Miguel, la biblioteca y el gobierno del dato

Miguel, la biblioteca y el gobierno del dato

A través de la historia de Miguel y su experiencia en la biblioteca entenderás los básicos del mundo del gobierno del dato y la importancia de su uso en las empresas para gestionar correctamente los datos y garantizar su calidad, integridad, seguridad y privacidad. ¡Dentro story time!

La anécdota

El otro día por casualidades de la vida, Miguel acabó tomando algo en el bar de al lado de su universidad (en el que pasaba casi más tiempo que dentro de ella). Entre anécdota y anécdota, se acordó de un libro sobre cine que llevaba años buscando y no había habido manera de encontrar en ningún sitio, así que, ya que estaba ahí, probó suerte y entró a la biblioteca de su antigua universidad a ver si allí lo encontraba.

Para su sorpresa, cuando llegó no funcionaban los ordenadores para poder buscarlo y no había nadie del personal que le pudiese ayudar. Parecía que hacía años que nadie pasaba por allí. Intentó ubicarlo por su cuenta, pero los libros estaban bastante desordenados y las letras no correspondían a los títulos por lo que la misión fue tan complicada como buscar una aguja en un pajar. Finalmente, desistió y acabó de vuelta con sus amigos con las manos vacías.

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¿Por qué te contamos esto? Para que veas lo importante que es la organización.

Si trasladamos esto al mundo de los negocios, ocurre algo parecido: imagina los datos de las empresas como los libros de una biblioteca. Dentro de ella hay una enorme cantidad de libros distintos y al igual que estos requieren un sistema de organización y un personal efectivo para que estén categorizados, etiquetados y se pueda acceder a ellos fácilmente (si no quieres que te ocurra lo mismo que a Miguel), los datos necesitan ser gestionados y organizados adecuadamente para que los usuarios puedan acceder a ellos de manera eficiente.

Además, al igual que una biblioteca tiene unas reglas y políticas que garantizan que los libros están en buen estado y disponibles para todos los usuarios, una organización necesita políticas y procesos para garantizar que sus datos estén protegidos, sean de calidad y estén disponibles para los usuarios que los necesiten.

En definitiva, sin un sistema claro de organización basado en las reglas adecuadas y con las herramientas precisas, encontrar y utilizar tus datos puede ser igual de frustrante y decepcionante que buscar aquel libro de cine en esa biblioteca caótica. En este artículo, exploraremos el modelo organizativo que te va a permitir organizar y gestionar adecuadamente los datos de tu organización para mejorar la toma de decisiones, la eficiencia y la seguridad de tu información. Estamos hablando del gobierno del dato, ¿sigues con nosotros?

¿Qué es el gobierno del dato?

En un entorno cada vez más digitalizado, la cantidad de datos que generan las empresas diariamente no para de crecer de manera exponencial, tanto internos como externos como estructurados y no-estructurados. Ocurre lo mismo que con los libros, cada día hay más y más de todos los géneros, autores y tamaños posibles. Y como sabemos, los datos son el activo más valioso para las empresas si se saben gestionar correctamente, pero si no… este panorama puede ser un verdadero caos.

La realidad es que las organizaciones suelen encontrarse con datos de poca calidad, sin saber muy bien cuál es su origen, no utilizan de forma correcta las herramientas de Business Analytics que tienen a su disposición y gestionar esto conlleva un gasto económico importante y una gran inversión de tiempo.

No administrar correctamente la información puede causar la ineficiencia en procesos y operaciones incluso acabar en graves sanciones por no cumplir con las normativas. Esto puede significar la pérdida de millones de euros e incluso la quiebra del negocio. Por eso mismo, las empresas necesitan un método organizativo, unas directrices comunes y las herramientas necesarias para que su información pueda transformarse en ese activo estratégico tan poderoso.

Aquí es donde entra en juego el gobierno del dato: se trata de la estructura organizativa que guía a las organizaciones sobre cómo gestionar, recopilar, almacenar y utilizar de manera funcional sus datos empresariales. Engloba un conjunto de prácticas, políticas, reglas y herramientas que van a asegurar la calidad, integridad, seguridad y disponibilidad de la información durante todo su ciclo de vida. Va a proporcionarte un enfoque holístico e integral para administrar, mejorar y aprovechar la información de manera que pueda ayudarte a ganar percepción y generar confianza en tus decisiones y operaciones empresariales.

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Para que lo entiendas mejor, una estrategia de Data Governance va a ayudarte a responder a preguntas que seguro que alguna vez os habéis planteado en tu empresa como pueden ser:

  • ¿Qué sabemos sobre nuestra información?
  • ¿De dónde provienen los datos?
  • ¿Cómo podemos acceder a ellos?
  • ¿Quién puede acceder a ellos?
  • ¿Son de calidad?
  • Si la información no es correcta, ¿quién se encarga de corregirla?
  • ¿El acceso a los datos es seguro?
  • ¿Están alineados con nuestra política de empresa? 
  • ¿Cuántas fuentes de datos necesitamos?
  • ¿A quién debo dirigirme para analizar y explotar la información que necesito para mi área de negocio?

Los problemas que resuelve el gobierno del dato

Las innovadoras formas de producir y consumir datos están agudizando los problemas de gestión de datos que se han heredado. En consecuencia, las empresas se están enfrentando a muchos problemas para los que el gobierno del dato tiene solución:

  • No saben qué datos están disponibles ni como se obtienen.
  • Existen gaps en los datos: aparecen mismos datos con diferentes definiciones, la fuente de datos no se obtiene a tiempo, etc.
  • No tienen un equipo dedicado al reporting.
  • Hay una proliferación de informes con datos similares.
  • La mezcla de los datos se realiza de forma manual.
  • No existe un control de quién puede acceder a qué, los datos disponibles se encuentran silos o son propiedad de personas concretas.
  • Se produce un acceso limitado a grupos compartidos.
  • Los datos maestros están incompletes o son inexactos.
  • Existe una ausencia de un proceso organizado para captar y seguir los parámetros de calidad.
  • Mal performance de la recuperación de datos, limitaciones ocasionadas por un mal modelado de los datos, mal desarrollo de la ETL o una configuración incorrecta de la base de datos para la elaboración de informes.

Y podríamos seguir con la lista. Para una compañía es de vital importancia saber qué información tiene, de dónde proviene, dónde está y cómo se está utilizando y para ello, es necesario un sistema de gestión del dato que genere coherencia en todo el proceso.

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En definitiva, todas las organizaciones que manejen datos (es decir, todas) deberían implementar una política de gobierno del dato que resuelva todo lo anterior y así, poder gestionar su información de manera eficiente.El Data governance involucra a cualquier empresa que tenga algún tipo de interés en cómo se crean los datos, cómo se recopilan, procesan, almacenan y se ponen a disposición para su uso. Debido al gran volumen de información que manipulan y generan diariamente, contar con esa visión única de los datos y tener roles y reglas establecidas para su gestión es crítico de cara a marcar la diferencia.

Los beneficios de contar con un marco de Gobierno del Dato adecuado

Si lo miramos desde el prisma de los beneficios de los que disfrutará tu empresa, podríamos enumerar algunos como:

  • Enfoque en la gestión de los datos: el gobierno del dato se centra en la gestión completa del ciclo de vida de los datos, desde su captura hasta el almacenamiento, el análisis y su uso.
  • Creación de valor: como hemos visto, esta estrategia busca fundamentalmente la creación de valor para la organización, es decir, sacar el máximo potencial que encierran los datos en su interior. Así, asegura que los datos sean precisos, útiles y estén disponibles para la toma de decisiones.
  • Regulación: evita problemas de calidad de la información, así como cumple con los cada vez más estrictos controles regulatorios sobre la privacidad y seguridad de los datos personales.
  • Democratización: el gobierno del dato involucra a toda la organización, desde los usuarios más técnicos hasta los de negocio para garantizar que todos puedan acceder y utilizar correctamente la información (dentro de unos límites fijados por el mismo gobierno). Uno de los objetivos principales del gobierno de datos es lograr un entendimiento común del dato. 
  • Conexión: permite la conexión de distintos equipos a distintas disciplinas dentro de la empresa. Por lo que se pueden vincular distintas áreas de negocio y disciplinas según aumenten las conexiones y tener una visión de todas en ellas en global.
  • Políticas rigurosas: se basa en una serie de reglas y políticas claras y documentadas que describen cómo se deben manejar los datos en la organización, de manera que todo esté perfectamente organizado.
  • Control y auditoría: una estrategia de Data Governance implica el control y la auditoría de los procesos de gestión de datos para garantizar que se cumplan las normativas y que se detecten y corrijan rápidamente los problemas, antes de que sea demasiado tarde.
  • Dinamismo: la gobernanza de los datos no es estática, sino que se adapta en cada momento a las necesidades del negocio y se integra en ella pasando a formar parte de su operativa.
  • Sencillez y eficacia: la complejidad de la arquitectura empresarial y el riesgo vinculado a ella, reducen. Las entregas de proyectos son más eficientes y con un menor índice de error, haciendo que el proyecto sea óptimo. 

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En conclusión, gracias a una estrategia de gobierno del dato bien implementada vas a ser capaz de tomar decisiones con mayor rapidez y seguridad, ya que dispondrás de una información de calidad, accesible y que se puede consultar de forma rápida, lo cual va a fomentar un mayor nivel de confianza en la toma de decisiones. Actualmente, este modelo organizativo está despertando cada vez más interés en todos los principales players del mercado, comenzando su camino a través de algunos departamentos y extendiendo estas prácticas al resto de la organización.

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