¿Por qué es tan importante la gestión de documentos?

La mayoría de las empresas no saben por qué es importante la gestión de sus documentos. Hay muchas empresas que administran y protegen mejor sus suministros de oficina que sus documentos y archivos confidenciales. Increíble, pero cierto.

Los documentos electrónicos, que son el alma de las empresas modernas, se dan por sentado con demasiada frecuencia. La gestión de documentos ha sido ignorada durante mucho tiempo por muchas empresas, pero eso está cambiando a marchas forzadas.

Muy pocas empresas se paran a pensar en los gastos en los que incurren a diario debido a:

• El tiempo y el esfuerzo desperdiciados en localizar documentos equivalen a mucho más de lo que uno podría imaginar. Investigaciones recientes han indicado que casi el 10% del día de un trabajador de oficina promedio se dedica a tratar de localizar información y documentos existentes. Yo doy fe de que en empresas públicas ese porcentaje aumenta de manera considerable.
• Es necesario un esfuerzo redundante porque se cree que, a menudo, es más fácil volver a hacer un documento que tratar de encontrarlo.
• Tiempo y esfuerzo necesarios para averiguar quién tiene la última versión de un documento y tener que rehacerlo cuando varias revisiones se sobrescriben entre sí.
• Uso innecesario de dispositivos de almacenamiento de red y ancho de banda, porque los documentos están dispersos por toda la empresa, en lugar de centralizados.

Muy pocas empresas piensan en los graves riesgos a los que se exponen:

• En el mejor de los casos, la seguridad se aplica al azar, lo que expone la información importante al escrutinio de personas potencialmente inapropiadas.
• Los documentos confidenciales se almacenan, a menudo, en ordenadores portátiles que podrían perderse, ser robados o dañados en cualquier momento.
• Los documentos almacenados de forma centralizada en unidades de red de Windows, una vez eliminados, no van a la papelera de reciclaje como se cree comúnmente. Simplemente desaparecen y deben restaurarse lentamente a partir de copias de seguridad (si se tiene la suerte de tenerlas).
• No existe ningún registro de quién ha visto y/o editado un documento con precisión. Por tanto, es imposible auditar un proceso empresarial para descubrir errores o una gestión ineficiente.

Dicho esto, las empresas e instituciones públicas deberían de centrar sus esfuerzos en conseguir implementar un sistema de gestión documental que, no solo agilice sus flujos de trabajo, sino que les brinde la seguridad de tener todo bajo control.