Una nueva manera de reunirse y colaborar

Parece claro que en la era post Covid 19 nuestra manera de trabajar va a cambiar en muchos sentidos, y uno de los principales es la manera en la que vamos a celebrar las reuniones.

Durante el confinamiento millones de trabajadores se han visto forzados al uso de herramientas para hacer reuniones online como pueden ser Zoom, Teams, Google Meet o Ricoh UCS Advance.

Después de tres meses de uso intensivo, muchos usuarios comentan que, aunque la experiencia es buena, obviamente no es lo mismo que una reunión presencial, sobre todo en lo que respecta a realizar un trabajo colaborativo. Es decir, estas herramientas están muy bien para verse y hablar por videoconferencia, e incluso para mostrar un Power Point y contar una serie de ideas, pero cuando hablamos de colaborar, entendiendo esto como por ejemplo pintar un proceso en una pizarra o hacer una tormenta de ideas entre varias personas, es cuando se ven las limitaciones.

Existen aplicaciones de pizarra como Microsoft Whiteboard que permiten a los usuarios dibujar y así ayudarse en la comunicación, e incluso algunas de ellas permiten colaborar en tiempo real entre distintos usuarios. Aquí el problema con el que se encuentran muchos usuarios es la carencia de un hardware con pantalla táctil que permita dibujar, como por ejemplo una Tablet.

 La cuestión es que dependiendo de los objetivos de la reunión que estemos celebrando, necesitaremos enriquecer la experiencia del usuario con herramientas adicionales al propio sistema de reuniones.

Teniendo esto en mente, ahora nos encontramos con la vuelta a la oficina tras el confinamiento provocado por la pandemia. Como todos sabemos, una de las principales consecuencias que ha traído esta situación para las empresas, es la extensión del teletrabajo. Como he comentado en alguna ocasión, el teletrabajo ha vuelto para quedarse, aunque con más limitaciones de las que pensamos inicialmente. Otra consecuencia que va a haber, al menos durante un tiempo, es la limitación al máximo de los viajes internacionales, lo que va a provocar que muchas reuniones que antes se hacían presenciales, ahora sean virtuales.

Ambos hechos van a tener un impacto muy claro en la manera de hacer reuniones de trabajo, y es que nos tenemos que acostumbrar a que una o varias personas participantes no van a estar físicamente en la oficina.

Teniendo en cuenta lo anterior, la siguiente pregunta que se hacen muchas empresas es ¿Qué equipamiento debo tener en mis salas para que las reuniones sean lo más productivas y cómodas posibles?

Hasta ahora estábamos acostumbrados a que las salas de reuniones se equipaban con un cañón o una pantalla, y en el mejor de los casos, con un equipo de videoconferencia de fabricantes como Cisco, Poly, etc. Muchas veces este equipo estaba acompañado de un bonito “papelógrafo”, palabra preciosa para referirse a uno de esos blocs de papel colocados en un soporte vertical.

Ahora resulta que nuestras necesidades son diferentes. En primer lugar tengo gente en remoto conectada por Teams, Meet o UCS, por lo que necesito algún equipo que me permita conectar a estos usuarios a la sala de manera sencilla. También me encuentro que para que la experiencia de colaboración sea completa, necesito un dispositivo que sustituya al “papelógrafo” y que puedan ver los usuarios que están en remoto. Bueno, y si estos usuarios también pueden contribuir a lo que se dibuja, pues mejor que mejor.

Justo de estas necesidades es donde surge un concepto muy interesante, que son los dispositivos “all in one”.

Pero ¿qué es un all in one? Los dispositivos all in one son aquellos que te permiten aunar todas las funcionalidades de distintos equipos que antes teníamos en las salas de reuniones. Son dispositivos basados en una pantalla táctil con un PC integrado, que nos permiten hacer una videoconferencia, tener una pizarra para dibujar, mostrar una presentación o conectar la señal de un portátil o un móvil para mostrar su pantalla e incluso ejecutar todo tipo de aplicaciones.

 Uno de los mejores ejemplos de este concepto son las pizarras interactivas de Ricoh con su software RICC Ricoh Integrated Collaboration Cloud.

Estos dispositivos de Ricoh permiten cubrir todas las funcionalidades necesarias en una sala de reuniones en la haya usuarios presenciales y remotos, permitiéndoles colaborar como si estuvieran físicamente en la misma sala. RICC permite conectarse a cualquier plataforma de videoconferencia, a la vez que permite colaborar sobre un espacio de trabajo en el que además de dibujar, se pueden añadir imágenes y archivos de todo tipo que además se pueden editar. Adicionalmente, permite añadir documentos desde el propio móvil del usuario, y por supuesto, colaborar sobre el espacio de trabajo dibujando desde cualquier móvil o Tablet de manera remota.

¿Y qué pasa cuando termina la reunión? Pues que la propia aplicación hace una recapitulación de todos los ficheros trabajados, y permite enviarlos por email para su distribución a todos los participantes.

Cuando ves uno de estos dispositivos funcionando, y ves todas las posibilidades que dan a los usuarios, te das cuenta rápidamente que la colaboración entre personas ubicadas en sitios diferentes ha pasado de ser una idea de futuro, a una realidad al alcance de la mano.