Last updated on 29 août 2024

Que faire si vos délais administratifs changent constamment ?

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Faire face à des délais administratifs changeants peut être un défi de taille. En tant que responsable de la gestion de ces échéances, vous avez souvent l’impression d’essayer d’atteindre une cible mouvante. Cela peut être frustrant et stressant, mais il existe des stratégies que vous pouvez employer pour gérer efficacement cet aspect dynamique de la gestion administrative. En restant flexible, en communiquant clairement et en hiérarchisant les tâches, vous pouvez naviguer à travers des calendriers changeants et garder votre sang-froid. Cet article explorera les mesures pratiques que vous pouvez prendre pour gérer l’incertitude liée aux échéances changeantes et garder vos projets sur la bonne voie.

Des experts chevronnés contribuent à cet article

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Camila Castro

1 Hiérarchiser les tâches

Lorsque les échéances changent, il est crucial de réévaluer votre liste de tâches. Regardez ce que vous avez dans votre assiette et hiérarchisez les tâches en fonction de leurs nouvelles échéances et de leur importance. Si vous avez des tâches moins urgentes, envisagez de les repousser pour vous concentrer sur les plus critiques. Utilisez des outils tels que la matrice d’Eisenhower, qui classe les tâches en urgentes/non urgentes et importantes/non importantes, pour vous aider à décider ce qui nécessite votre attention immédiate et ce qui peut attendre. De cette façon, vous pouvez allouer efficacement votre temps et vos ressources pour respecter les délais les plus urgents en premier.

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Katherine Abrignani

Legal Assistant
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One thing I have found helpful is using Outlook with, for example, a 14 day reminder - 7 day reminder and 1 day reminder - depending upon what the task or deadline is.

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Samoual Hassan

Head of Administration Dal Food, PhD in Economics in National Strategic Planning Heavy Industry Companies, SP-Assoc. CIPD. Talks about #Leadership, #Strategicworkforceplanning, #ChangeManagement, #TalentDevelopment.
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Begin by listing all your tasks, then assess each one for deadlines and their impact on your goals. Use tools like the Eisenhower Matrix to categorize tasks into four quadrants: urgent and important, important but not urgent, urgent but not important, and neither urgent nor important.

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Dunia Mukhles, COM, PHRM

Executive Assistant | Certified Office Manager | Certified HR Professional & Corporate Trainer
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When deadlines are constantly shifting, the first step is to prioritize tasks based on their urgency and importance. Identify which tasks are critical and need immediate attention, and focus on completing those first. By organizing tasks in order of priority, you can manage your workload more effectively and ensure that the most crucial deadlines are met, even when changes occur.

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Scott C.

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I do 1 project at a time,Whatever the deadlines were at the beginning will stay that way until the end,Nobody likes being jerked around or micro managed so don't let em.

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2 Communiquer clairement

La communication est essentielle lorsque les délais sont fluctuants. Contactez votre équipe, vos superviseurs et toute autre partie prenante pour les informer des changements et discuter de l’impact de ces changements sur le flux de travail. Soyez proactif en demandant des prolongations de délai si nécessaire et soyez clair sur ce que vous pouvez livrer de manière réaliste. Il est essentiel de gérer les attentes et de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde pour éviter la confusion et la frustration. Des contrôles et des mises à jour réguliers peuvent aider à maintenir la transparence et à renforcer la confiance entre les membres de l’équipe.

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Camila Castro
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É preciso avaliar o porquê os prazos estão mudando tão constantemente. A criação de formulário a ser preenchido pela equipe sobre cada prazo, suas atividades e graus de dificuldades, podem demonstrar o que há de diferente de uma demanda para outra, o que vem dificultando a finalização de uma atividade. Depois de avaliar é preciso traçar uma estratégia para fixar um prazo novo se necessário, e realizar avaliações para analisar se o novo prazo fixado está de acordo, e senão porquê.

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Samoual Hassan

Head of Administration Dal Food, PhD in Economics in National Strategic Planning Heavy Industry Companies, SP-Assoc. CIPD. Talks about #Leadership, #Strategicworkforceplanning, #ChangeManagement, #TalentDevelopment.
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By keeping stakeholders in the loop, project managers can reduce the risk of misunderstandings and ensure that everyone is on the same page. In addition to keeping stakeholders informed, effective communication allows stakeholders to provide feedback and input.

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Dunia Mukhles, COM, PHRM

Executive Assistant | Certified Office Manager | Certified HR Professional & Corporate Trainer
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Effective communication is essential when dealing with shifting deadlines. Keep all relevant parties informed about the changes and how they impact the timelines. Clearly communicate any adjustments to the deadlines and seek clarification if needed. By maintaining open lines of communication, you can manage expectations, avoid misunderstandings, and ensure that everyone is aligned on new deadlines and priorities.

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3 Adaptez votre emploi du temps

La flexibilité est votre alliée face aux délais changeants. Soyez prêt à ajuster votre horaire et à travailler à des heures différentes pour s’adapter aux nouveaux calendriers. Si possible, réservez du temps dans votre calendrier pour des tâches imprévues ou des changements de dernière minute. Il ne s’agit pas de se surmener, mais plutôt d’être intelligent dans la façon dont vous utilisez votre temps. N’oubliez pas qu’il s’agit de travailler efficacement, pas nécessairement plus longtemps. Il est important de trouver un équilibre entre la flexibilité et les limites personnelles pour prévenir l’épuisement professionnel.

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Samoual Hassan

Head of Administration Dal Food, PhD in Economics in National Strategic Planning Heavy Industry Companies, SP-Assoc. CIPD. Talks about #Leadership, #Strategicworkforceplanning, #ChangeManagement, #TalentDevelopment.
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When you're flexible, you're versatile, resilient and responsive to change. You can adapt to unexpected demands in the workplace – sudden surges in work, urgent problems, or an unpredictable event , such as a cyber security breach or financial crash, for instance.

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Dunia Mukhles, COM, PHRM

Executive Assistant | Certified Office Manager | Certified HR Professional & Corporate Trainer
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Adapting your schedule to accommodate shifting deadlines is crucial for managing your workload. Be prepared to adjust your plans and allocate time flexibly to address changes. This might involve reorganizing your calendar, shifting less urgent tasks to later dates, or setting aside additional time to handle unexpected changes. Flexibility in scheduling helps you stay responsive and maintain productivity despite frequent deadline adjustments.

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4 Tirez parti de la technologie

La technologie peut être un outil puissant pour gérer les délais changeants. Utilisez un logiciel de gestion de projet pour suivre les changements en temps réel et ajuster vos plans en conséquence. Configurez des alertes ou des notifications pour rester informé des mises à jour ou des dates d’échéance à venir. Adoptez des outils collaboratifs qui vous permettent, à vous et à votre équipe, de travailler ensemble de manière transparente, même lorsque les priorités changent. En tirant parti des bonnes solutions technologiques, vous pouvez rester organisé et réactif aux changements.

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5 Déléguer judicieusement

Lorsque les échéances bougent, il est peut-être temps de déléguer des tâches pour s’assurer que tout est fait à temps. Évaluez les forces et la disponibilité de votre équipe, et attribuez les tâches en conséquence. La délégation permet non seulement de répartir la charge de travail, mais aussi de responsabiliser les membres de votre équipe en leur donnant la propriété de leur travail. Assurez-vous de fournir des instructions claires et les ressources nécessaires pour que les tâches déléguées soient accomplies de manière efficace et efficiente.

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Samoual Hassan

Head of Administration Dal Food, PhD in Economics in National Strategic Planning Heavy Industry Companies, SP-Assoc. CIPD. Talks about #Leadership, #Strategicworkforceplanning, #ChangeManagement, #TalentDevelopment.
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Delegation is the act of redirecting tasks and initiatives to other team members. You might delegate work to distribute responsibility more evenly, or because the task or initiative is more relevant to another team member's priorities, skills, or interests. Knowing when and how to delegate makes you a better manager.

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Dunia Mukhles, COM, PHRM

Executive Assistant | Certified Office Manager | Certified HR Professional & Corporate Trainer
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To manage shifting deadlines effectively, delegate tasks wisely. Assess the strengths and capacities of your team members and assign tasks based on their skills and availability. By distributing tasks appropriately, you can ensure that deadlines are met more efficiently and reduce the pressure on yourself. Delegating effectively also allows you to focus on high-priority tasks and adapt to changing deadlines with greater ease.

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6 Restez proactif

Enfin, il est essentiel de rester proactif dans la gestion des échéances changeantes. Anticipez les changements potentiels en gardant un œil sur l’avancement du projet et sur tout facteur externe qui pourrait provoquer des changements. En ayant une longueur d’avance, vous pouvez préparer des plans d’urgence et ajuster votre stratégie avant que les changements ne deviennent des problèmes critiques. La proactivité passe également par la révision régulière de vos processus afin d’identifier les points à améliorer qui peuvent vous aider à mieux gérer les changements d’échéances à l’avenir.

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1 Hiérarchiser les tâches

2 Communiquer clairement

3 Adaptez votre emploi du temps

4 Tirez parti de la technologie

5 Déléguer judicieusement

6 Restez proactif

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1 Hiérarchiser les tâches

2 Communiquer clairement

3 Adaptez votre emploi du temps

4 Tirez parti de la technologie

5 Déléguer judicieusement

6 Restez proactif

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