¿Cómo mejorar la calidad (y la cantidad) de nuestras reuniones?

En las últimas sesiones de escucha con colaboradores se repite el input:

"Desde la pandemia con la llegada de Teams, tenemos muchas reuniones".

Tener muchas o pocas reuniones en sí mismo no es bueno ni malo. La llegada del Covid.19 al mundo laboral ha hecho que se incremente el teletrabajo casi en todos los sectores. Este hecho lleva acompañado un distanciamiento físico que puede evitar ciertas comunicaciones que se producían en el ámbito de las oficinas, fábricas,.... y por ahí quizá si que puede haber un aumento de reuniones virtuales (Teams, Zoom,...).

En este contexto, y asumiendo que en la situación actual el modelo de reuniones ha cambiado, me gustaría reflexionar acerca de como considero que se debe abordar esta situación para estar donde, cuando y como podemos aportar valor...

Los siguientes puntos, que en mi opinión son la clave para no caer en reuniones infinitas y poco productivas, los abordaré desde la actitud individual de cada uno de nosotros, apartándome de buscar responsabilidad en los demás, cada uno de nosotros tenemos la capacidad de crear entornos eficientes y productivos más allá de los agentes externos.

Todos los aspectos que voy a enumerar a continuación están influenciados por mi labor como responsable de producción en una industria alimentaria.

1.Ten un calendario de reuniones periódicas (y respétalo).

Al igual que entendemos que nuestras funciones profesionales tienen que tener un organigrama, un cuadro de indicadores, planes de acción..... Nuestro tiempo también requiere de una organización y tener un calendario con las tareas periódicas nos ayudará a priorizar en el día a día, a mostrar nuestra disponibilidad para otras personas y a medir el grado de saturación de nuestro tiempo.

En este calendario apunta tanto los temas profesionales como compromisos de fuera de tu mundo profesional que tengas agendados y sean importantes para tí.

Cuando te pregunten acerca de tu disponibilidad para una reunión, COMPARTE tu calendario.

Obviamente si nos gusta que respeten nuestro calendario, cuando nosotros seamos los organizadores de una reunión debemos empatizar con los asistentes y consultar su disponibilidad.

TELETRABAJO NO ES DISPONIBILIDAD PERMANENTE PARA REUNIRNOS.

Cada puesto de trabajo tiene sus horarios y debemos respetar los tiempos para nuestras familias y para nuestro descanso. A mi personalmente me cuesta mucho, y tengo que seguir trabajando duro este tema, pero tenemos que desconectar tecnológicamente!

2. Bloquea tu calendario con una semana de antelación.

Anticípate al día a día y cierra tu calendario de manera, que salvo asuntos de fuerza mayor, tengas tu tiempo agendado con anterioridad. Yo trato de no aceptar reuniones que me llegan de un día para otro, salvo que sean de temas de extrema urgencia. Mi experiencia dice que no hay tantos temas de alta urgencia,...

Al igual que en el punto anterior, si no me gusta poner reuniones de un día para otro, trato de no hacer lo mismo,.... (en este momento alguno de mis colaboradores estará pensando que debo seguir trabajando este punto :-) )

3. Dos preguntas antes de aceptar una reunión: ¿Qué voy a aportar en la reunión? ¿Qué me quiero llevar de la reunión?

Si la respuesta a esas preguntas es NADA, mi opinión es que no debo aceptar esa reunión. Esto de las reuniones yo lo veo como una cuestión de calidad más que de cantidad. Hay reuniones muy provechosas y reuniones que son una auténtica pérdida de tiempo. Si podemos anticiparnos al segundo tipo y evitarlas, tendremos un tiempo valioso para poder aportar valor con otras tareas.

4. Preparar las reuniones.

Si al aceptar una reunión adquiero el compromiso de preparar algo de lo que se va a tratar en ella dedicaré tiempo a prepararlo de manera que la reunión gane en eficiencia.

Si soy el organizador de la reunión, tener una escaleta con temas a tratar y tiempos es de gran utilidad si la comunicamos a los asistentes. Al inicio de la reunión resulta muy recomendable repasarla para que se cumplan los horarios y los puntos a tratar

Siempre y cuando sea posible es de mucha ayuda hacer llegar lo que ha preparado cada uno a los asistentes de la reunión para que no perdamos tiempo de la reunión descubriendo por primera vez la información que se trata.

Salvo a reuniones puramente "informativas" en las que por lo general únicamente nos llevamos información, en las reuniones "operativas" se va a actuar, tomar decisiones, proponer acciones,.... y para ello hay que llevar los temas bien trabajados.

Aunque parece aspectos sencillos de cumplir, llevarlos a cabo no siempre es sencillo, en un contexto tan cambiante y cortoplacista como en el que nos desenvolvemos. Qué no sea capaz de cumplir todos los puntos en todas mis reuniones no me desalienta. El mero hecho de ser consciente de como podemos y queremos mejorar nuestras reuniones, e ir cumpliendo alguno de los puntos anteriores, nos acerca a ser más eficientes en nuestras reuniones y a dedicar tiempo de calidad a las mismas.

La perfección mata lo bueno, en las reuniones también