Report de l’entrée en vigueur de la réforme de la facturation électronique en France : Gardez la dynamique !

L’administration fiscale l’a annoncé :  le nouveau calendrier de l’entrée en vigueur de la réforme de la facturation électronique sera connu d'ici à la fin de l’année, au plus tard à la date de la publication de la Loi de Finances pour 2024.o

En effet, le 29 septembre 2023, lors du 78ᵉ congrès des Experts Comptables, Bruno le Maire, Ministre de l’Économie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique, a communiqué sur un calendrier en trois temps :

• 2024 : développement et test du Portail Public de Facturation (PPF)
• 2025 : mise à disposition du PPF aux entreprises sur une base volontaire
• 2026 : entrée en vigueur de la réforme en mode « big bang » avec une obligation de recevoir, mais également d’émettre des factures électroniques, applicable à toutes les entreprises quelle que soit leur taille.

Le constat est un report de la mise en place de cette réforme stratégique d’au moins 18 mois pour les grandes entreprises et de 12 mois pour les ETI. En revanche, les PME/TPE sont moins impactées, dès lors que leur obligation de facturation électronique à l’émission était déjà prévue pour l’année 2026.

Les avis et, surtout, les ressentis des équipes de nombreuses entreprises et partenaires travaillant sur ce projet chronophage et exigeant se sont alors fait entendre : soulagement pour ceux qui savaient ne pas être prêts, frustration pour ceux qui avaient déjà investi et alloué des ressources significatives au regard des délais requis, confusion pour ceux dont les calendriers d’exécution des différents projets et priorisations devaient être revus.

Il reste que ce temps de report doit surtout être vu pour ce qu’il est : un temps propice pour auditer sa stratégie, effectuer un état des lieux des flux de facturation et affiner la compréhension du périmètre des trois obligations comprises dans cette réforme et qui implique une réelle expertise IT et TVA.

Tout d’abord, il est crucial de bien cerner les différentes étapes que les entreprises doivent franchir lors du projet de mise en conformité. En effet, un projet de mise en conformité n’est pas uniquement un projet où l’entreprise choisit un partenaire PDP et met en place sa solution. Il s’agit d’un projet complexe dans lequel notamment l’entreprise réalisera un diagnostic de son « existant », identifiera des anomalies, définira et exécutera un plan de correction, accompagnera ses équipes dans la conduite du changement.

Les actions ci-dessous que nous vous recommandons d’entreprendre dès maintenant sont essentielles afin de profiter pleinement de la période de report et mener à bien ce projet en toute sérénité tout en optimisant l’utilisation des ressources.

Choisir votre partenaire. Nous vous recommandons de prendre le temps nécessaire pour choisir un partenaire de confiance proposant des services de qualité et à valeur ajoutée répondant à votre besoin, de vérifier la couverture géographique (la France bien sûr, mais pas seulement) et fonctionnelle de sa solution (PDP mais là encore, pas uniquement), de tester les fonctionnalités de la solution de facturation électronique, de bien appréhender l’offre de services (achetez-vous un logiciel en SaaS ou installé sur les machines des utilisateurs ou un « managed service »  avec externalisation complète du processus de facturation ? Un expert de la conformité fiscale ? Un expert de la digitalisation des processus ? Un expert d’échange de données ?, etc.), de prendre le temps, avant de signer des contrats, de vous assurer notamment d’inclure des clauses protectrices des intérêts de l’entreprise.

Formez vos équipes projets. La réforme de la facturation électronique est complexe et nécessite d’y consacrer un nombre considérable d’heures afin de l’appréhender correctement et éventuellement de la maitriser. Vos équipes projets ont probablement assisté à des dizaines de présentations, le plus souvent générales et insuffisantes pour saisir toute la complexité de cette réforme. Même si vous faites appel à un conseil et/ou à un partenaire PDP qui intègre dans ses équipes les meilleurs experts sur le sujet, vous devez avoir au moins un « expert interne » en capacité d’appréhender ce qui vous est vendu sur le sujet. Un expert interne connaitra ainsi mieux les processus de votre entreprise et pourra alors identifier de façon plus pertinente vos problématiques afin de trouver les solutions adéquates avec vos partenaires. Ce report peut être l’occasion pour prendre du temps, puiser au sein des budgets formations pour faire monter en compétences vos équipes projets.

Définir et exécuter un plan d’actions concrètes pour mettre à jour vos référentiels clients, vos fournisseurs, articles et autres données de facturation. Si vous avez effectué une analyse d’écarts, vous avez probablement constaté des anomalies dans vos données telles que l’absence des numéros de TVA de vos clients ou fournisseurs, des articles vendus non associés à des unités de mesures, ou encore des codes pays ne correspondant pas à ceux attendus par la DGFiP. Bien que certaines PDP proposent des services de corrélation ou « mapping » permettant de transformer la donnée présente dans vos systèmes de facturation dans le format attendu par la DGFiP, ces prestataires ne vont pas pouvoir vous assister si la donnée en interne est absente de vos systèmes de facturation ou de mauvaise qualité. Certaines entreprises affirment également que l'annuaire sera la solution aux problèmes de référentiels clients, mais comment allez-vous identifier votre client dans l'annuaire si vous ne disposez pas déjà de son identifiant ? L'annuaire vous permettra de trouver une adresse électronique qui remplacera le courriel ou l'adresse postale que vous avez maintenant. Ce report peut ainsi être l’occasion de nettoyer vos bases de données, identifier les données manquantes et les alimenter avec des données de qualité.

Revoir la cartographie de vos transactions et déterminer, pour chaque opération, de quelle obligation elle relève. Vous l’aurez compris, vous allez avoir trois obligations à gérer, chacune ayant son propre périmètre :  une obligation de facturation électronique (couverte sous le vocable anglais « e-invoicing »), une obligation de transmission de données de transactions et une obligation de transmission de données de paiement (toutes deux couvertes sous le vocable anglais « e-reporting »). Ces périmètres sont déterminés en fonction de notions TVA complexes ainsi qu’au regard de règles de territorialité des flux et de redevabilité difficiles à maitriser. Il est donc utile dans un premier temps d’effectuer un état des lieux des flux de facturation de votre entreprise. Vos équipes pourront alors se faire assister par un spécialiste de la matière afin de les sécuriser au sens TVA. Cette période peut aussi être mise à profit pour un audit TVA des opérations ou a minima une revue de cohérence des factures pour vos opérations les plus complexes ou celles qui contiennent un élément d’extranéité. En effet, une erreur dans la qualification ou le régime TVA des opérations peut avoir un impact sur la détermination de l’obligation qu’elle doit satisfaire.

Les entreprises étrangères sont quant à elles souvent peu informées qu’elles peuvent être attraites dans le champ de la facturation électronique et relever de celui de la transmission de données de transactions et de paiements via une localisation au sens TVA de leurs opérations en France.

Il s’agit ainsi d’utiliser ce temps de façon constructive pour auditer et sécuriser l’ensemble des flux, mais aussi former vos équipes comptables sur les problématiques TVA découlant de la facturation (avoirs, acomptes, factures, note de débit, note de crédit, etc.). De plus, certaines mentions reportées sur une facture peuvent engendrer en TVA des impacts sur le régime d’une opération. Il est donc utile de pouvoir les connaître afin d’être en mesure d’éviter ses impacts pour l’opérateur en cas de contrôle fiscal.

Identifier les liens entre le projet de facturation et les autres projets au sein de votre organisation : certaines entreprises semblent prioriser, par exemple, des projets de migration vers un nouvel ERP au détriment du projet de conformité avec la réforme de facturation électronique. Or, les deux projets nous semblent interdépendants. Si vous êtes en train d’effectuer votre expression de besoins pour votre module de facturation, il est important de bien identifier les champs informatiques et les valeurs à prévoir dans votre nouvel ERP. Il existe aussi à ce stade des interactions à faire avec la TVA. Si vous êtes en train de définir la liste des codes TVA à intégrer dans votre nouvel ERP, il est important tout d’abord de s’assurer de leur pertinence, puis prévoir la méthode à suivre pour faire le lien entre vos codes TVA et ceux attendus par la DGFiP (les intégrer dans l’ERP ou demander un « mapping » à votre PDP). De même, comment envisager d’intégrer les statuts en provenance du PPF ou de la PDP de votre fournisseur dans votre ERP ? Bien que votre PDP pourra vous proposer des services afin de combler des manquements dans un ERP déjà en place, il est vivement recommandé de minimiser les services et d’intégrer le maximum de fonctionnalités dans votre ERP dès lors que votre ERP est selon les dires des entreprises « la seule source de vérité[1] ». Vous allez pouvoir travailler sur votre projet de migration tout en avançant sur votre projet de conformité.

Revoir les priorités. Les entreprises envisagent de profiter d’une contrainte réglementaire en la transformant en opportunité leur permettant de digitaliser leur processus de facturation. Dans la première version du calendrier en vigueur de la réforme, la priorité principale était le plus souvent la conformité et la seconde la digitalisation. De notre point de vue, le report de la réforme est une réelle opportunité pour les entreprises afin de revoir leurs priorités, à savoir commencer, par la digitalisation tout en gardant en objectif la conformité : le retour sur investissement sera alors possible avec l’augmentation du volume des factures électroniques grâce à l’entrée en vigueur de la réforme 

La conduite du changement. La mise en place de la réforme de la facturation électronique est aussi un projet de transformation qui va introduire au sein de l’entreprise de nouvelles technologies. Ces dernières impacteront notamment les processus de facturation de votre entreprise, mais aussi la substance des fonctions et des postes. Ainsi, le service courrier verra le volume des factures papier décliner et devra repenser sa façon de travailler. De même, le comptable devra adapter sa façon de comptabiliser les factures de ventes et d’achats, le fiscaliste devra adapter sa stratégie de contrôle fiscal et les moyens dont ils disposent pour défendre la position de la société. L'accompagnement des salariés dans la conduite du changement est un élément essentiel pour garantir la réussite de votre projet de facturation électronique.

Prenez ainsi le temps de communiquer clairement et régulièrement sur ces différents étapes et changements en interne, formez et soutenez vos salariés pour mieux les préparer, impliquez toutes les équipes qui interviennent de loin ou de prêt au sein du processus de facturation.

Vous transformerez alors cette période d’attente en une période constructive avec, à la clé, une vision identifiée du champ des trois différentes opérations couvertes par cette réforme, des flux audités et sécurisés au regard tant de leur régime TVA que des mentions sur les factures et de leurs obligations déclaratives (DES, État récapitulatif, CA3), une équipe interne formée et opérationnellement sereine, prête à intégrer cette réforme au sein de l’entreprise.

Par : Sophie Dorin, Avocate spécialisée en TVA &

Kamila Ferhat, Consultante e-invoicing & e-reporting

[1] « the single source of truth »