¿Qué herramientas se debería usar para evaluación y mitigación de riesgos en proyectos?

Hace poco alguien me pregunto cuáles son las mejores herramientas para evaluar y sobre todo mitigar los riesgos en los proyectos, y me puse a pensar que responderle, pero creo que la gestión y el análisis de riesgos de un proyecto es uno de los asuntos que más deben preocupar a los responsables o líderes de proyectos. Y es que cada paso que se da en todo proceso lleva incorporado cierta inseguridad que es inevitable de ignorar. El riesgo está ahí y no se puede olvidar o ignorar, pero existen muchos mecanismos para disminuir sus efectos y establecer estrategias para prever o simular el comportamiento del proyecto reduciendo los riesgos para que tu proyecto obtenga el resultado requerido o esperado.

En todo proyecto sea pequeño o grande, es muy importante tener en cuenta los riesgos que pueden dar al traste con el proyecto. Este puede fracasar estrepitosamente por el mero hecho de que tenga lugar un acontecimiento no esperado, que alargue insoportablemente su ejecución, puede hacer que el costo se eleve o que destruya la moral del equipo que lo lleva a cabo.

Lo primero que debemos hacer con nuestro equipo de dirección de proyectos, es hacer un análisis de riesgos donde simulemos sobre qué pasaría si cambia el entorno, en muchos proyectos donde he tenido la suerte de participar, se utilizó la metodología “what if” o “¿Qué pasaría si..?”, también se puede usar la metodología AMFE (Análisis Modal de Fallos y Efectos) que nos ayuda mucho a un producto o servicio a analizar y evaluar la eficiencia de las acciones que se realicen sobre el mismo y además establece un proceso de mejora continua. Cualquiera que sea la metodología, todas las herramientas son buenas si sabemos aplicarla, y que contamos con un buen equipo de expertos que nos ayuden a identificar las causas de fallo y que además puedan proponer acciones correctivas.

Sea la herramienta que estés acostumbrada a usar o metodología, debes hacerlo siempre en equipo, simular los riesgos, procesos sobre qué pasaría si hay un cambio en el entorno, y se debe hacer en la etapa preliminar del proyecto, ya que si deseamos hacerlo en plena ejecución podría generar mayores costos o hasta alguna paralización que se traduce en mayores costos por stand by.

El saber plantearse interrogantes correctas es la mejor herramienta que puedo aconsejar, con un equipo competente ya que el modelo a usar, “What if”, “Diagrama de Ishikawa”, “AMFE” o sea simplemente hacer un HAZID (Hazard Identification) o HAZOP (Hazard and Operability Studies) u otra herramienta que tu empresa use, siempre se debe tener con un buen grupo de profesionales experimentados y que además durante el análisis de riesgos, deben participar todos pero absolutamente todos los stakeholders, porque ahí radica la clave del éxito.

Siempre es bueno que el Project Manager tengo un equipo idóneo con habilidades, conocimiento técnicos y sobre todo experiencia de proyectos similares porque el tiempo que se dedicaran a la planificación será determinante en el éxito de los resultados finales, es por eso que el Project Manager detecte las amenazas o riesgos en el periodo previo.

Este tema es muy amplio, porque también es muy importante tomar en cuenta el buen manejo de la gestión de cambios, algo que he visto que nadie lo hace y realmente es muy necesario y útil, y algo que todo líder de proyecto debe exigirlo.