ULTIMA NÓMINA DEL AÑO, SU IMPACTO CONTABLE Y FISCAL.
¿Cuándo se debe de timbrar la nómina de la última semana del año?
¿Cómo impacta en la contabilidad y en la causación de contribuciones, el pago de la nómina de la última semana del año?
El pago de la nómina a los trabajadores correspondiente a la última semana del año, que normalmente es la número 52, trae consigo una serie de consideraciones que hay que tomar en cuenta para el cierre contable y fiscal del ejercicio.
Los estados financieros de las empresas, particularmente el estado de resultados, debe de reflejar el resultado del ejercicio, con sus costos y gastos por concepto de la nómina, es decir, el pago de sueldos, salarios y sus costos asociados, que de acuerdo con la NIF A-2 (Norma de Información Financiera) deben de ser registrados cuando se devengan y en el periodo contable al que pertenecen; en el caso que nos ocupa, se deben de registrar los sueldos en cada ejercicio, según los días que le correspondan a cada uno de la semana en comento.
Cuando se trata del pago de sueldos de una semana que termina, casualmente el día último del mes de diciembre, no tiene mayor relevancia, porque coincide con el mismo, pero si los días de la semana se traslapan de un ejercicio a otro, en donde el sueldo de unos días de la semana corresponde a un ejercicio (diciembre) y el resto al siguiente ejercicio (enero) se tiene que considerar el efecto contable y fiscal que esto implica.
En la actualidad, la nómina se procesa a través de algún software propio o adquirido de algún desarrollador, mismo que comúnmente permite hacer una interfase con el sistema contable, que seguramente contempla la posibilidad de resolver este problema para reconocer con precisión a que año corresponde la nómina, de lo contrario se tendrá que correr un ajuste manual.
Un tema importante y que recientemente se ha convertido en el generador de la información a la que deben de sujetarse los Contadores para los registros contables de las empresas, los Contribuyentes para el pago de sus impuestos y las Autoridades para el ejercicio de sus facultades de fiscalización, es el timbrado de la nómina, que de conformidad con la regla 2.7.5.1 se deben de emitir antes del día de pago o dentro de los siguientes 3 a 11 días hábiles posteriores, dependiendo del número de trabajadores que tenga el patrón.
Lo anterior significa que, los registros contables, la nómina, las deducciones efectuadas por los patrones, los ingresos acumulados por los trabajadores, la base para la determinación de las retenciones del ISR, la base para la determinación del subsidio para el empleo, el salario base de cotización para efectos del IMSS, INFONAVIT y SAR, así como el ISN, deben de ser iguales y estar sustentados en los recibos de nómina debidamente timbrados.
Para estos efectos, si la última semana del ejercicio, se traslapa en dos ejercicios, es decir, la nomina de esta semana corresponde a los últimos días del ejercicio y a los primeros del siguiente, se pueden hacer dos cosas:
1. Timbrar el pago de la nómina en el ejercicio siguiente, que sería la fecha de pago; en cuyo caso la información en ellos contenida se precargará para la declaración anual del ejercicio en el que se timbren, tanto para el que hace el pago como para el que lo recibe, el patrón y el trabajador, respectivamente,
2. Timbrar el pago de la nómina en dos partes, la primera por los días devengados en el ejercicio y la otra parte en el ejercicio siguiente.
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El primer caso, es lo más fácil, pero genera discrepancias con los registros contables y el hacerlo en dos partes, soluciona este problema, pero genera discrepancias fiscales.
Es indispensable coincidir con los registros del S.A.T. (Servicio de Administración Tributaria), ya que será el punto de partida para asegurarse de que se esté cumpliendo correcta y oportunamente y evitar discrepancias que motiven algún tipo de revisión.
En el tema de la retención del Impuesto Sobre la Renta, particularmente el párrafo Quinto del Artículo 94 de la Ley que lo regula, establece que el impuesto por sueldos y salarios se causa cuando es efectivamente cobrado, por lo que sería hasta el ejercicio siguiente, específicamente en la declaración del mes de enero en la cual se debe de retener y enterar.
Este mismo dispositivo legal, por regla general establece que los gastos serán deducibles conforme sean devengados, sin embargo, en su artículo 27 fracción VIII establece que tratándose de los sueldos y salarios serán deducibles cuando sean efectivamente pagados, en el caso que nos ocupa sería hasta el siguiente ejercicio, con independencia de como se timbren.
Del párrafo anterior se desprende que, para efectos de la declaración anual de los trabajadores, se deben de considerar los ingresos por sueldos y salarios efectivamente cobrados en el ejercicio, por lo que los sueldos y salarios correspondientes a la última semana del ejercicio se considerarán para la declaración del siguiente ejercicio, que es cuando serán timbrados y cobrados.
No obstante, lo anterior, el considerar esta semana para el ejercicio siguiente, supone que al final de cuentas serán considerados los 365 días del año, considerando que se debió de haber tomado el ingreso de la última semana del ejercicio anterior, a menos de que no se haya trabajado todo el año.
En este caso es necesario precisar qué, podría haber pequeñas inconsistencias cuando los ingresos percibidos en la primera semana del año sean distintos a los de la última.
En el caso del Seguro Social, Infonavit y Sar, no se calcula sobre los sueldos y salarios, si no sobre el salario diario integrado y los días cotizados en el mes o bimestre, por lo que esto no seria un problema; sin embargo, es importante que la nómina registrada contablemente o la que genera el sistema de nómina corresponda a los días de la semana devengados en cada ejercicio para que coincida con el salario base de cotización; de manera especial para aquellas Compañías que se dictaminan para efectos del seguro social en donde esto debe de estar debidamente conciliado.
En el caso del Impuesto Sobre Nóminas estatal, también se paga sobre la base de los sueldos y salarios efectivamente pagados, según lo establece el artículo 72 de la Ley de Hacienda, en este caso, del Estado de Chihuahua, por los correspondientes a la última semana computarán para el mes de enero del siguiente ejercicio.
En el caso del subsidio para el empleo, correrá la misma suerte que el cálculo de la retención del impuesto sobre la renta, es decir cuándo haya sido efectivamente pagado.
En conclusión, lo mejor es timbrar la nómina hasta que se haga el pago, es decir hasta el ejercicio siguiente para que coincida con la base para la determinación y pago de contribuciones y el registro contable de la nómina debe de coincidir con el periodo contable, registrando únicamente los sueldos por los días correspondientes a cada periodo, por lo que se deberá reconocer la provisión por los días de la última semana que correspondan a cada periodo contable. Para efectos del seguro social (IMSS, INFONAVIT Y SAR), se utiliza el salario diario integrado por los días cotizados en el mes, por lo que el salario base de cotización deberá de coincidir razonablemente con los registros contables, y por lo tanto, deberá de hacerse una conciliación entre el importe de las deducciones efectuadas por los patrones, el ingreso para los trabajadores, la base para la determinación de las retenciones y el cálculo del impuesto sobre nóminas estatal, que fueron consideradas hasta el siguiente ejercicio.