Reuniones Productivas

A continuación se presenta un artículo sobre reuniones, tomado de “Libre Mercado” y publicado el 5 de abril con análisis de Harvard, Forbes y Microsoft.

Este artículo sirve como una nueva alerta sobre un viejo problema de falta de productividad en las reuniones y, más que eso, sus posibles efectos negativos.

Debe quedar claro que la comunicación es un factor clave para el éxito de cualquier actividad. El problema aquí se relaciona con la calidad de las comunicaciones.

Las actividades remotas transformaron muchos escenarios y, por supuesto, las reuniones. Hay casos en los que la eficacia ha mejorado pero el siguiente artículo señala los riesgos observados.

En cualquier situación, asegurar una comunicación de calidad sigue siendo vital y, para que esto suceda, las organizaciones deben utilizar todos los medios posibles (y adecuados) para que la información estratégica, táctica y operativa se transmita, reciba y comprenda correctamente.

Las reuniones “en tiempo real”, ya sean presenciales o a distancia, solo deben celebrarse cuando demuestren ser más eficaces que otros medios disponibles.

Deben evitarse las reuniones improductivas (sin duda), pero también la ausencia de comunicaciones adecuadas (sin duda).

De hecho, es interesante reflexionar sobre este punto, la ausencia de una correcta comunicación es una de las principales causas de las reuniones improductivas.

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¿7 de cada 10 reuniones "no sirven para nada"?

“Las reuniones de trabajo pueden ser fundamentales para el correcto desempeño de la vida laboral, en la medida en que permiten integrar y coordinar tareas realizadas por distintos trabajadores o departamentos. 

Sin embargo, cada vez hay más estudios que cuestionan la incidencia que pueden tener las reuniones en aspectos clave como la productividad de los trabajadores.

La revista de la escuela de negocios de la Universidad de Harvard analizó esta cuestión a partir de una encuesta realizada entre cientos de ejecutivos y trabajadores. 

Las conclusiones que alcanzó son reveladoras: hasta el 70% de las reuniones serían prescindibles, en la medida en que generan muchos más problemas que soluciones.

Así, el 65% de los directivos y empleados opinan que las reuniones les impiden completar tareas pendientes, otro 71% definió tales citas como actos improductivos e ineficientes que "no sirven para nada" y un 64% asoció estos encuentros con una menor posibilidad de pensar en profundidad sobre los retos que enfrenta su departamento o su empresa.

La revista Forbes ha informado de las conclusiones de dicho estudio, recogiendo el testimonio de diversos empresarios que han recogido el testigo e introducido modificaciones pensadas para reducir la incidencia negativa que pueden tener las reuniones. 

Entre las posibles soluciones aportadas están:

- la introducción de un límite de 20 minutos que actúa como tope a la duración de estas citas; 

- la aplicación de una cifra máxima de reuniones diarias o semanales; y

- la regla de realizar las reuniones de pie, evitando sentarse y    generando así un incentivo para que las conversaciones sean más ágiles.

Los investigadores hacen una distinción entre las reuniones "de negocios" y "de trabajo". 

Las primeras serían las que mantienen dos personas u organizaciones que están explorando la posibilidad de desarrollar proyectos de forma conjunta y, por tanto, se valoran de forma positiva. 

En cambio, las segundas son las que se dan dentro de una empresa o proyecto que está en marcha y, según el estudio, corren el peligro de reducir, en vez de aumentar, la productividad.

Estadísticas de la Oficina de Investigación Económica de Estados Unidos y de la división Workplace Insights de Microsoft han concluido que la pandemia ha contribuido a aumentar el número de reuniones, la cifra de participantes y la duración de los encuentros. 

De ahí la creciente atención que las escuelas de negocios están dedicando a este asunto, desde el convencimiento de que las reuniones de trabajo corren el peligro de volverse improductivas cuando se acumulan de forma excesiva, se celebran de manera poco expeditiva e incorporan a demasiados participantes.”

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