Retrospectivas en Remoto

Si hay un equipo en el cual el cambio ha sido una constante es el equipo de Record to Report – Financial Close and Reporting conformado por 4 miembros y su supervisora, situados en continentes distintos como Asia y América. Actualmente colaboradores en DXC Technology, empresa que se forma de la unión de una compañía Computer Sceiences Corporation (CSC) y una unidad de negocios Enterprise Services de Hewlett Packard Enterprise (HPE) en 2017, modificando sus estructuras de puestos a Teletrabajo en 2022.

Seleccionado como uno de los equipos piloto de la organización de IT para implementar la metodología Ágil, siendo todo esto conceptos nuevos que debieron aprender, comprender y utilizar en menos de dos meses ya que por años la metodología utilizada para administración de proyectos fue en cascada (Waterfall).

EXPLICACIÓN DE LA PRÁCTICA.

La alta gerencia acordó que el marco a seguir sería Scrum, el cual incluye el rol de Scrum Master y una serie de reuniones finalizando la Iteración o Sprint con una de ellas que es la Retrospectiva. En esta reunión los equipos reflexionan sobre la manera en la que se trabajó durante ese período del Sprint y se proponen las mejoras que se aplicarán en adelante.

Parte del equipo se mostró entusiasmado por aplicar la nueva metodología, otra parte solo cumplía lo instruido por su supervisor. Además, iniciaban con el uso de la nueva herramienta Azure DevOps asignada para registrar cada una de sus retrospectivas.  Y aunque hay textos que hablan de la agenda de 7 pasos o la estructura de 5 fases para realizar una retrospectiva, se opta por los 4 pasos presentados durante la asignatura de Liderazgo Ágil de Equipos para introducir al equipo en este nuevo ejercicio:

1.       Establecer los acuerdos.

2.       Llegada y dinámica para la conexión.

3.       Dinámica principal.

4.       Cierre.

Establecer los acuerdos. Previamente se envía una invitación a la sesión virtual y en ésta se reafirma el concepto de Retrospectiva, se incluyen recomendaciones para tomar en cuenta durante la reunión como presentarse con actitud de expresarse, evitar criticar los comentarios y buscar proponer, entender que todos estamos aprendiendo de cada situación. Todo esto también se recordó al inicio de la sesión.

Llegada y dinámica para la conexión. Al comenzar la reunión se sugiere habilitar la cámara y se inicia con un juego rompe hielo para fomentar mayor comunicación cara a cara. Este consiste en armar palabras con letras dispersas en un tiempo determinado, al minuto 6 finalizamos y comentamos que, así como a cada uno se nos ocurrió una palabra distinta o igual al otro, así son las ideas y comentarios de mejora que propondremos en la retrospectiva. Ellos en sus reuniones con su supervisora ya realizan una dinámica de conexión, aquí la clave era yo hacer conexión también hablando un poco de mis experiencias pasadas en estos ejercicios pues era la integrante desconocida y con un rol nuevo de Scrum Master.

Dinámica principal. En base a la observación del equipo durante el Sprint pude identificar que en general no aportaban o hablaban si esto no era solicitado por su supervisora, así que previo a la retrospectiva y en las sesiones diarias fuimos incitando a que esto cambiara. Como parte de la recopilación de datos enfocamos el tema al período de aprendizaje de los nuevos conceptos y el uso de nuevas herramientas.

Elegimos el tablero más sencillo con tres columnas para separar entre lo que se deseaba permaneciera sucediendo o haciéndose (Keep), lo que se comenzara a hacer, se añadiera o sucediera (Add) y lo que se evitara hacer o sucediera menos (Less). Dimos un espacio de 10 minutos para que cada uno creáramos y añadiéramos la nota.

Cierre. Se leen todas las aportaciones y se realiza una votación de las notas en las cuales deseaban enfocarse como puntos de mejora, éstas se enviaron por correo electrónico a todos para crear planes de acción. Resultando en temas de Comunicación, Colaboración y Lista de Tareas los más destacados. Las acciones de mejora acordadas y el seguimiento a éstas tienen igual o más valor que la ceremonia en sí ya que nos ayudarán a mejorar como equipo, aún en remoto.

REFLEXIÓN Y APRENDIZAJE.

Culturalmente observé el tema de la confianza en expresar un comentario que resulta en una crítica, aunque sea para mejorar. El tema de seguridad emocional es algo que habrá que añadir tratando de evitar juicios al señalar una oportunidad de mejora. En un equipo ágil no esperaremos la instrucción de un supervisor para hablar o actuar si tenemos presentes los valores de Scrum. El tema de reconocimientos es una parte débil que se debe reforzar y que considero útil para empoderar a cada individuo.

Otro punto importante para mí como facilitadora es recibir retroalimentación de la ceremonia, por lo que les pedí me hicieran llegar sus comentarios y con gusto comparto que recibí sus mensajes y el de un líder de agilidad mostrando su apreciación por la dinámica de la sesión lo que me permite reflexionar en la eficacia y eficiencia de futuras retrospectivas.