Solicitudes de Información SDI en construcción (RFI)

No importa cómo le llamen, ni el formato o procedimiento que utilicen, pero con toda seguridad en su proyecto de construcción hacen una gran cantidad de Solicitudes de Información a veces incluso sin darse cuenta lo que esto implica en términos de sobrecostos, retrasos y riesgos

Desconocidas por algunos, muy utilizadas por otros, las Solicitudes de Información en la construcción (RFI por sus siglas en inglés) o “SDI” son un procedimiento escrito formal sencillo entre las partes de un proyecto, usualmente entre el desarrollador / diseñador y el constructor para clarificar aspectos que no están lo suficientemente descritos en las especificaciones y planos. Las SDI son un proceso crítico en la comunicación de las diferentes partes del proyecto, que si no se gestionan de manera adecuada llevan a sobrecostos, retrasos y problemas legales.

SDI EN LA CONSTRUCCIÓN: NO SE AGOBIE

Basados en un estudio de Navigant Construction Forum de 1.362 proyectos en todo el mundo, se descubrió que en promedio se tardaba diez días en responder a una solicitud de información, mientras que el costo de cada solicitud de información era un poco más de $1,000 dólares – casi $4 millones de pesos con un promedio de 9,9 SDI por proyecto, lo que inevitablemente desemboca en retrasos, sobrecostos y riesgos financieros para cualquier obra. ¿Quién no querría reducir este gasto? Otro hallazgo sorprendente de este estudio fue que aproximadamente una de cada cuatro solicitudes de información nunca fue respondida. Dado que las solicitudes de información suelen ser el primer punto de aclaración, si una solicitud de información no obtiene una respuesta, el siguiente paso es iniciar una disputa legal. Por esta razón, todas las partes de un proyecto de construcción deben tener una comprensión completa de cómo funcionan las SDI y cómo usarlas correctamente.

Las SDI entran en juego en diferentes etapas del proceso de construcción. Se pueden utilizar en cualquier momento, ya sea que un proyecto esté pasando por la fase inicial o se encuentre en las etapas finales de entrega. Por lo general, las SDI surgen en estas tres situaciones: alguien necesita más información, se requiere una sustitución de materiales o para señalar una deficiencia. Por ejemplo, un contratista o un proveedor presenta una solicitud de información mientras el edificio está en obra para aclarar un plano o una especificación con el diseñador. Los contratistas y proveedores también pueden utilizar una solicitud de información para documentar una inquietud sobre los materiales especificados o recomendar un cambio o sustitución de componentes.

RESPONDER A UNA SDI DE CONSTRUCCIÓN

Dar respuestas oportunas y completas a las solicitudes de información ayuda a que los proyectos de construcción se mantengan dentro de los plazos y el presupuesto. Las respuestas rápidas también ayudan a garantizar que el proyecto se desarrolle de acuerdo con las especificaciones. No responder a una solicitud de información puede generar riesgos legales. Por lo tanto, siempre se debe responder aunque sólo sea para resaltar dónde se proporcionó una información específica en la documentación original. A continuación, presentamos algunos consejos profesionales que pueden ayudar a acelerar las solicitudes de información.

1. Sea un buen lector

Para evitar recibir SDI acerca del mismo tema, asegúrese de leer detenidamente los detalles antes de responder. Ninguna pregunta debe quedar sin respuesta, por lo que debe ser claro y específico al explicar cada aspecto sobre el que se le pregunte. Por ejemplo, utilice estadísticas y otros datos en lugar de palabras como "la mayoría de", "muchos", etc.

2. Anticiparse a las solicitudes de información

Lo primero que debe hacer antes de que comience el proyecto es pensar en el método de entrega. Para reducir el número insoportable de solicitudes de información, considere métodos como el diseño, la construcción y la entrega integrada del proyecto, que fomentan la colaboración y la comunicación entre todas las partes del proyecto para que la necesidad de solicitudes de información se reduzca drásticamente.

3. Proporcione imágenes

Al responder a una solicitud de información, debe proporcionar soluciones y dar ejemplos, si es posible. Aquí es donde entran en juego las imágenes. Adjuntar fotos, dibujos y videos contribuirá enormemente a eliminar la confusión acerca de lo que se solicita exactamente. Las imágenes siempre van al grano y cuando se combinan con sus respuestas detalladas, garantizarán que la SDI se aborde de manera oportuna y precisa. Aquí es donde los servicios de avances 360 de Multivista son extremadamente útiles, ya que crea evidencias visuales de cada paso que das mientras pasas de una fase de un proyecto a otra.

Desde la etapa previa a la construcción hasta las etapas finales del proyecto, es fundamental mantener a todos los interesados al tanto con actualizaciones periódicas, para que se puedan tomar decisiones mejores y más informadas y reducir la cantidad de solicitudes de información. Una herramienta que puede ayudarlo a lograrlo es la documentación fotográfica de 360 ° que le brinda fotos de alta calidad de los hitos de construcción y le permite realizar un seguimiento de los trabajos diarios realizados en el sitio. Contáctenos hoy para obtener una demostración gratuita de fotos de avance 360.

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