Allemagne - Publication de lignes directrices pour se conformer à la première phase de la réforme de la facturation électronique

Le 15 octobre 2024, le ministère fédéral des Finances allemand a publié des lignes directrices pour la mise en œuvre de la réforme de la facturation électronique (e-invoicing) entrant en vigueur à partir du 1ᵉʳ janvier 2025 (dans moins de 75 jours).

La publication apporte des précisions très attendues par les entreprises allemandes concernant notamment les formats, les moyens d’échange ainsi que la lisibilité des factures électroniques.

1. Les formats de la facture électronique

Si les textes de lois définissent la facturation électronique comme un document émis, transmis et reçu dans un format électronique structuré permettant un traitement électronique, les lignes directrices publiées en octobre indiquent que d’autres formats seront acceptés dans le cadre des échanges entre entreprises, à savoir :

• Formats structurés conformes à la Norme EN 16931 : Les factures électroniques doivent être conformes à la norme EN 16931, ce qui garantit que les données de la facture peuvent être traitées électroniquement.
• XRechnung : Un format purement structuré basé sur la norme EN 16931, conçu pour le traitement automatisé.
• ZUGFeRD : Un format hybride qui inclut à la fois une partie de données structurées (par exemple, fichier XML) et une partie lisible par l’humain (par exemple, document PDF). À partir de la version 2.0.1, il est conforme à la norme EN 16931, à l’exception des profils MINIMUM et BASIC-WL.
• Factur-X (France) : Similaire à ZUGFeRD, utilisé en France et conforme à la norme EN 16931.
• Peppol-BIS Billing : Utilisé au sein du réseau Peppol, soutenant la facturation électronique transfrontalière et conforme à la norme EN 16931.
• EDI (Échange de Données Informatisé) : sous certaines conditions, des formats de factures électroniques structurés qui dévient de la norme EN 16931, tels que les procédures EDI, peuvent également être utilisés. Ces formats doivent garantir l’extraction correcte et complète des informations requises.

2. Les méthodes d'échange de la facture électronique

Les lignes directrices publiées décrivent plusieurs méthodes pour échanger des factures électroniques (e-invoices), à savoir :

• Email : Les factures électroniques peuvent être envoyées par email. Le destinataire doit avoir une boîte de réception capable de recevoir des factures électroniques, mais il n’est pas nécessaire que ce soit une boîte de réception dédiée à cet effet.
• Interface électronique : Les données peuvent être transmises via une interface électronique, ce qui permet une intégration directe dans les systèmes du destinataire.
• Accès au stockage central : Au sein des groupes d’entreprises, les factures électroniques peuvent être partagées en fournissant un accès à un emplacement de stockage central.
• Portail Internet : Les factures électroniques peuvent être mises à disposition pour téléchargement via un portail Internet.
• Fournisseurs de services externes : Les entreprises peuvent utiliser des fournisseurs de services externes pour créer et/ou transmettre des factures électroniques, garantissant la conformité avec les exigences formelles de la loi sur la TVA.
• EDI (Échange de Données Informatisé) : Dans certaines conditions, des formats de factures électroniques structurés qui dévient de la norme EN 16931, tels que les procédures EDI, peuvent être utilisés.

3. La lisibilité de la facture électronique

Les données des factures échangées dans des formats structurés ne sont généralement pas lisibles par l’humain dans ce format de données, mais seulement après visualisation.

Selon la réglementation déjà en place depuis des années, la caractéristique de “lisibilité” exigeait que la facture soit lisible par l’œil humain. Avec l’introduction de la facture électronique obligatoire, le mot “lisible” fait désormais référence au fait que le fichier doit être lisible par machine (au sens informatique).

Les données structurées peuvent être affichées dans un format lisible par l’humain en utilisant des applications de visualisation. Cela permet de visualiser les données XML de manière compréhensible pour les humains.

Pour les formats hybrides (par exemple, ZUGFeRD), la partie des données structurées prévaut sur la partie lisible par l’humain en cas de divergences de contenu entre les deux documents.

Nous pouvons constater que nos voisins allemands ont pris une direction unique concernant l’obligation de la facturation électronique. Pour les Allemands, il n’est pas question d’obliger les entreprises à utiliser des prestataires de services accrédités, des réseaux d’échanges ou encore de recourir à un seul format. Les entreprises ont la liberté de choix, mais cela risque aussi de compliquer la mise en œuvre de la réforme.