¿Qué hay que saber cuando se hace optimización de gasto de personal?

Uno de los factores más importantes en la sostenibilidad de las compañías es lograr tener un nivel de rentabilidad de acuerdo a la industria, y esto varía en cada sector dado que los costos fijos de las actividades económicas son diferentes y dependen incluso de cada empresa.

En ese sentido, las variables a considerar para mejorar la rentabilidad pueden llegar a ser tan hechas a la medida, o tan generales como su planeación estratégica lo quiera; voy a hablar en el caso de compañías del sector económico tradicional, ya que tanto los emprendimientos digitales así como figuras de outsourcing y crowdsourcing las dejaremos para un siguiente artículo.

Pero antes de entrar en materia, considero que es importante presentarme, y si usted es un emprendedor o empresario quiero agradecerle que esté leyendo esta información porque es para ustedes a quienes escribo y está dirigido todo mi proyecto de contenido y empresarial; mi nombre es Javier Perdomo, soy ingeniero industrial de la Universidad Javeriana en Colombia y tengo más de 10 años de experiencia diseñando modelos de optimización de costos y tiempos en varios sectores como consumo masivo, logística y procesos de distribución así como ventas al por menor de calzado y de la industria de medicamentos.

En cada uno de estos sectores, he logrado identificar unos patrones que se repiten y que bien diagnosticados pueden ser la clave del éxito para negocios que apenas están iniciando o como llamamos en Colombia PYMES.

Por otro lado usted se estará preguntando en este punto ¿Qué tiene que ver una gran empresa conmigo? Todo, ya que los modelos que funcionan en la economía de bienes y servicios son como leyes que aplican a todo tipo de escalas; la diferencia es que las grandes multinacionales han llevado esos modelos a niveles de detalle insospechados, mientras que mi intención con este artículo es explicarlo de la forma más sencilla posible para que al aplicarlo sea evidente y positivo para su empresa.

Ahora, si usted tiene un negocio con más de 10 empleados sabrá que los gastos de personal pueden llegar a ser hasta el 50% del total de sus gastos operacionales por lo que es importante no solo establecer cuál va a ser la estrategia de crecimiento del mismo en términos del crecimiento en ventas, sino también lograr mecanismos simples de control para garantizar que esto no afecte de manera negativa los resultados al final del mes.

1.      Implemente un sistema de medición de acuerdo con su negocio.

Esto es lo primero que se debe hacer, cuando se quiere optimizar cualquier cosa, generar una medición coherente, fácil de calcular y que todo su equipo directivo pueda comprender. Y uno de los errores más frecuentes es tratar de copiar exactamente cierto tipo de metodologías de medición que utilizan grandes empresas pero mi recomendación es: mantenga las mediciones simples.

Le voy a dar un ejemplo, muchas compañías creen que el GMROI es el indicador básico para medir margen sobre rotación de inventario, pero no llegan a preguntarse ¿tengo la capacidad de medirlo? Y es ahí cuando luego de buscar y generar muchísima información que no termina convirtiéndose en decisiones cuando se abandonan los indicadores.

Si no hay un sistema robusto de información, y su negocio está empezando o tiene poca información, es mejor empezar por lo básico haciéndose preguntas simples como ¿Qué porcentaje de mis ingresos lo ocupo en pagar el personal?

Esto es muchísimo más sencillo de hacer, ya que debe tomar el valor de la nómina de sus empleados que están relacionados en el sector productivo de la empresa, y dividirlo entre el ingreso total obtenido por la misma en un periodo.

Y ahora ya tenemos un primer indicador, muy potente, que permite generar un análisis comparativo entre meses y años y entender si el gasto de personal está creciendo al mismo ritmo que sus ventas.

Por otro lado, para entender si ese porcentaje es alto o bajo, es importante que busque referencias de su industria ya sea con agremiaciones, análisis de bandas salariales, etc.

2.      Agregue a su sistema de medición, la obsesión por la productividad

¿Qué es la productividad? Nada más que hacer un uso eficiente de los recursos para obtener los mejores resultados; suena simple pero requiere de disciplina y seguimiento.

La productividad de cada trabajador se puede medir de muchas formas, pero la más simple es integrar en una o dos variables, lo que usted considera crítico evaluar de las funciones de cada trabajador.

Por ejemplo, si usted tiene una cafetería, le gustaría saber cuántas tazas de café sirve cada empleado en un mes, así como la venta generada en ese periodo, y el número de artículos promedio que cada cajero vende a un cliente, entendiendo que la alta rentabilidad está en los adicionales (por ejemplo adiciones, compras de impulso, etc.)

3.      Genere un tablero de control con el sistema de medición

Es ahora cuando se empieza a poner interesante, ya que al tener el porcentaje de sus gastos de personal sobre el ingreso, y la medición de productividad debe empezar a medir esto, y a que cada trabajador entienda qué se está midiendo y por qué.

Luego de tres o cuatro meses de medición ya puede comenzar a identificar tendencias, tipos de trabajadores (altamente productivos, altamente vendedores, etc.) y a generar un estándar. Esto le permitirá entender cuál debe ser su planta ideal de personal, con base en sus necesidades y rentabilidad, incluso logrará dimensionar a futuro si su modelo de negocio es sostenible o no.

Como consideración final, recuerde que la resistencia al cambio es uno de los grandes obstáculos en la implementación de nuevos modelos en cualquier organización, por lo que es vital que se apoye del área de recursos humanos para garantizar un despliegue correcto, capacitaciones constantes y enfoque en romper paradigmas de “si me miden es porque me van a echar”; recuérdele a las personas que si su negocio es rentable habrá trabajo para todos ellos y más estabilidad.

Esto es algo muy general, y me gustaría que me dijera si esto ha sido de valor para usted, o si tiene alguna duda sobre este tipo de metodologías.

Nos vemos a la próxima.