¿Qué es lo primero que harías si fueses a reformar tu casa? Antes de nada, deberías tener muy clara la idea: qué quieres y cómo te lo imaginas en tu cabeza. Una vez fijados tus objetivos, ya podrías llamar al arquitecto y explicarle tus necesidades. Este haría una inspección completa de tu hogar, desde medir las habitaciones y evaluar el estado de su estructura hasta conocer los materiales y permisos que se necesitan para llevar a cabo la reforma. Así, ya podría diseñar los planos, ofrecerte un presupuesto y planificar el roadmap con todos los trabajos que habría que hacer durante la obra.
Con las empresas ocurre lo mismo: al igual que en una reforma hay que entrar en la casa para valorar cómo está todo y qué se necesita para poder realizar los cambios de forma efectiva. En una empresa, antes de implementar cualquier estrategia también hay que “entrar” para realizar una evaluación de su estado, determinar qué necesidades existen y conocer cuáles son los objetivos del proyecto para ejecutar el plan de acción correctamente.
En este artículo, vamos a centrarnos en la estrategia de implantación de gobierno del dato y qué aspectos son más relevantes a la hora de ponerla en marcha. Si estás interesado en alguna iniciativa alrededor del Data Governance pero no sabes ni por dónde empezar, sigue leyendo, ¡esto es para ti!
Metodología: modelo de madurez 360º
El enfoque metodológico de Keyrus se basa en la obtención de la visión y estrategia de los datos desde diferentes puntos de vista. Como hemos visto, antes de nada, creemos que es muy importante entender y medir la madurez en Analytics de nuestros clientes para así, poder definir una estrategia de Gobierno del Dato acorde a sus expectativas, sus capacidades y también a los resultados esperados.
Este procedimiento se centra en el entendimiento del entorno y ecosistema de los datos con el objetivo de:
Evaluar cómo se gestiona y se utiliza actualmente el dato
Evaluar cómo el dato contribuye a crear valor a lo largo de la organización
Extraer quick-wins y recomendaciones clave basadas en el resultado de las diferentes sesiones y workshops realizados
Nuestro modelo de madurez contempla el análisis de 7 dimensiones, las cuáles medimos a través de un conjunto homogéneo de criterios:
Estrategia
Procesos
Organización
Personas
Gestión de datos
Arquitectura
Información
Así, esta metodología, desarrollada por el Grupo Keyrus e identificada como Modelo de Madurez 360º, es un driver esencial que nos permite evaluar la situación actual de la empresa y cuáles son los elementos clave para alcanzar la situación futura deseada, tanto a nivel de modelo (operativo, organizacional…) como el roadmap requerido para alcanzarlo. Este será el punto de partida para poder ejecutar la estrategia de Data Governance correctamente. De manera simplificada, el modelo presenta las siguientes acciones:
Diagnóstico: se trata de entender de manera completa e integral el entorno y el ecosistema de los datos y definir la misión y visión de los datos compartida de todos los stakeholders. De esta manera, podremos comprender el nivel de madurez desde diferentes ejes alrededor del Gobierno del Dato y su interrelación con la explotación y visualización del mismo.
Diseñar el modelo: elegir un conjunto de ejes acorde con las necesidades del cliente y una vez obtenido el GAP para cada uno de ellos, diseñar un plan de acción escalable a nivel organizacional y operativo junto con los objetivos que se pretenden alcanzar.
Definir un roadmap y experimentar: definir un piloto con uno o varios casos de uso, fácilmente alcanzable y medible en el tiempo, en base al establecimiento de un conjunto de quick-wins y métricas que permitan validar el nivel de éxito del mismo.
Ya cuentas con un entendimiento completo del entorno y del Data Landscape y conoces el nivel de madurez de tu empresa: es momento de poner en marcha tu iniciativa de gobierno del dato de acuerdo con la visión acordada y el grado de madurez deseado. Vamos a darte una serie de pasos clave que tendrás que seguir y tener en cuenta en esta misión:
Ten claros tus objetivos: lo primero que debes hacer es definir claramente los objetivos que deseas alcanzar con tu estrategia de gobierno del dato, ya que esto te permitirá planificar los procesos y herramientas necesarios para alcanzarlos. ¿Qué esperas lograr con la implementación de esta estrategia? ¿Buscas mejorar la calidad de la información? ¿Aumentar su seguridad? ¿Reducir los costes asociados con la gestión de datos? Es importante que los objetivos sean específicos y medibles y que los tengas siempre presentes para que puedas evaluar si la estrategia está siendo efectiva. Ah, y no te olvides de que deben estar alineados con la misión y visión de tu organización, así como con los requisitos legales y regulatorios.
Identifica a los principales stakeholders:es crucial que involucres a todos los departamentos que manejan información en tu empresa, así como a los decision makers para garantizar que se tengan en cuenta sus necesidades y requisitos.
Establecer un equipo de gobierno del dato: un equipo de gobierno del dato es esencial para asegurar que la estrategia se implemente correctamente. Este equipo deberá estar formado por representantes de todas las áreas de la organización que trabajan con datos, incluyendo el área de IT, la seguridad, el cumplimiento normativo y los responsables de negocio.
Diseña una estructura organizativa adecuada: es importante identificar los roles de las personas de tu organización que estarán involucradas en la implementación de la estrategia de gobierno del dato y cómo se organizarán las áreas involucradas. Esto incluye responsabilidades específicas para el equipo de gobierno del dato, así como para otros departamentos que manejen datos. Asegúrate de definir claramente las obligaciones y expectativas de cada uno de ellos para garantizar una implementación efectiva.
Establece políticas y normas: deberás crear políticas de datos claras y concisas sobre cómo se deben recopilar, almacenar, procesar y utilizar los datos dentro de tu empresa. También tendrás que establecer estándares de calidad para garantizar la calidad de los datos y definir cómo se gestionarán los riesgos asociados con la gestión de datos. Las políticas de datos deben ser claras y concisas para que todos los miembros de la organización las entiendan y las sigan.
Seleccionar las herramientas y tecnologías adecuadas: es momento de valorar las diversas herramientas y tecnologías que te puedan ayudar a implementar un gobierno de datos efectivo (software de gestión de datos maestros, soluciones de integración de datos, herramientas de análisis y visualización de datos, etc.). En Keyrus te ayudamos a encontrar la herramienta adecuada según tu tipo de consumo, el caso de uso de explotación de tus datos o la tipología de usuario.
Establecer procesos de gestión de datos: tendrás que definir los procesos para la gestión de datos en toda la organización, desde la recolección y almacenamiento de datos hasta su uso y distribución, incluyendo la identificación y resolución de problemas de calidad de datos.
Democratización y concienciación: tienes que darle a cada usuario lo que necesita y que esto no se restrinja solo a la capa directiva, a un grupo de usuarios técnicos o a procesos puntuales. Es necesario que tengas una solución analítica que de cabida a todos. Es fundamental que todos los empleados estén concienciados sobre la importancia del gobierno del dato y sobre cómo pueden contribuir a su implementación. También es importante que conozcan los riesgos asociados a la mala gestión de los datos y cómo pueden evitarlos.
Evalúa y mide el desempeño de tu estrategia: es muy importante monitorear y auditar regularmente la implementación de la estrategia de gobierno del dato para asegurar que se esté cumpliendo con las políticas y procedimientos establecidos. Esto puede ayudar a identificar áreas de mejora y prevenir posibles riesgos de seguridad. Para ello, es fundamental que establezcas métricas y KPIs que evalúen el desempeño y así, poder hacer ajustes cuando sea necesario.
Todo esfuerzo tiene su recompensa
Después de todo el esfuerzo que ha supuesto esta implementación llegan los beneficios. Vamos a hacer un repaso por todas las ventajas que va a proporcionarte una correcta estrategia de Data Governance en tu empresa:
Tomar decisiones más informadas: el gobierno del dato va a ayudarte a gestionar tus datos de manera efectiva, lo que te va a permitir tomar decisiones más informadas y respaldadas. Al tener acceso a datos precisos, actualizados y de calidad, la toma de tus decisiones será mucho más estratégica, lo que va a ayudar a impulsar el crecimiento y la rentabilidad.
Reducción de riesgos: una buena implementación de una estrategia de gobierno del dato te puede ayudar a reducir los riesgos relacionados con la seguridad, la privacidad y el cumplimiento normativo. Al gestionar los datos de manera eficiente, podrás minimizar los riesgos asociados con la violación, la pérdida de los datos y el robo de la información.
Ahorro de costes: al implementar una estrategia de gestión de datos, podrás reducir los costes relacionados de la gestión de datos redundantes, incorrectos o duplicados, de su limpieza y de la resolución de problemas relacionados con su calidad.
Mayor satisfacción del cliente: al demostrar que cumples con las políticas de datos internas y externas, los clientes y los partners se sentirán más seguros y tus vínculos serán más fuertes. Además, también va a ayudarte a conocer mejor a tus clientes y a sus necesidades ya que, al tener acceso a sus datos, podrás personalizar sus experiencias y aumentar su satisfacción.
Mayor accesibilidad: el Data Governance va a permitir que más empleados accedan a más datos con la plena seguridad de que siempre son los adecuados y de que esta democratización de los datos no perjudica a la organización.
No te vamos a negar que implementar una metodología de Data Governance implica un esfuerzo organizacional y tecnológico significativo: es una realidad. Sin embargo, no es lo mismo iniciar este camino solo y desamparado que de la mano de expertos. En Keyrus, te guiamos a lo largo de todo tu Data Journey, independientemente de tu nivel en Analytics y te ayudamos a que la aventura hacia el gobierno del dato sea mucho más fácil y segura y, sobre todo, que merezca la pena.
