¿Qué es una base de datos, para qué se utiliza y, quiénes son los responsables de dar tratamiento a esta información personal?

¿QUÉ ES UNA BASE DE DATOS, PARA QUÉ SE UTILIZA Y, QUIÉNES SON LOS RESPONSABLES DE DAR TRATAMIENTO A ESTA INFORMACIÓN PERSONAL?

En todo momento existen personas, naturales o jurídicas, que recolectan, almacenan y dan tratamiento a nuestra información, ya sea al ingresar a una entidad, al realizar un trámite, al adquirir un producto o servicio, para que nos facturen o para que podamos emitir una factura, para solicitud de créditos, entre otros.

Ante la pluralidad de finalidades, surgen interrogantes, como por ejemplo, cómo se trata esta información por parte de quien la recauda, qué derechos tengo sobre mi propia información, o cómo debo tratarla cuando soy yo quién la recaudo? Pues bien, aquí tenemos respuesta a ellos.

Una base de datos es un conjunto organizado de datos personales, bien sea en medio físico, por ejemplo en papel, o en medio electrónico, como lo son los archivos en cualquier formato como hojas electrónicas, tratamiento de texto, con el uso o no de motores de bases de datos, entre otros, sin importar la cantidad de datos personales que contenga (Superintendencia de Industria y Comercio [SIC], 2023).

Estos datos por su naturaleza se dividen en públicos, entre los que encontramos los datos de identificación como lo son nombre, apellido, tipo de identificación, número de identificación, fecha y lugar de expedición, nombre, estado civil, sexo, firma, nacionalidad, datos de familia, firma electrónica, otros documentos de identificación, lugar y fecha de nacimiento o muerte, edad, huella, ADN, iris, geometría facial o corporal, fotografías, videos, fórmula dactiloscópica, voz, entre otros.

Luego encontramos los que se llaman datos semiprivados como son los relacionados con la actividad comercial o privada de las personas como dirección, teléfono, correo electrónico.

Después de estos, encontramos los privados, los cuales son los datos que tienen un contenido de tipo socioeconómico tales como como estrato, propiedad de la vivienda, datos financieros, crediticios y/o de carácter económico de las personas, datos patrimoniales como bienes muebles e inmuebles, ingresos, egresos, inversiones, historia laboral, experiencia laboral, cargo, fechas de ingreso y retiro, anotaciones, llamados de atención, nivel educativo, capacitación y/o historial académico de la persona.

Por último, los llamados datos sensibles, que son los relacionados con la salud de la persona en cuanto a órdenes y relación de pruebas complementarias como laboratorio, imágenes diagnósticas, endoscópicas, patológicas, estudios, etc. diagnósticos médicos, generales o especializados, psicológicos o psiquiátricos, medicamentos y/o tratamientos médicos o terapéuticos de cualquier tipo, los relacionados con la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, religiosas, políticas; datos relacionados con las convicciones religiosas, filosóficas y/o políticas, los datos de preferencia, identidad y orientación sexual de la persona, origen étnico-racial, personas de la tercera edad o menores de 18 años en condición de pobreza, datos sobre personas en situación de discapacidad personas con limitaciones psicomotoras, auditivas y visuales en condiciones de pobreza, personas víctimas de la violencia, personas en situación de desplazamiento forzado por violencia, madres gestantes o lactantes o cabeza de familia en situación de vulnerabilidad, menores en condición de abandono o protección (Superintendencia de Industria y Comercio [SIC], 2023).

Lo más importante, es que cada base de datos debe tener una finalidad específica y de acuerdo a ello, se tienen unas disposiciones especiales y en particular, estas bases de datos no son de acceso al público.

Por lo anterior, los responsables del tratamiento de datos personales, que son las personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, que por sí mismas o en asocio con otros, decidan, manipulen y administren la base de datos y/o el tratamiento de los mismos, no deben cargan sus bases de datos con información personal en el Registro Nacional de Bases de Datos - RNBD, sino que solamente deben inscribir la información establecida en el capítulo 26 del Decreto Único 1074 de 2015 y en la circular externa 02 de 2015, y de acuerdo a lo estipulado en la norma, debo verificar si de acuerdo a los criterios allí dispuestos, estoy obligado a registrarla ante el RNBD.

Es necesario que quienes adelantan este tratamiento de datos, creen consciencia del manejo de la información que se suministra y garanticen el derecho fundamental a la privacidad así como los demás derechos relacionados con la propia información, teniendo en cuenta que los responsables del tratamiento de estos datos deben disponer de las políticas de tratamiento y los canales o mecanismos dispuestos en la ley 1581 de 2012 para recibir consultas, peticiones y reclamos, e incluso, solicitudes de eliminación de la información propia, entre otros aspectos.

Por ultimo y no menos importante, encontramos que la inscripción de estas bases en el RNBD es necesaria para que la Superintendencia de Industria y Comercio ejerza la vigilancia y garantice que el manejo y administración de los datos personales que son suministrados por el titular sean respetados so pena de incurrir en sanciones que de conformidad con el artículo 23 de la ley 1581 de 2012 pueden consistir en multas de hasta 2000 smmlv, suspensión de las actividades, o cierre temporal y definitivo de la actividad.

 Por: Paola Morales Abogada HCL Abogados