OPORTUNIDADES DE MEJORA: Qué son y cómo detectarlas

De un tiempo a esta parte, la #gestiondocumental ya no se trata solo de archivar papeles o digitalizar #documentos, sino de generar #procesos para garantizar que la #información fluya de manera eficiente, segura y conforme a las normativas vigentes. Sin embargo, en muchas #empresas se desconoce el potencial de esta herramienta para optimizar los procesos internos a través de las oportunidades de mejora. 

¿Qué son las oportunidades de mejora?

Se trata de todas aquellas #herramientas y #soluciones que una empresa puede implementar para optimizar procesos en los que está fallando. Suelen ser ajustes o cambios para incrementar la eficiencia, reducir #costos, mejorar la seguridad o cumplir con regulaciones. Para detectar estas oportunidades, que no siempre son obvias, juega un rol fundamental el trabajo de un #equipo especializado en #consultoría documental. 

A partir de un diagnóstico pormenorizado y un análisis exhaustivo del #workflow actual, un consultor puede determinar sobre qué áreas hay que trabajar y cómo hacerlo. Algunos ejemplos específicos de lo que se suele encontrar en ese relevamiento, son:

1. Digitalización incompleta: Muchas empresas comienzan a digitalizar sus archivos, pero no terminan el proceso o lo hacen de manera desorganizada. Esto puede llevar a duplicación de documentos, pérdida de datos o dificultad para acceder a la información. La oportunidad de mejora, en este caso, es completar la #digitalización con un enfoque sistemático, garantizando que todos los documentos estén disponibles en formatos accesibles y seguros.
2. Retención innecesaria de documentos: No todas las empresas tienen políticas claras sobre cuánto tiempo deben conservar ciertos archivos. Esto puede llevar a la acumulación innecesaria de información física y #digital, incrementando los costos de almacenamiento. Incorporar una opción de mejora sería establecer un criterio definido para dar por finalizada la vida útil de los documentos.
3. Ineficiencia en la clasificación y búsqueda de archivos: En muchas organizaciones, la indexación y recuperación de documentos es un proceso lento y propenso a errores. Esto puede ser debido a un sistema de archivo desactualizado o a la falta de #capacitación del personal. Implementar un sistema de gestión documental automatizado y formar a los profesionales para utilizarlo puede acelerar estos procesos de forma significativa.
4. Seguridad insuficiente: La #seguridad es una preocupación creciente para muchas empresas, especialmente las que manejan información sensible. La falta de protección en los documentos puede tener consecuencias graves, como sanciones legales o pérdida de confianza por parte de clientes. En ese sentido, se pueden en implementar controles más eficaces, como la encriptación de archivos digitales y el acceso controlado a los documentos físicos.

¿Cuáles son, entonces, los beneficios de detectar e implementar las oportunidades de mejora? 

Al optimizar los procesos de las distintas áreas de la empresa, se reduce el tiempo dedicado a buscar y gestionar documentos, lo que se traduce en un significativo ahorro de costos. A la vez, se asegura el cumplimiento de normativas vigentes, se impulsa la toma de decisiones y se reducen los riesgos vinculados a la seguridad, mientras se genera un clima laboral más profesionalizado y con mayor iniciativa.  

Te invitamos a contactarnos, para acceder a un diagnóstico documental sin costo. comercial@lockers.com.py (0984) 372050.