Preparandonos para el cambio

La gestión del cambio ha estado presente desde que el ser humano tuvo la capacidad de razonar y entender que adaptarse a los cambios, o incluso generarlos, en la mayoría de los casos podía facilitarle la vida. En los inicios de nuestra historia los cambios significativos al progreso podían tardar siglos; sin embargo, en la medida en que el conocimiento fue evolucionando, los cambios se hicieron cada vez más frecuentes. En los últimos cincuenta años, con el acelerado desarrollo tecnológico, se han producido más cambios que en el resto de la historia de la humanidad; la mayoría para nuestro bienestar y el resto para todo lo contrario.

Cuando hablamos de las organizaciones, encontramos que estos conjuntos de personas, infraestructura y tecnología están continuamente en proceso de cambio y que, en muchos casos, aquellas que se mantienen estáticas o son muy lentas para cambiar, terminan desapareciendo. Por otra parte, no todas las organizaciones que están en la dinámica del cambio obtienen los resultados esperados; para algunas, estos han resultado en pérdida de competitividad, desaprovechamiento de oportunidades y desmotivación de sus empleados. Lo importante a destacar dentro de este escenario es que, independientemente de que se utilice la mejor tecnología o se tengan los mejores procesos, las probabilidades de éxito se reducen a su mínima expresión si la gente dentro de la organización no se compromete con ellos.

Los seres humanos generalmente tenemos resistencia al cambio particularmente si desconocemos de lo que se trata y comenzamos a cuestionarlo en función de los beneficios o problemas que nos pueda traer: ¿qué significa esto para mí como individuo?, ¿me beneficia en algo? Por otra parte, aun sabiendo lo que significa pasamos por el proceso de quererlo o no: ¿cómo lo voy a hacer si no tengo el conocimiento, las habilidades y herramientas para llevarlo a cabo?, ¿esto significa que voy a tener que trabajar más? Todas estas inquietudes, si no se manejan adecuadamente, crearán muchas dificultades en los esfuerzos de cambio,

Existen muchos factores que pueden influenciar el desarrollo exitoso de una gestión de cambio, y consideraremos como principales los siguientes: el qué y el para qué, el cómo, el quiénes y el cuándo. A esto lo llamaremos la Caracterización del cambio

1. El qué y el para qué.

 La mejor base para sostener los esfuerzos de cambio consiste en tener una definición clara de lo que se quiere hacer. Debemos ser específicos al momento de establecer la razón del cambio, su alcance, su impacto, sus posibles barreras y su sostenimiento en el tiempo. Existen, sin embargo, algunos cambios que por su origen no requieren de un nivel tan amplio de especificidad y estos tienen que ver principalmente con los cambios en las leyes y regulaciones que las organizaciones deben implementar y mantener de manera obligatoria.

 Qué queremos cambiar y para qué nos ayudaran a poner en blanco y negro los aspectos esenciales para la planificación del cambio. Las motivaciones más típicas para querer cambiar  pueden ser: por un cambio en la dinámica del mercado, para ampliar la cobertura de los productos y servicios, captar nuevos mercados, mejorar la rentabilidad, la incorporación de un nuevo competidor, la pérdida de competitividad, la insuficiencia de recursos tanto humanos como financieros, la calidad de los productos y servicios, la poca disponibilidad de talento humano capacitado, la falta de materia prima, la deserción de la fuerza laboral capacitada, o un débil desempeño financiero. Es muy importante que las razones queden claramente definidas, ya que ellas nos permitirán validar las decisiones que se vayan tomando en el desarrollo del proceso de cambio y establecer la estrategia comunicacional que se utilizará.

Otro aspecto importante tiene que ver con el establecimiento del alcance que el cambio tendrá dentro y fuera de la organización. Debemos analizar si será un cambio mayor o menor, hasta dónde se va a llegar, cuál será el tamaño de la población impactada, tanto positiva como negativamente, cuál será el estado futuro de la gente y como es su disposición al cambio. Dentro de la cadena de la gestión del cambio, las personas son el eslabón más débil, ya que, al final del día, la mayoría de los cambios dependen de que la gente los acepte.

 2. El cómo

 Establecer el cómo vamos a realizar el cambio nos permitirá identificar el tiempo estimado, los recursos requeridos, las personas que estarán involucradas, la estrategia que se utilizará, el plan de comunicación, la capacitación que se requerirá, etc. Es muy importante en este punto realizar un análisis de cuáles son los riesgos principales de nuestra iniciativa y cómo podríamos mitigarlos. Así mismo, debemos identificar las posibles barreras (tecnológicas, humanas, regulatorias, de conocimiento, etc.) y su razones, especialmente las que corresponden a la gente. ¿Significará esto más trabajo para ellos?, ¿qué tipo de resistencia podemos esperar?, ¿hay otros cambios en progreso?, ¿cómo ha sido la experiencia?

 3. El quiénes

Ya sabemos qué es lo que queremos cambiar y las motivaciones. Además hemos establecido el alcance del cambio y cómo pensamos llevarlo adelante. Ahora es tiempo de pensar en quiénes serán las personas encargadas de motorizar el cambio, quien será el patrocinador ejecutivo, los evangelizadores, y los comunicadores. Debemos definir cómo será la estructura de ejecución del cambio y su gobernabilidad. Este es un factor que nos permitirá llevar el barco a un puerto seguro en el tiempo razonablemente esperado; toda la tripulación debe saber qué es lo que se tiene que hacer, cuáles son sus responsabilidades y cuáles son las estructuras de mando. Así mismo, debemos establecer el esquema de seguimiento que se le hará al proceso y a sus participantes.

4. El cuándo

 ¿Cuál será el mejor momento para iniciar el proceso de cambio?, ¿es inminente?, ¿tendremos tie mpo para prepararnos? No es lo mismo salir de vacaciones de un día para otro que prepáralas con tiempo. Eso evita que se nos olviden cosas, que podamos escoger el lugar que más nos agrade y que podamos convencer a la familia de que vale la pena.

 La caracterización del cambio nos dará una muy buena base para su despliegue, gestión y sostenimiento en el tiempo, pero sobre todo nos permitirá analizar el aspecto humano dentro de la organización y las estrategias para mejorar su adopción.