¿Qué es un modelo de 9 Box y por qué trabajar con él?

El 9 Box es una de las herramientas más utilizadas en la gestión del talento y desarrollo organizacional.

Por Misael Flores

¿De dónde surge esta metodología?

Ha existido desde la década los 70 y afortunadamente para tu organización, todavía tiene mucho que ofrecer en el siglo XXI.

En un inicio, McKinsey desarrolló esta matriz, como una herramienta estratégica para ayudar a los líderes empresariales a priorizar sus inversiones dentro de una cartera corporativa mediante la comparación de diferentes unidades comerciales.

Más tarde evolucionó hasta convertirse en una herramienta de Recursos Humanos ampliamente familiar para evaluar el desempeño y el potencial del talento en una organización para determinar lo que requiere la fuerza laboral.

Esto pasó cuando en las empresas se dieron cuenta que al construir un plan de carrera sólido, uno de los componentes más importantes es el proceso sistemático para seleccionar al personal mejor calificado.

El modelo de 9 box parte de una matriz de desempeño y potencial increíblemente útil para la planificación y el desarrollo de la sucesión dentro de los espacios de trabajo, agilizando los procesos del área de RRHH y talento significativamente.

¿Qué es 9 BOX?

Es una herramienta de evaluación de empleados que los divide y ubica en 9 puntos basándose en una categorización previamente definida.

Este sistema basado en cuadrículas se utiliza para evaluar los niveles de desempeño y el potencial de crecimiento de los empleados para encajarlos en cada uno de estos 9 segmentos.

El eje del desempeño es evaluado a través del logro de las metas, mientras que el eje del potencial mide el nivel de las competencias de los colaboradores.

Se considera un enfoque común que pretende ayudar a las organizaciones no solo a comprender el tipo de talento que tienen, sino también a ayudar a determinar dónde enfocar los esfuerzos de desarrollo y su presupuesto.

Además de usarse para la gestión del talento, se usa a menudo como parte de un proceso integral de desarrollo, involucrando otras herramientas como la Calibración de Talento, y los Planes Individuales de Desarrollo.

¿Cuál es el propósito de 9 BOX?

Este modelo ayuda a las organizaciones a crear grupos de talentos que se pueden abordar con las intervenciones de desarrollo adecuadas. El propósito de un 9 BOX es también ayudar a las organizaciones a planificar mejor para sus prospectos.

El modelo de 9 Box juega un papel vital en la identificación y desarrollo de empleados de alto potencial, planificación de sucesión y desarrollo de liderazgo.

Para poder ubicar a tus colaboradores dentro de la matriz, será necesario que tomes en cuenta una serie de evaluaciones y encuestas realizadas previamente para conocer:

Ya con estos datos a la mano, será momento de llevar a cabo la estrategia integral de 9 Box, la cual tiene como eje central los siguientes objetivos:

• Desarrollo de empleados de cada cuadrante.
• Identificación y desarrollo de empleados de alto potencial.
• Mejora de organizacional y un plan para el futuro.

Además, en el camino será importante llevar a cabo las siguientes actividades de evaluación:

• Sesiones de calibración de Talento
• Mapeo de Desempeño
• Evaluación Psicométrica

Una vez obtenidos estos datos, tendrás que analizarlos para colocar correctamente a tu gente en el cuadrante que mejor describa su desempeño.

Los 9 cuadrantes

El beneficio de usar 9 Box es que una vez que se traza el estatus de los empleados, puedes ver rápidamente dónde se encuentran actualmente.

Si todos sus empleados están en la fila de abajo, es posible que las tareas se completen, pero el crecimiento futuro es limitado.

Por otro lado, si muchos de sus empleados se encuentran en la parte superior derecha, es posible que comiencen a buscar puestos en otros lugares si no se cumplen sus objetivos profesionales.

Conoce más al respecto de cada cuadrante y cómo identificar el lugar que ocupan tus colaboradores, además de los pasos a seguir para cada uno.

¿Por qué deberías contar con una estrategia de evaluación 9Box?

Este método ayudará a tu organización a mejorar la toma de decisiones y principalmente a lo siguiente:

• Clasificar a los colaboradores en función de su desempeño y potencial, y con base a dos variables muy importantes para la empresa: metas y competencias.
• Ayudar a los líderes a brindar feedback efectivo a sus colaboradores para elevar su productividad.
• Identificar las brechas de competencias en su equipo para facilitar la definición de una estrategia integral de desempeño.
• Acertar en la toma de decisión relacionada a: despidos, ascensos, reubicaciones, entre otros.
• Conocer las áreas de oportunidad para impulsar el desarrollo de los colaboradores.
• Apostar por el desarrollo y promoción del talento interno para evitar gastos externos.

¿Qué más podemos hacer para enriquecer el proceso de evaluaciones del desempeño?

• Los gerentes pueden trabajar de la mano con los empleados para ayudarlos a establecer y lograr metas de desempeño personal.
• Los empleados podrán registrar sus impresiones sobre su propio desempeño.
• La retroalimentación regular y anónima de los compañeros proporciona una perspectiva adicional de quienes trabajan en estrecha colaboración con el empleado.
• Los datos de gestión del rendimiento se muestran por equipo y departamento, por lo que los ejecutivos pueden detectar las tendencias de rendimiento y satisfacción y ajustarlas en consecuencia en tiempo real.

¿Cómo llevar a cabo una estrategia de 9 Box?

A continuación detallamos los cinco pasos para que tengas una aproximación a cómo deberás trabajar para tener un proceso exitoso de este método.

1.

Para preparar la cuadrícula, primero debes colocar los dos criterios en los ejes X e Y. La configuración más utilizada sitúa el potencial en el eje vertical y el desempeño en el eje horizontal.

Lo siguiente es hacer tres divisiones de valores descriptivos para ambos criterios. Tradicionalmente, el modelo utiliza Bajo, Medio y Alto. Así es como se obtiene una matriz de 9 cajas (cuadrícula de 3x3).

Lo principal aquí es tener bajo rendimiento en ambos criterios en la parte inferior izquierda. Los que tienen un alto desempeño en ambos criterios terminan en la esquina superior derecha de la cuadrícula de 9 recuadros. Todas las demás combinaciones caen en algún lugar por encima o por debajo de la diagonal.

2.

Evaluación del desempeño de los empleados. Una vez que se prepara la cuadrícula en blanco, podemos comenzar con la evaluación del desempeño. Por lo general, es importante tener datos recientes para la mayoría de los empleados recabados de encuestas, resultados, evaluaciones 360º o calibraciones de talento.

Los recién llegados son los únicos que no tienen un puntaje de desempeño, porque es demasiado pronto para su primera evaluación.

Lo mejor de la evaluación es usar su sistema de evaluación existente. Además, si estás utilizando un software de evaluación del desempeño, tendrás todos los datos que necesitas disponibles en un formato fácil de usar.

3.

Evaluar el potencial de crecimiento. Cuando hayas terminado de evaluar el desempeño de los empleados, es hora de evaluar el potencial de crecimiento.

Esta es quizás la parte más complicada del proceso, ya que tendrás que analizar datos de crecimiento, expectativas a futuro y capacidad de adaptabilidad. No siempre serán datos 100% confiables. Considera estos parámetros en el potencial:

• Se quedaron sin el presupuesto de capacitación que les ofreciste para el año o trimestre.
• Te piden de manera proactiva que patrocines un programa de certificación profesional.
• Toman la iniciativa de inscribirse en sus programas de formación.
• Expresaron su deseo de subir de puesto en tu empresa.

4.

Combinando los datos en la cuadrícula. Una vez que cada empleado tenga puntajes tanto para el desempeño como para el potencial, es hora de colocarlos en las categorías correspondientes.

Guíate de los diferentes parámetros que dejamos arriba, acomodando el potencial y el desempeño en alto, medio o bajo, para después traducirlo a cada cuadrante.

5.

Luego, todo lo que tienes que hacer es trazar los datos en la cuadrícula. Esto deberá pintar una imagen del estado del grupo de talentos de la empresa.

Puedes redondear aún más los datos para visualizar la distribución de tu fuerza laboral de manera más global. Por ejemplo, el número de personas en cada casilla se puede presentar en valores absolutos o porcentajes.

Puedes colorearlo como un mapa de calor para mostrar las combinaciones de puntajes más comunes.

¿Qué sigue después del 9 Box?

Cuando se hace bien, los resultados de la gestión del rendimiento no deberían sorprender a los involucrados.

Los empleados deben conocer las fortalezas y debilidades que sus gerentes han reconocido durante el análisis de desempeño, los gerentes deben tener datos de desempeño claros para dar a sus superiores y los CEOs deben tener un plan de compensación consistente que soporte la estrategia.

Reúnete con gerentes, líderes de equipo, directores y, en algunos casos, otros altos ejecutivos para:

• Examinar resultados
• Debatir los próximos pasos para los empleados con bajo rendimiento y bajo potencial de crecimiento
• Selecciona a los empleados que obtendrán un aumento de sueldo, una bonificación o una promoción
• Decide si tiene sentido el lugar ocupado para cada empleado promedio, y tal vez, cambiar de puesto, proyecto, equipo o departamento.
• Alimenta la aspiración de promoción de los empleados elegibles con rotación de puestos y ampliación de puestos (si están dispuestos a hacerlo).
• Ajusta los planes de capacitación y los planes de desarrollo.
• Sugiere programas de capacitación, entrenamiento o tutoría específicos para el trabajo o de liderazgo.
• Diseña planes de sucesión para empleados de alto desempeño y alto potencial de crecimiento.
• Aclara las expectativas laborales con cada empleado individualmente si corresponde en sesiones de Calibración de Talento.
• Mejora la experiencia de incorporación y otros aspectos que dependen de ti o de los líderes de tu organización.
• Trabaja un Plan Individual de Desarrollo que se ajuste a los resultados del cuadrante y de las necesidades de la organización.

Además, habrá que dar un seguimiento durante el proceso de evaluación, ya que si no se cuida y se le da acompañamiento, se arriesga a que se tomen decisiones de una manera irregular y sin la meditación necesaria. Esto podría hacerlos retroceder de cuadrante en cuadrante.

Gestionar una estrategia 9 Box es más fácil de lo que crees

Recuerda, el verdadero valor de 9 Box no se trata de poner ciertas etiquetas a los empleados, sino de evaluar su éxito y garantizar que se invierta en los programas de desarrollo adecuados para el colaborador.

Puedes comenzar con un rotafolio o varias hojas de papel, pero lo ideal es invertir en herramientas de adopción digital como Forward Platform para alcanzar el máximo ROI en tus programas de desarrollo de empleados.

Además de ahorrar tiempo y dinero, verás que es más sencillo integrar y comunicar a todo tu equipo de este tipo de programas de valor.

Con FWD como tu software de capacitación permitirás a los empleados mejorar sus habilidades en las últimas herramientas, aplicaciones o procesos sin interrumpir su flujo de trabajo y productividad.

Es el mejor recurso para hacer que tus planes de carrera estén alineados al futuro y sean valiosos.

Conoce cómo te podemos ayudar a implementar un programa 9 Box en Forward.