Catalogue hébergé ou Punch-Out, comment choisir la meilleure solution ?

Afin de gagner en compétitivité, de plus en plus d’entreprises mettent en place des solutions d’achat électronique ou de « procure to pay » (P2P) et dématérialisent l’acte d’achat. Cette démarche comprend l’accès aux offres de produits négociés, la rationalisation du processus de commande et la dématérialisation de la facture. Les offres de produits négociés sont proposées à travers des catalogues disponibles dans la solution d’achat, accessibles directement depuis le moteur de recherche de ladite solution. Ces catalogues intègrent la description des produits et les conditions contractuelles (prix, dimensions, fabricant...). 

Les catalogues électroniques sont généralement présentés sous deux formes différentes :

• Le catalogue hébergé est archivé dans le système de P2P du client ou de son fournisseur de services (places de marché).
• Le Punch-Out est disponible à travers une interface entre la solution e-procurement du client et le site Internet du fournisseur.

Chacune de ces deux solutions répond à des besoins bien spécifiques propres à l’organisation des clients. 

Le catalogue hébergé, ou e-cat, pour une liste de produits limitée

Ces derniers sont particulièrement adaptés à la gestion de listes de quelques centaines de produits, souvent très récurrents, et garantissent la stabilité des prix.

En revanche, les catalogues hébergés trouvent leurs limites dans la gestion des offres très larges (au-delà de 10 000 références). En effet :

• Le côté « statique » d’un catalogue hébergé a deux inconvénients majeurs :La maintenance d’un e-cat de très grande taille est complexe car il n’est pas mis à jour et génère de plus en plus de commandes faisant référence à des produits obsolètes (qui ne sont plus disponibles ou déréférencés). Dans le même sens, un catalogue statique ne donne pas accès aux nouveaux produits, aux extensions de gammes et aux propositions dynamiques (produits équivalents à des prix inférieurs ou produits associés comme des accessoires). Cela peut créer de la frustration chez l’utilisateur qui trouve mieux sur le site marchand du fournisseur ou sur Internet.
• Il est également impossible pour le client d’avoir accès aux stocks en temps réel et donc aux délais de livraison.
• Les outils de recherche des solutions de P2P sont peu performants et souvent peu précis. Les clients finissent encore une fois par aller les chercher chez le fournisseur ou sur Internet !

Le Punch-Out, pour les offres très larges

Le site web du fournisseur propose systématiquement une offre à jour, avec les produits de substitution et les nouveautés. Connecté au système d’information[1] du fournisseur, le Punch-Out permet d’accéder à des informations mises à jour en temps réel tels que la quantité disponible en stock, les délais de livraison, etc. Certains Punch-Out proposent également un accès à l’ensemble des documents techniques et liés à la transaction comme : la commande, le bordereau de livraison, la facture et les étapes de la livraison (track & trace).

Le Punch-Out est souvent suspecté de rendre la maîtrise de l’évolution des prix plus complexe. Cette inquiétude est peu fondée dans le cadre des achats indirects qui impliquent la gestion d’une offre de produits très large avec une faible récurrence d’achat : les achats de l’année dernière ne sont pas ceux de l’année prochaine.

Par ailleurs, le Punch-Out donne une visibilité très précise sur la consommation, ce qui permet notamment de :

• Suivre la variation des dépenses en temps réel et donc d’adapter l’offre plus facilement
• Connaître a posteriori l’évolution des prix des produits réellement achetés. Rien n’empêche de prendre en compte cette évolution par exemple en l’intégrant rétroactivement dans la remise de fin d’année pour garantir une stabilité des prix.

 Les principales caractéristiques de ces deux solutions  

e-cat

• Création : Le fournisseur fournit un document CSV (ou équivalent) au format demandé
• Publication : Par le client ou par le fournisseur de la solution P2P
• Contrôle des données : Par le client à chaque livraison du catalogue
• Reporting : Par le client
• Recherche des produits : Commune à l’ensemble des offres sur le moteur de recherche de la solution et avec les données fournies
• Mise à jour : Nécessaire pour réduire le taux d’obsolescence

Punch-Out

• Création : Mise à disposition de l'offre du fournisseur sur le site du client
• Publication : Par le fournisseur en appliquant les conditions commerciales sur son site web
• Contrôle des données : Par le fournisseur avec du reporting sur les consommations et évolutions des prix / Capacité à gérer les classifications standards (UNSPCSC) et spécifiques du client
• Reporting : Par le fournisseur en proposant un reporting de consommation / Accès à l’ensemble des documents associés à la transaction (commande, bordereau de livraison, track & trace…)
• Recherche des produits : Site marchand et moteur du fournisseur sur ses propres données /Gestion de liste de produits favoris, rappel des précédentes commandes 
• Mise à jour  : Fait automatiquement sur le site marchand

Pour conclure : L’utilisation de catalogue hébergé convient à des listes de produits récurrents et très précis. En revanche, le Punch-Out est davantage adapté à la gestion des achats non stratégiques comprenant des offres généralement très larges. Maintenant, à vous de faire votre choix pour rationaliser vos achats !

[1] Le mode de fonctionnement du Punch-Out est de rapatrier le « panier » constitué par l’utilisateur, dans le système d’achat du client sous la forme d’une « demande d’achat ». La demande d’achat sera ensuite transformée ou non en commande par le processus de validation du client.