Teletrabajar exitosamente: desafíos de las empresas hoy

Estamos viviendo una situación sin precedentes que nos desafía a desarrollar nuevas formas de trabajo. En este contexto, las empresas no sólo tienen la necesidad de volverse más digitales, sino que las nuevas estrategias involucran indefectiblemente el lado humano de las relaciones laborales. En estas circunstancias tendrán un diferencial aquellas empresas que logren unir y alinear a sus colaboradores, reflejando los objetivos de la compañía.

Desde ahora y durante los próximos meses podremos evaluar cómo las tecnologías permiten conectarnos con nuestros colaboradores mientras trabajamos remotamente, agilizando los procesos productivos y resolviendo la necesidad de reinventar las culturas laborales tal como las conocemos.

Existen herramientas que podemos implementar para facilitar la transición de una oficina física a una oficina virtual, las cuales facilitan la puesta en marcha de aspectos clave para que el trabajo remoto funcione para todos.

Claves para gestionar tus equipos remotos de manera eficiente y transparente

En todas las actividades productivas por un lado están las herramientas y, por otro, el factor humano. El resultado final depende de la excelencia en ambos. Las herramientas solas, sin estrategia ni inteligencia detrás no darán el resultado más óptimo por sí solas. 

La metodología de trabajo debe incluir entonces gestión, herramientas de monitoreo, colaboración y evaluación de equipos distribuidos así como también otros recursos tecnológicos para maximizar la eficiencia del teletrabajo (salas de chat, videollamadas, etc).

El principio de todo es identificar los problemas, desafíos y oportunidades asociados al trabajo remoto. Los ejes esenciales del teletrabajo son: confianza, colaboración y rendición de cuentas. 

Por ello el primer paso para migrar a un modelo de trabajo remoto es entender qué áreas y roles dentro de la compañía son adecuados para este modelo y qué requerimientos implica cada uno, así como comprender los desafíos particulares que afronta cada trabajador remoto y las habilidades específicas que necesitará desarrollar para ser exitoso en sus labores. Debemos tener una mirada de la estructura de la compañía, pero también de la persona. 

El segundo aspecto a tener en cuenta es el de la planificación estratégica: establecer principios de comunicación, colaboración y gestión dentro del equipo para generar una cultura digital fuerte, alineada a la visión de la compañía.

Es importante gestionar a los equipos con pautas específicas:

• Fijar objetivos y expectativas desde un enfoque colaborativo, organizando las tareas diarias y metas por jornada.
• Definir reglas de funcionamiento claras: tiempos de reuniones, canales, entregables, procesos de reporte de avance de proyectos, etc. 
• Crear un flujo de información con el equipo para que todos estén alineados con las prioridades del negocio.
• Brindar cercanía a la comunidad: hablar de las emociones y trabajar el ánimo del equipo para resolver las cuestiones que se presenten.
• Generar de empatía, confianza, disposición para ayudar a otros y proactividad para proponer soluciones.
• Definir la disponibilidad esperada: horario establecido de trabajo y de descanso.
• Realizar capacitaciones que ayuden a ejecutar este cambio cultural en las empresas.

Utiliza la tecnología adecuada

Muchas empresas se hallan frente a la cuestión de cómo simplificar la gestión de sus equipos, por lo que hoy os compartimos una herramienta que hemos desarrollado desde Retail Commerce y que en estos tiempos cobra una relevancia especial y abre caminos para aquellas empresas que necesitan coordinar el trabajo de sus equipos en remoto y/o en una amplia variedad de distribuciones geográficas. No se puede entender el teletrabajo sin conceptos como la conectividad y la accesibilidad. Por ello será imprescindible disponer de una plataforma de gestión del tiempo de los colaboradores que trabaje en la nube, permitiendo a recursos humanos resolver incidencias fácilmente.

Para dar seguimiento a todo lo que sucede en la empresa la tecnología será, de nuevo, tu gran aliada. QuickPass es la solución más sencilla, rápida y fiable para registrar la jornada laboral, fichando vía App móvil, web o terminales con reconocimiento biométrico de última generación. Permite fichajes geolocalizados, diferenciando las horas trabajadas en cada lugar establecido. Asimismo, ayuda a planificar y coordinar los horarios de los diferentes equipos de trabajo, ya sea en turnos fijos, flexibles y/o rotativos.

Por otro lado, QuickPass permite a las empresas mantener sus registros de control horario trabajando con hojas de asistencia adaptadas a la ley que incluyen datos de empresa, identificación del empleado, registro de inicio y fin, entre otros.

Esta solución cloud permite crear alertas automatizadas que se envíen a todos los responsables, para informar cualquier incidencia, evento o notificación referente al equipo, minimizando los tiempos de reacción.

Por otro lado, el mismo software podrá enviar notificaciones a los trabajadores acerca de cualquier situación, garantizando que los responsables de tu equipo estén al corriente de todos los cambios concernientes a sus labores.

Especialmente en el actual contexto, donde la pandemia determinó el pasaje de muchas compañías al teletrabajo, volcarse a herramientas que posibiliten la elaboración de informes y permitan una visión global de los equipos a través de dashboards e indicadores resulta un beneficio de gran peso ya que permite una adaptación ajustada a las necesidades de la empresa y su gente y la pronta detección de errores en los procesos productivos, ganando eficiencia.

Conclusión

El trabajo remoto requiere de la combinación de habilidades de comunicación, uso de tecnologías, colaboración y evaluación del equipo distribuido.

Nos encontramos en un contexto global delicado, donde empresas de diferentes países en un esfuerzo por contener el brote de Covid19 (y al mismo tiempo asegurar la continuidad de sus negocios), han tomado la decisión de cambiar por un tiempo su modelo de trabajo presencial a virtual. Por tal motivo, la gestión efectiva desde la nube tiene como objetivo apoyar a estas empresas a ejecutar técnicas efectivas de trabajo y gestión de equipos distribuidos. 

Trabajar en remoto supone un gran cambio para toda empresa pero, con una plataforma de gestión será más fácil adaptarse a este nuevo modelo y resolver las necesidades del área de RRHH.

QuickPass es una herramienta de software en la nube que ofrece un acceso rápido e información adicional que sirve, entre otras cosas para:  

• Implementar y facilitar la gestión digitalizada de equipos
• Lograr que el trabajo remoto funcione para todos. 
• Gestionar efectivamente equipos remotos.
• Agilizar procesos y acelerar tiempos de respuesta.
• Unificar toda la información y reducir errores.
• Acceder a los datos en cualquier momento y lugar. 
• Optimizar decisiones a partir del análisis de datos y estadísticas por departamento
• Ahorrar tiempo en la gestión de horarios y calendarios.
• Ganar transparencia en la información, flexibilidad y mayor compromiso. 
• Mejorar el uso del tiempo.
• Mejorar la conciliación familiar, personal y laboral

Sin dudas los tiempos de crisis son tiempos de cambios forzosos y aprendizajes, pero también de oportunidades, creaciones y superación. Nos quedamos en casa pero no dejamos de construir y compartir soluciones para que las empresas continúen en el camino del desarrollo y el crecimiento.

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