¡Usted tiene la carga de la prueba! (Onus probandi)

Hablando con empresarios en asuntos relacionados con los servicios de Recursos Humanos que sus empresas necesitan, he encontrado que hay muchas ideas acerca de la clasificación de empleados que son falsas. El clasificar a sus empleados erróneamente puede causarle muchos problemas a su compañía con las agencias estatales y federales encargadas de hacer cumplir la ley. Según algunos estimados 40% de las empresas no están cumpliendo la ley de las leyes justas de trabajo (FLSA). ¿Cómo prepararse? ¿Qué puede hacer en estas circunstancias? ¡Tome la iniciativa!

Clasifique a sus empleados apropiadamente: En general, si usted tiene empleados que están exentos del pago de tiempo extra (se les paga por salario) asegúrese que se les está pagando por el trabajo que hacen y no por las horas trabajadas. Su compañía tiene que pagarles a estos empleados 40 horas a la semana y no puede reducirles el salario si trabajan menos de 40 horas. Usted no puede descontarles días de trabajo debido a las ausencias menores a un día o por cuestiones disciplinarias (a menos que haya cometido una infracción de seguridad grave). Existe una línea muy delgada entre cumplir con la ley o no, asegúrese de tener las descripciones de trabajo de los empleados y, si es apropiado, clasifique a sus empleados como exentos.

Carga de la prueba: Su compañía tiene la carga de la prueba cuando se trata de sus empleados y si estos están exentos del tiempo de pago de tiempo extra bajo la ley FLSA. La ley FLSA no es muy clara, así que el estatus de exento del trabajador depende de las funciones que este desempeña. Su empresa tiene que ser muy cuidadosa en su documentación de las tareas y responsabilidades de los trabajadores para probar afirmativamente (affirmanti incumbit probatio) que estos empleados caen dentro de las excepciones de la ley. Esta carga de la prueba se demuestra con evidencia considerable y substancial en uno y cada uno de los elementos.

Investigación: Si alguna agencia estatal encargada de hacer cumplir la ley laboral lo visita, ellos investigarán y reunirán información con respecto a salarios, horas trabajadas y otras prácticas de empleo; podrían entrar en su empresa e inspeccionar los archivos de la compañía; podrían cuestionar y hacerle preguntas a su personal con respecto a sus prácticas de empleo para determinar si usted ha violado la ley FLSA o no. Este preparado y tenga todos los documentos necesarios en su lugar.

¡No deje que lo sorprendan! Prepárese. Revise periódicamente si sus empleados están clasificados apropiadamente. Tenga todos los documentos para comprobar que sus empleados son exentos bajo la ley; tenga las tarjetas de tiempo de los empleados, archivos de nómina y toda la información relevante. Es una buena idea crear y guiarse por medio del manual del empleado y descripciones de trabajo. Escuche las quejas de sus empleados y determine si estas quejas son válidas o no; informe a sus empleados de sus derechos bajo la ley FLSA por medio de los posters que, por ley, usted tiene que tener en el lugar de trabajo. ¡Manténgase alerta!