"Reunionitis": Una amenaza directa a la productividad de las empresas.

El abuso y la falta de metodología en la organización; antes, durante y después de las reuniones internas se han convertido en uno de los mayores puntos de fuga para la productividad para las empresas.

Muchos tenemos la sensación de acudir a algunas reuniones que se podían haber solucionado con un correo electrónico, una llamada, un mensaje por Teams o incluso una conversación "face to face" (de 5 minutos) frente a la máquina del café... pero no; seguimos enviando y aceptando reuniones constantemente como si ésta fuese la fórmula mágica (o única).

Este síndrome de "Reunionitis" puede superarse con pequeños hábitos que podemos poner en práctica, logrando tener reuniones eficientes y productivas.

El "tiempo" como elemento productivo y motor de la compañía.

Lo de que "el tiempo es oro" no es nada nuevo. En el contexto de la empresa, no es excepcional; En función de cómo lo empleamos puede afectar a la productividad de forma directa.

Cuando aplicamos el factor tiempo, a las reuniones internas, el riesgo se dispara: Son fácilmente identificables los posibles puntos de mejora que la organización o empresa debería liderar, promover, motivar y hacer todo lo posible para favorecer el uso de buenas prácticas, implicando a sus empleados (incluso con formación, si fuera necesario). El objetivo es que todos seamos conscientes y podamos contar con los recursos necesarios para hacer de las reuniones internas un punto de eficiencia y no todo lo contrario.

Tic, tac, ... El valor de tu tiempo (y el de los demás).

¿Qué podemos hacer si en nuestra agenda vamos "saltando" de una reunión a otra? ¿Cómo podemos gestionar nuestro tiempo de forma eficiente?

Marcar espacio y tener tiempo reservado para gestionar y ejecutar es igual de importante que marcar en agenda y atender reuniones, exclusivamente.

I) RESERVA TIEMPO PARA HACER TU TRABAJO Y TAREAS.

Por obvio que parezca; ¿Tienes en tu agenda reservados espacios para ejecutar y poder hacer tus tareas? Revisar, mandar y responder a correos electrónicos, gestionar y planificar tu trabajo o el de tu equipo, preparar informes, ofertas, presentaciones, documentos, gestionar llamadas telefónicas, etc. - Estas son algunas de las tareas para las que puedes reservar tiempo en tu agenda y dedicar ese tiempo concreto para su ejecución.

Si te metes en la espiral de exclusivamente atender y marcar en tu agenda reuniones, te faltará tiempo para hacer y atender tus responsabilidades. Necesitas tiempo para ejecutar y así; evitar llegar a final de la semana (o del día) con demasiadas cosas pendientes y por hacer (sin tiempo para ejecutar).

La sensación de "no llegar" se puede mitigar y corregir con planificación y tiempo reservado para acometer tareas concretas. Esta práctica te dotará de mayor capacidad para acometer tus tareas (= mayor productividad).

II) APRENDER A DECIR "NO" A REUNIONES SOSPECHOSAS DE "REUNIONITIS".

Decir no o rechazar reuniones en las que no esté bien planteado el aforo, el tema o el objetivo, no es hacer un "feo" al que convoca sino ser exigentes y respetuosos con nuestro tiempo (y el de los demás).

No conviene aceptar reuniones si el enfoque no es el correcto ya que nos estaríamos haciendo un flaco favor a nosotros y a nuestra empresa. Si no tenemos un rol activo y poco o nada podemos aportar en la reunión, tampoco procede asistir por asistir.

Cancelar reuniones que se pueden gestionar por otros medios, reduciendo los tiempos, son una buena práctica. Hay empresas que han empezado a adoptar las reuniones en un formato diferente, no por Teams ni reservando salas, sino de pie, en grupo. ¿Te parece raro? A mi cuando lo conocí he de reconocer que un poco, pero en el fondo, esta modalidad se acerca mucho a las reuniones de pasillo en las que comentas algo y resuelves de forma rápida y eficaz. No siempre se puede, pero - ¿Cuántas reuniones que has tenido esta semana podrían haberse resuelto de esta manera? - Será cuestión de probarlo!

Lo que está claro es que si en una organización cada suceso desencadena sistemáticamente una reunión, éstas se convierten en un impedimento y freno a la productividad.

METODOLOGÍA PARA REUNIONES EFICIENTES.

9 Consejos prácticos para hacer más eficientes tus reuniones:

ANTES DE LA REUNIÓN...

1.- COMPARTIR INFORMACIÓN, PREVIA A LA REUNIÓN.

El objetivo es que los asistentes puedan tener la información del contexto de antemano y así resolver en menor tiempo.

Si en la reunión se comienza haciendo la exposición de lo que "vamos a tratar", malo. Hace falta una mínima exposición previa sobre el contexto, para asimilar, analizar y poder valorar, antes de debatir, exponer y marcar próximos pasos en el momento de la reunión. Hacer un resumen al inicio de la reunión está bien, pero consumir gran parte del tiempo de la reunión para explicar lo que "vamos a tratar" es una manera de desperdiciar el tiempo cuando si, en el momento que lanzamos la convocatoria, adelantamos y compartimos el contexto a los convocados.

Si el aforo conoce previamente el tema, puede tener una perspectiva previa e ir mejor preparados a la reunión con documentos o información que consideren importante también exponer o compartir.

¿Cómo ponerlo en práctica? Es tan sencillo como adjuntar, al enviar la convocatoria, documentos, informes, etc. o incluso podemos escribir un pequeño resumen en el cuerpo de texto de la convocatoria, como contexto o punto de partida - Así evitarás "gastar" un tiempo muy valioso para exponer "de qué vamos a hablar" y podrás centrarte en el "cómo" o "qué" tenemos qué hacer.

2.- DEFINIR CORRECTAMENTE LOS CONVOCADOS.

Invitar a las personas que tengan un rol activo, asociado al objeto de la convocatoria, evitará reuniones con demasiadas personas que pueden derivar en conversaciones, incluso opiniones o debates, poco productivos.

Si es necesario tomar decisiones o asumir responsabilidades es necesario que acudan las personas indicadas y evitar que las reuniones se queden en el "aire" o, en el peor de los casos, deriven en otra reunión con los interlocutores adecuados para la toma de decisiones - evitaremos así tener la sensación de estar en "El Día de la Marmota".

3.- SOLICITA CONFIRMACIÓN DE ASISTENCIA.

Al enviar la convocatoria es importante saber con antelación la confirmación de la asistencia de los convocados o su declinación. Si no se puede atender la reunión es conveniente avisar al convocante tan pronto como sea posible para que éste pueda valorar si procede o no mantener la reunión.

Por desgracia es probable que muchos de nosotros hayamos asistido a reuniones donde la ausencia de una persona o varias, esenciales para la toma de decisiones y avances, afectase de forma directa paralizando los próximos pasos y siendo necesario re-convocar con la presencia garantizada de estas personas decisoras o fundamentales para el avance. Estas situaciones hacen que ocupemos un espacio en nuestras agendas y atendamos reuniones totalmente estériles e ineficientes, que podríamos haber empleado en otras tareas.

Si al inicio de la reunión no están las personas esperadas o éstas cancelan su asistencia previamente, lo más práctico es buscar otro momento para garantizar la presencia de los roles que deban participar de forma activa en la reunión.

DURANTE LA REUNIÓN...

4.- CENTRARSE EN EL OBJETO DE L REUNIÓN.

Cada reunión tiene un tema u objeto concreto y bien definido. Evita introducir otros temas que distraigan del objeto principal. Si se detectan otros temas que necesitan tratarse de forma particular es preferible hacerlo de forma ad-hoc y resolver y centrarse en el objeto original de la convocatoria.

5.- PREPARA LOS PUNTOS A TRATAR, A MODO DE GUIÓN O ESTRUCTURA.

Tener un guión o esquema, definiendo los puntos a tratar, sin duda te ayudará. Te servirá para tener una estructura más clara y ordenada para el desarrollo de la reunión, permitiéndote avanzar sobre los puntos concretos y evitar así posibles olvidos sobre puntos importantes que apliquen al objeto de la reunión.

Tener un guión o estructura también sirve para marcar responsabilidades y te facilitará el seguimiento posterior para el cumplimiento de lo acordado.

6.- LA IMPORTANCIA DEL MODERADOR.

El moderador (por norma general el que convoca la reunión) puede centrar la conversación, reconducir al objeto original e ir avanzando sobre los puntos a tratar.

Parece algo obvio, pero en un foro con diferentes personas, con posibles puntos de vista diferentes o incluso contrarios, es importante que la figura del moderador ceda la palabra, vele por respetar los turnos, haga preguntas o en definitiva, modere el transcurso de la reunión y gestione el posible debate.

El moderador también puede ayudar a detectar y no permitir monopolizar el discurso por parte de algún participante. Cada uno tenemos una forma de ser, está claro, pero seguramente casi todos hemos presenciado (en alguna ocasión) la actitud de algunas personas que suelen monopolizar el discurso de las reuniones, de forma sistemática. Esta actitud no permite ni fomenta el diálogo ni la escucha de los diferentes puntos de vista, aún siendo otras opiniones importantes e igual de válidas. El moderador puede ayudar a evitar y saber controlar este tipo de perfiles, en beneficio del objeto de la reunión.

7.- PUNTUALIDAD, SIEMPRE.

Parto de la base que considero una falta de educación y una falta de respeto el llegar tarde a una convocatoria (o a cualquier sitio).

Dar unos minutos de cortesía, es razonable, pero si nos convocan a una reunión con un horario determinado y aceptamos, no hay excusas para el retraso o la no asistencia de última hora (dejando al margen temas urgentes inesperados o temas personales que pudiesen afectar a este incumplimiento).

¿Cuántas veces estamos esperando en una reunión y viene alguien tarde justificándose que estaba en otra reunión? - Las reuniones tienen una duración concreta que hay que respetar para no afectar en cadena a la siguiente reunión ni al tiempo de los demás, por mero sentido común (y educación).

No es recomendable alargar una reunión, para evitar que podamos llegar tarde a otros eventos en los que nuestra presencia haya sido requerida o se solapen con nuestro tiempo reservado para ejecutar nuestras tareas. Resulta más acertado, si se necesita más tiempo, convocar otra reunión para seguir tratando el tema, si es necesario.

En cualquier caso, llegar tarde a convocatorias está fuera de todo lugar. Si por algún motivo te resulta imposible cumplir con la puntualidad es recomendable mandar un mensaje, llamar o avisar al convocante, tan pronto como te sea posible.

8.- MARCA RESPONSABILIDADES Y PRÓXIMOS PASOS.

En cualquier reunión operativa es conveniente llegar al final con una hoja de ruta marcada, definir responsabilidades y próximos pasos. Para esto ayuda el tomar notas, hacer actas o grabar reuniones para su posterior consulta y seguimiento.

En el caso de reuniones recurrentes o de seguimiento es recomendable comenzar haciendo un repaso de los hitos marcados en la reunión anterior y valorar el cumplimiento o no, de lo acordado.

DESPUÉS DE LA REUNIÓN...

9.- HAZ UN SEGUIMIENTO.

Hacer un seguimiento de lo acordado en una reunión es también algo que puede parecer obvio y que muchas veces lo damos por sentado, sin que nadie se ocupe de comprobar, a modo de seguimiento, sobre los hitos acordados.

Puede ayudarte marcar en agenda recordatorios en las fechas e hitos comprometidos en la reunión. Así se puede hacer un seguimiento sencillo, pero efectivo, sin "tirar" de memoria o suponiendo que algo está resuelto sin haberlo comprobado con certeza.

Conclusión:

• El teletrabajo ha disparado las reuniones en nuestras agendas y no es cuestión de presencialismo o no, sino de eficiencia y optimización en el uso y gestión de nuestro tiempo (y el de los demás).
• Resolver por vías más rápidas, siempre que sea posible, sin necesidad de convocar una reunión, puede ahorrar tiempos y costes muy elevados a las empresas, ya que incide de forma directa en la productividad.
• Tener una cierta metodología de trabajo, a la hora de convocar las reuniones, preparando el antes, durante y después de las mismas, nos ayudará a tener reuniones eficientes.

¡COMENTA Y COMPARTE!

Tu experiencia puede ayudar a otras personas.

¿Tienes alguna experiencia que quieras compartir? ¿Utilizas algún método o proceso que te ayuda en la organización de tus reuniones? Compartir tu experiencia con los demás puede servirnos de gran ayuda!

Por cierto... Gracias por tu tiempo ;)