Técnicas para ser un pro en tu próxima reunión de Zoom

Por Rosbelys Rondón & Isora Chávez

Las salas de reuniones profesionales se trasladaron a salas virtuales de plataformas en línea como Zoom, Teams, Skype, Google Meet e incluso Whatsapp, las cuales buscan generar la cercanía que ofrecen las reuniones cara a cara y que se han visto disminuidas en tiempo de pandemia. Hoy, te ayudamos a optimizar tu tiempo y hacer que estas llamadas con colegas, clientes o amigos, sean encuentros verdaderamente productivos.

A continuación te compartimos algunos consejos para que domines tu próxima reunión virtual y que esta no se convierta en un espacio caótico o una pérdida de tiempo para los asistentes.

1. Descansa la noche anterior

Tal como si te prepararás para una competencia, maratón o evento importante, descansar la noche anterior a una presentación es crucial. Entendemos que la mayoría de las veces es muy difícil desconectarse, sobre todo cuando eres el presentador, pero ocho horas de sueño, más ejercicios de respiración al levantarte harán una gran diferencia al momento de hablar.

2. Cuida tu vestimenta

Aunque la pandemia permite que podamos relajarnos con respecto a la vestimenta, antes de una reunión no olvides que la apariencia cuenta, por lo que nuestra recomendación es vestir algo cómodo pero acorde a la ocasión. Evita utilizar prendas de vestir con demasiado brillo y estampados muy llamativos.

También recuerda la postura, es importante que estés sentado y puedas apoyar tu computadora en una superficie que te permita hablar con comodidad -idealmente en un escritorio o mesa-. Evita a toda costa los sofás. 

3. Prepara tu voz

Además de la presentación que te acompañará durante tu intervención, tu voz es la herramienta más importante, es por eso que debes prepararla antes de la reunión:

• hidrata tus cuerdas vocales con agua antes de empezar,
• evita tomar café para no resecar las cuerdas vocales,
• ensaya el tono de voz con antelación para que no sea demasiado fuerte ni demasiado bajo,
• y por último, si te dan ganas de toser durante la presentación, bebe pequeños sorbos de agua en vez de carraspear para no maltratar tu garganta.

4. Planifica tu mensaje estratégico

Cuando tengas una reunión por Zoom u otra plataforma en línea, recuerda ser estratégico: lleva una agenda clara con los puntos a conversar, evita extenderte demasiado en un solo punto. Si es un equipo de trabajo,  puedes identificar a cada uno de los participantes con el punto a conversar para tener mayor atención y respuesta inmediata en caso de que lo requieras.

Evita desviaciones del tema y los objetivos de la reunión, el tiempo de cada uno de los presentes es valioso, respetarlo te hace mucho más profesional en tu desempeño.

 Si tu reunión se extiende más de una hora considera ofrecer un receso de 5 o 10 minutos.

5. Presta atención a los detalles técnicos: 

Cerramos esta lista de recomendaciones con detalles importantísimos:

• comprueba el fondo que se verá detrás de ti y que no haya nada inapropiado,
• verifica el funcionamiento de tu micrófono y audífonos,
• revisa el ángulo de la cámara y ubícate en un plano donde no estés demasiado cerca de ella,
• coloca la cámara a la altura de tus ojos para poder hacer contacto visual con las otras personas de la reunión,
• chequea la luz de tu entorno (la luz natural o luces de techo son ideales),
• verifica la batería de tu computadora y ten el cargador a la mano,
• cierra las ventanas y aplicaciones que no sean necesarias en tu computadora.