Oportunidades de mejoras en las videoconferencias laborales

Empresas y emprendedores se han visto forzados al teletrabajo por el Covid19. La mayoría hemos tenido que convertir la casa en la “nueva” oficina o empresa.

Las videoconferencias y videollamadas son sin dudas excelentes alternativas para compensar el distanciamiento físico que exige la pandemia.

A simple vista, sus resultados lucen similares a los de un encuentro cara a cara. Pero hay que analizar ciertos detalles que influyen en su efectividad como medio de comunicación.

Diferencias entre videoconferencias y reuniones presenciales

Algunos expertos sostienen que estas herramientas de comunicación podrían elevar el estrés de los participantes y, en ciertos casos, tener poca efectividad.

El cerebro del colega, cliente o estudiante con el que hablamos, procesa la información de nuestros mensajes de manera diferente, dependiendo del medio a través del cual le llega la información.

Por ejemplo, en un encuentro presencial, nuestro cerebro capta los mensajes del cuerpo de los interlocutores. Pero en una videoconferencia solo vemos su cara y no sabemos si mueve sus piernas o manos con la inquietud que nos indica que no le gusta lo que oye o que tiene apuro por terminar de conversar.

(Sin contar con la dificultad que significa interactuar con las personas que no activan sus cámaras y no tienen ni siquiera una foto de perfil. En esos casos nos toca hablar con un rectángulo negro).

Además, los detalles de sus gestos en la cara, en una videoconferencia no tienen la nitidez natural de los que vemos en una reunión presencial. Ni nos llegan a la misma velocidad, cuando la imagen en la pantalla está lenta o se congela.

En consecuencia, el participante de una reunión o un curso virtual tiene que hacer un esfuerzo de concentración mucho mayor para procesar y comprender los mensajes que recibe a través de su laptop, tableta o teléfono móvil.

Ese esfuerzo extra nos agota emocionalmente más que en una reunión presencial y afecta lo que captamos de lo que dicen otros y lo que decimos nosotros.

Efectos de la calidad de la conexión a Internet en la percepción de los mensajes

Por ejemplo, cuando se nos congela la imagen en la pantalla, es fácil perder el hilo en lo que estábamos viendo y escuchando.

O nos produce incertidumbre no saber si la falla de conexión se origina por nuestra conexión o la del otro.

Nos angustia desconocer al instante si es la conexión a Internet, o es el programa de videoconferencia, o el programa de navegación en Internet, o el modem, o un cable, o una falla eléctrica. Son muchas variables.

Las videoconferencias no son responsables del estrés que genera el confinamiento y los cambios bruscos de hábitos que debemos hacer. Pero asistimos a este tipo de encuentro virtual con ese estrés y sus consecuencias.

El estrés dificulta mantenernos atentos y enfocados

Las angustias activadas por la incertidumbre sobre el Covid19 nos causan inquietud y distracción sobre el tema. Como resultado, nos cuesta concentrarnos y distraídos captamos menos. Así de simple y se puede cuantificar.

Los asistentes a una reunión virtual pueden despistarse fácilmente con sus redes sociales (igual que en muchas reuniones presenciales). Y cuando trabamos en casa hay que desarrollar mucha disciplina para no distraernos con la familia y otras cosas propias del hogar.

La fluidez de la comunicación en una videoconferencia no es la misma

Otro aspecto que afecta los encuentros virtuales son los silencios o las pausas propias de un diálogo. En una conversación presencial son más fluidos que cuando solo tenemos en frente las caras bidimensionales de los interlocutores.

Las interacciones en un grupo virtual no fluyen igual, a menos que haya: un moderador; acuerdos previos sobre las formas de participar; y una agenda clara que oriente la reunión.

La calidad de la imagen y el sonido afectan nuestra percepción

Igualmente, necesitamos tener presente la calidad de la imagen y el sonido. Para que la calidad audiovisual de las videoconferencias tenga el color, el brillo y la nitidez de las películas que vemos en el cine o Netflix, habría que editarlas mucho.

Si se habla muy rápido en una reunión virtual, poco se entiende, y si haces un movimiento brusco con la mano o la cara, la calidad de la imagen se deteriora. En comparación a lo que experimentamos presencialmente, la imagen digital puede percibirse como con falta de “naturalidad”.

La cámara de la computadora o del teléfono puede tomar excelentes fotos fijas. Pero la transmisión “en vivo” por Internet de imágenes en movimiento es otra cosa.

A estas alturas quizás piense que la necesidad de vernos y oírnos puede compensar esas deficiencias técnicas, y estoy completamente de acuerdo contigo. Poder hablar a través de Zoom con seres queridos, nos hace pensar poco en la calidad de la imagen.

El asunto es que cuando la reunión es de trabajo o es una capacitación formal, nuestras expectativas como participantes son diferentes a la reunión social.

Y si tenemos que reunirnos muchas veces en videoconferencias, podemos llegar a fatigarnos y ser muy poco efectivos.

Hice mis primeras videoconferencias en 1996

Fue a través de una conexión telefónica directa. Y fueron reuniones de un par de horas en las que todos quedábamos más agotados que después de un curso de 8 horas.

Teníamos un retraso de 1 o 2 segundos en la llegada de la imagen y el sonido, lo cual hacía muy difícil conversar con fluidez.

El esfuerzo por mantenernos concentrados era enorme y todo el tiempo hablábamos con mucho más volumen de lo normal.

Un estudio realizado en Alemania, en el 2014, puede ayudar a entender ese agotamiento.

Los retrasos en las llamadas telefónicas y videoconferencias de tan solo 1.2 segundos nos pueden hacer pensar que el interlocutor no está prestando suficiente atención a la conversación o está pendiente de otra cosa. Y eso nos genera estrés.

¿Tiene sentido buscar mejorar las videoconferencias?

Las pandemias impusieron las videoconferencias como uno de los medios de teletrabajo para casi todo el mundo, y las empresas están saboreando sus indiscutibles ventajas.

Pero, como cualquier medio de comunicación, su uso óptimo depende de la planificación y la dirección que se le otorgue.

Después de lo que has leído, seguramente puedes inferir algunas acciones inmediatas para reducir el impacto de las "desventajas" de los encuentros virtuales de trabajo.

Oportunidades de mejoras inmediatas en las videoconferencias

Entre lo más elemental está planificar las reuniones de trabajo y capacitaciones con un inicio en el cual se comunique con claridad:

1) Los objetivos específicos y el beneficio de los mismos para los asistentes a la reunión o curso, incluyendo validar que los participantes están viendo lo mismo que el organizador de la reunión.

2) La agenda detallada y factible para lograr esos objetivos (las reuniones menos planificadas en detalle son las que suelen durar mucho más del tiempo previsto).

3) La dinámica de participación que se debe seguir, de manera individual y colectiva, para abordar exitosamente cada punto de la agenda. (Siempre hay que tener presente que hablar de un tema no significa que todos estén y queden al final en “la misma página”).

Otra medida que aporta valor es considerar que no siempre el mejor medio es una videoconferencia. En ciertos casos, una llamada telefónica, un mensaje por WhatsApp o un email podrían ser suficientes para lograr el objetivo que se quiere.

La productividad de una reunión laboral tiene que ver con la calidad de los acuerdos y la confianza, más el sentido de unidad que esos acuerdos proporcionen a la relación del equipo o con los clientes.

Cuando falla la confianza entre los miembros de un equipo o con los clientes, las personas no dicen todo lo que sienten. En consecuencia, el compromiso con los acuerdos es frágil.

También es oportuno estar pendientes de la velocidad con la que hablamos, el ritmo, la inflexión y el volumen de la voz. Todos estos aspectos se pueden estudiar y mejorar.

Igualmente debemos cuidar los movimientos que hacemos con las manos. Mientras más rápidos y bruscos son, más “ruido visual” producen. La gestualidad es muy importante en la comunicación cara a cara. Pero en una video llamada hay que cuidar la velocidad.

Otros detalles a cuidar para mejorar las videoconferencias:

• Colócate en un lugar donde tu rostro reciba suficiente iluminación. Mientras las otras personas vean más detalles de tu cara, mejor.

• Evita colocarte a “contra luz”. A lo mejor el lugar en el que estás es muy iluminado, pero tu rostro queda oscuro frente a la cámara. Busca que la luz quede delante de ti y no detrás.

• Cuida el encuadre de tu rostro y tu cuerpo en la cámara. A lo ancho de la cámara, busca mantenerte en el centro. A lo alto, tu cabeza debe llegar al límite superior de la pantalla y el límite inferior entre la barriga y el pecho.

• Si puedes, evita vestir colores “chillones” o ropa de rallas y cuadros tan resaltantes que distraigan a tus interlocutores. Lo mejor son los colores sólidos y suaves.

• Evita estar en un sitio donde haya ruido a tu alrededor. Para tus oyentes puede ser muy molesto, porque se le dificulta escucharte con claridad.

• Una buena práctica es estar pendiente de silenciar nuestros micrófonos mientras otro está hablando. Así se reduce el riesgo de generar ecos de sonido que afectan la atención.

Aquí puedes leer una sencilla comparación que hizo EL PAIS de los sistemas de videoconferencia de Zoom, Google, Microsoft y Facebook.

Y aquí encontrarás un breve reportaje de la BBC Worklife con la opinión de expertos sobre los retos de comunicación que plantean las videoconferencias.

¿Qué otra oportunidad de mejora agregarías?