 días de anticipación para realizar todas las pruebas o ensayos necesarios. Los especialistas recomiendan realizar una prueba completa un par de días antes o el día anterior al evento.

4. Detalle al Tiempo. El “Timming” en el desarrollo de un evento híbrido debe ser minucioso. Cada actividad que desees realizar debe ser incluida en una agenda detallada del evento. Debes definir la duración de cada presentación, cada video y cada interacción que se vas a realizar o transmitir. Es indispensable ajustar y revisar estos tiempos en los ensayos finales. Recuerda que 1 minuto de espera en un evento virtual puede ser interminable y muy incómodo.

5. Inversión. Es necesario invertir en la tecnología necesaria o recomendada por los expertos para el desarrollo óptimo del evento, “ni más ni menos”. Los requerimientos técnicos que tiene un evento híbrido quizás pueden parecerte excesivos o no tan prescindibles desde tu perspectiva. Sin embargo, no es recomendable ponerse muy austeros en esta modalidad de eventos.

6. Rodéate de gente con experiencia. Si tu evento contará con animadores o presentadores, es muy importante que los mismos tengan experiencia en la realización de eventos virtuales o híbridos pues el tipo de interacción y el formato mismo de este tipo de eventos es muy diferente a una actividad presencial.

7. Un detalle para resaltar. El servicio de Delivery puede ser un complemento muy especial para los participantes de un evento híbrido. Enviar un detalle, obsequio o un servicio de Alimentos/Bebidas a sus hogares u oficinas siempre le dará distinción a este tipo de actividades.

8. Diferenciación. Actualmente todos hemos estado involucrados en diferentes reuniones o actividades virtuales. Por ende, es necesario que busques nuevas experiencias que generen interés en los asistentes o el público que estará acompañando el evento desde sus hogares u oficinas. Actividades interactivas, sorteos, preguntas, chats abiertos, siempre serán buenos complementos de un evento híbrido.

Ahora sí, ¿Estás listo para tu próximo evento híbrido? ¿Qué otros aspectos crees que son indispensables para la realización de un evento híbrido? ¿Ya has sido parte de este tipo de actividades? Apreciaré inmensamente tus comentarios.