L’identification et l’évaluation des actifs documentaires existants constituent la première étape. Vous pouvez utiliser des outils tels que les systèmes de gestion de documents, les audits de contenu ou l’analyse des métadonnées pour vous aider à déterminer ce que vous avez, où il se trouve, à qui il appartient et à quel point il est utile. En outre, vous devez prendre en compte plusieurs critères, tels que la pertinence par rapport à l’état actuel et aux fonctionnalités du logiciel, l’exactitude de la documentation, l’exhaustivité de la documentation couvrant toutes les fonctionnalités et tous les scénarios du logiciel, l’accessibilité pour le public cible et la maintenabilité par l’équipe de documentation.
While assessing the document before discarding or archiving it, the historical context of the document should be understood. Why it was created, is it serving some specific purpose or addressing any specific challenge? After analyzing them, consider the tacit knowledge embedded within the documentation. Even if the information seems outdated, it may still contain valuable insights or lessons learned that could be beneficial for future projects or reference.
L’étape suivante consiste à décider ce que vous voulez réaliser avec votre migration de documentation et comment vous allez le faire. Alignez vos objectifs sur les besoins et les attentes des parties prenantes, telles que les développeurs, les utilisateurs ou les clients. En outre, tenez compte des coûts, des avantages et des risques des différentes options de migration. Vous souhaiterez peut-être consolider les sources, les formats ou les systèmes de documentation en un seul ou plusieurs à l’aide d’outils tels que la conversion, l’importation ou l’exportation de contenu. En outre, vous pouvez moderniser la qualité, la convivialité ou la compatibilité de votre documentation avec de nouveaux outils, plates-formes ou normes en utilisant l’édition, la mise en forme ou la validation du contenu. Enfin, si vous souhaitez modifier la structure, le style ou le format de votre documentation pour l’adapter à un objectif, un public ou un support différent, vous pouvez utiliser des outils tels que la restructuration, la réécriture ou l’adaptation de contenu.
Seamless transition of legacy documents to a new system or format, ensuring improved accessibility, usability, and maintainability. Defining the objective is important prior to setting the migration goals and strategy.
I suggest this is the first and most important step — no, phase — because it can be the most resource-intensive: • It takes time to convince management and other influential stakeholders that the change from X to Y at this time is worth the expense and disruption from old to new • It takes a financial commitment to budget and spend money for buying or leasing products • It often involves working with outside consultants to assist • It takes training staff (and/or hiring new staff), often with subject-matter experts who provide rough drafts or who review material written be others being resistant to change, often quite vocally. • It means continuing meeting documentation needs while the “documentation transformation” is occurring
La troisième étape du processus consiste à sélectionner les outils et méthodes appropriés pour la migration de votre documentation. Il est important de prendre en compte la disponibilité, la fonctionnalité et la compatibilité des différents outils et méthodes pour votre type, format ou système de documentation spécifique. En outre, il est essentiel de tester et d’évaluer les performances, la qualité et la fiabilité des outils et des méthodes avant de les utiliser pour votre migration. Les outils et méthodes courants comprennent manuel, automatisé et hybride. Le manuel peut être utile pour la documentation à petite échelle, complexe ou sensible qui nécessite une grande précision ou personnalisation; Cependant, cela peut aussi prendre beaucoup de temps, être sujet aux erreurs ou incohérent. Automatisé peut être utile pour la documentation à grande échelle, simple ou standardisée qui nécessite une vitesse ou une efficacité élevée; Cependant, il peut également être limité, inexact ou incompatible. Hybride peut être utile pour une documentation à moyenne échelle, mixte ou variée qui nécessite un équilibre entre précision et efficacité; Cependant, cela peut aussi être complexe, coûteux ou difficile.
This is part of the section described as Step 2 above, which can be a complex, expensive, disruptive, and lengthy process. These two “steps” should be significantly expanded upon. Change like this requires a lot of motivation and commitment. One of the most important issues that must be addressed before launching this process or any of the steps described in this article should be, “What happens if we don’t make this transition?” Are there regulatory consequences, data archival and retrieval consequences, sales and customer satisfaction consequences, integrating documentation with product functionality consequences, etc.
La dernière étape consiste à mettre en œuvre votre plan de migration et à en suivre les résultats. Pour garantir la réussite, vous devez créer un plan de migration clair et détaillé qui décrit la portée, le calendrier, les ressources, les rôles et les responsabilités de votre projet. De plus, la communication et la collaboration avec les parties prenantes, les membres de l’équipe et les autres parties impliquées dans le projet sont essentielles. Pour mesurer les résultats de votre migration, vous devez utiliser des mesures telles que la qualité (c.-à-d. pertinence, exactitude, exhaustivité, accessibilité et maintenabilité)efficacité (c.-à-d. le but, le public et le support de la documentation) et l’efficacité (c.-à-d. le temps, l’argent et les efforts du projet de migration).
La dernière étape, mais non la moindre, consiste à examiner et à améliorer votre documentation migrée. Vous devez solliciter et intégrer les commentaires de vos parties prenantes, utilisateurs et pairs sur votre documentation migrée. Vous devez également identifier et résoudre les problèmes, les erreurs ou les lacunes dans votre documentation migrée. Vous devez également mettre à jour et maintenir régulièrement votre documentation migrée pour qu’elle reste pertinente, précise, complète, accessible et maintenable.
While reviewing the migrated document, ensure that all hyperlinks, cross-references, and citations within the documentation are still functional. Broken links or outdated references can diminish the usability and credibility of the documentation. Regularly validate and update links to ensure users can access relevant resources seamlessly.
Choose Senior Technical Writers and Publication Designers with many years experience working for multiple industries and companies. By working in multiple industries and companies, these writers acquire an expanded view and can see the way software and hardware crossover, as well as the possibilities for them to do more so. The wide experience allows Senior Writers to visualize documentation needs beyond what the client thinks they need. For example, iRobot’s Seaglider training manuals needed a large Messages and Codes section for the pilot operators to access when coding the Seaglider. IRobot had never worked with computer programming and APIs to the extent they needed.