S&OP un concepto necesario para alinear estratégicamente los esfuerzos de tu Empresa

Sabido es que desde una perspectiva de Supply Chain en su más puro y amplio concepto, logra funcionar cuando se integra en su totalidad todas las etapas y áreas relacionadas, tanto internas como externas, desde el cliente del cliente hasta el proveedor del proveedor.

Esto significa que como primer elemento, debe existir una integración y objetivos alineados desde la propia empresa, para luego integrar mediante el desarrollo de relaciones de largo plazo a proveedores, distribuidores y todo agente externo que coopera en los esfuerzos de esta empresa.

Pero, para lograr esta cadena eficiente y eficazmente integrada, debemos empezar por casa. Una de las metodologías es conocida como S&OP o Planeación de Ventas y Operaciones.

Este concepto, tiene sus inicios hace más de veinte años, pero en último tiempo ha alcanzado relevancia a niveles directivos y ya se pueden ver especialistas de este proceso intentando implementarlo en empresas de diversas industrias.

Que es el S&OP? En simple, es un proceso integrado de toma de decisiones, mediante un plan único, factible y consensuado que busca equilibrar la demanda y la producción/adquisición, alcanzando eficiencias de todas las partes involucradas

Quienes participan? Todas las áreas involucradas a lo largo de la cadena, es decir, Ventas, Marketing, Operaciones, Supply Chain y/o Logística (no son lo mismo…) Producción, Finanzas y Administración….Es eso posible?, lo veremos más adelante…

En qué consiste? Básicamente en un proceso donde se evalúa y revisa las proyecciones cíclicas de cambios en la demanda, suministros, productos, portafolio de clientes y planes financieros en un horizonte de 3 a 24 meses. Dado que los planes sufren constantes cambios dado el entorno altamente dinámico de los negocios, está estructurado en revisiones mensuales de 5 pasos, estos son:

·        Paso 1 “Gestión de Portafolio”: Primera reunión formal para el ciclo mensual del proceso S&OP donde se revisa la incorporación de nuevos productos; mejora, reposición y descontinuación de productos existentes, se discuten los impactos de estos ajustes en relación al Plan de Negocios; necesidades del mercado (Clientes - Consumidores); Situación Financiera, de Suministros y Producción; se evalúan riesgos, se hacen recomendaciones; se definen medidas de apoyo; se logran acuerdos y se actualiza el Plan.

·        Paso 2 “Gestión de Demanda”: Con los acuerdos definidos en la reunión anterior, junto con análisis estadísticos (ventas anteriores, proveedores, etc), Visión de Cliente (análisis de Marketing y Ventas) y visión estratégica del Negocio (Alta Gerencia); se elabora una Propuesta de Demanda, donde se presentan las consideraciones a considerar para dar cumplimiento al Plan de Negocios y Plan Estratégico de la empresa. Se realiza una segunda reunión formal donde se analiza esta propuesta, se hacen ajustes, se logran acuerdos de cooperación y se define el Plan de Demanda alineado a los propósitos comerciales de la empresa.

·        Paso 3 “Gestión de Operaciones”: Los pasos anteriores, establecen planes e intenciones. En esta etapa se pretende evaluar si la empresa tendrá los recursos que se requieren para atender la demanda proyectada, por ejemplo:

ü Compra de insumos, materias-primas, componentes, materiales de empaque etc.;

ü Análisis de la disponibilidad de equipos, líneas de producción, mano de obra y espacio, para producir, almacenar, movilizar, transportar y ofrecer los productos.

En esta fase se define si es necesario comprar, importar, contratar mano de obra adicional, trabajar horas extraordinarias, etc. Todo esto siempre explorando los impactos financieros y operacionales y los riesgos asociados, proporcionando la iniciativa recomendada, basada en los objetivos de la empresa y facilitando su proceso de toma de decisiones".

·        Paso 4 “Reconciliación”: En esta reunión, que normalmente cuenta con la participación de la alta gerencia, busca conciliar los planes de demanda y suministro, los riesgos asociados y oportunidades detectadas en el trabajo realizado en las etapas anteriores, de manera tal de ajustar y alinear todos los esfuerzos a fin de ejecutar un plan único e integrado

·        Paso 5 “Resumen Ejecutivo”: Última etapa del ciclo mensual del S&OP, consistente en un foro para la toma de decisiones tácitas, se aprueba un nuevo plan y es comunicado formalmente a toda la organización, para que cada área acomode sus prioridades para dirigir su esfuerzo en el cumplimiento del nuevo plan

El proceso, en términos generales se ve simple sin embargo posee múltiples complejidades a nivel estratégico, táctico y operacional, pero principalmente cultural, por lo tanto para tener éxito en su ejecución, es necesario verlo desde una perspectiva organizacional y cultural ya que involucra cambios de paradigmas y visión de cómo comúnmente  interactúan las distintas áreas dentro de la empresa.

1.      Objetivo Unico y trabajo integrado:

El S&OP necesariamente implica integrar criterios, valores y objetivos dentro de la empresa, para ello es fundamental comprender el negocio en su totalidad, poner los objetivos de la organización por encima de objetivos del área o división, eliminando la visión tradicional en silos. Visión que en teoría generalmente todos los colaboradores lo entienden, sin embargo en la práctica resulta muy difícil de erradicar.

Por lo tanto un cambio cultural, liderado por la Alta Gerencia que promueva este cambio de visión, acompañado de capacitación adecuada en todos los niveles clave, resulta fundamental para erradicar la tradicional visión compartimentada cambiándola por una integral que permita comprender la interrelación de las áreas y la necesidad de cooperación y compromiso mutuo.

2.      Liderazgo del proceso:

Generalmente la labor de promover el S&OP al interior de la empresa recae en el gerente de Operaciones o de Supply Chain, básicamente por su rol planificador y gestor logístico, pero subordinado finalmente a las necesidades comerciales. Sin embargo, para una eficiente función integrada y colaborativa, este rol debe recaer en el CEO, Director o Gerente General, quien tiene la facultad de involucrar todas áreas y alinearlas como un solo equipo con un objetivo y visión única como empresa.

3.      Metodología:

Este aspecto es clave. El S&OP requiere de disciplina, comunicación, compromiso y prácticas que permitan trabajar de manera proactiva y que permitan aumentar la productividad y la competitividad de la empresa.

No olvidemos que se trata también de una planificación anticipada (a varios meses a la vista), pero a su vez es dinámico. Por lo tanto requiere de trabajo constante, reuniones periódicas y flexibilidad, pero sin perder de vista el objetivo y visión del negocio.

Existen varias metodologías que se pueden implementar de acuerdo al nivel de madurez de la empresa y la industria a la que pertenecen.

Teniendo en consideración lo anterior, mi visión particular es que se pueden, dependiendo del dinamismo del mercado, implementar alguna metodología AGILE, donde básicamente mediante trabajo en células conformadas por colaboradores de todas las áreas que participan en la planificación de ventas y operaciones (finanzas, operaciones, comercial, supply chain, etc.) trabajan de manera integrada y e iterativa, ajustando los planes mes a mes conforme se vaya moviendo el mercado, tomando acciones correctivas (de las iteraciones anteriores), tomando decisiones de manera rápida y en línea con las necesidades del cliente final, que nunca debe de perderse de vista.

Existen varias metodologías ágiles, la mayoría enfocadas a proyectos de IT, sin embargo existen algunas como Scrum, que pueden aplicarse en otras industrias….pero eso es tema para otro post.

Finalmente, puedo indicar que los beneficios tangibles del S&OP son, la rotación de inventarios, eficientes niveles de servicio al cliente, menores desviaciones al forecast e in stock en tiendas más ajustado, mermas mejor controladas y, en consecuencia, maximización de ganancias

Entre los beneficios intangibles, se pueden encontrar: flujo de comunicación constante y colaborativo, compromiso y visión común de sus colaboradores, decisiones más eficaces y mejor informadas, mayor comprensión de la oferta y demanda desde un punto de vista estratégico.