Comment détecter et sélectionner les Cas d'usage pour une automatisation de tâches

La première étape cruciale pour envisager d'automatiser un processus, est de comprendre le métier concerné. Parler avec ceux qui opèrent au quotidien, qui ressentent des freins ou des difficultés dans leurs tâches et qui maîtrisent aussi les subtilités des processus est essentiel. Leur implication est la clé pour réussir toute initiative d'automatisation. Cela nécessite des discussions approfondies et des ateliers éducatifs pour expliquer les avantages de l'automatisation.

L'Engagement du Métier et l'Intégration de l'IT

Engager le métier dans le processus d'automatisation est fondamental. Il est important de leur montrer les bénéfices potentiels pour leur entreprise et leur service. Cependant, il ne faut pas oublier d'intégrer l'IT dès le début de cette démarche. L'IT joue un rôle crucial dans le succès des projets d'automatisation, notamment ceux impliquant l'intelligence artificielle. En expliquant et montrant les bénéfices, on supprime une part des craintes présentes autour de l'automatisation, souvent iduites par des méconnaissances et idées reçues.

Méthodes pour Détecter les Cas d'Usage

Il existe plusieurs méthodes pour détecter les cas d'usage. Les entretiens qualitatifs et les ateliers avec les métiers sont efficaces pour comprendre les besoins en profondeur. Le design thinking est une approche particulièrement utile dans ce contexte. En parallèle, l'utilisation de méthodes quantitatives telles que les sondages peut aider à recueillir des données auprès de différentes entités et catégories professionnelles au sein de l'entreprise.

Confrontation des Informations et Industrialisation de la Recherche

La confrontation des informations provenant du terrain et des différentes strates de l'organisation permet de cerner les véritables problématiques. L'industrialisation de la recherche des cas d'usage est également possible grâce à des outils comme le Task Mining ou le Process Mining, qui analysent les actions et interactions des employés au quotidien.

Critères de Sélection des Cas d'Usage

Plusieurs critères doivent être pris en compte pour sélectionner les cas d'usage les plus adaptés à l'automatisation. La complexité du processus, son impact sur la gestion du changement, le retour sur investissement (tant qualitatif que quantitatif), ainsi que l'impact opérationnel et commercial sont autant d'éléments à évaluer.

Conclusion

En conclusion, détecter et sélectionner les cas d'usage pour l'automatisation nécessite une approche holistique, impliquant à la fois les opérationnels, le métier et l'IT. En combinant méthodes qualitatives et quantitatives, ainsi que des outils spécialisés, les entreprises peuvent identifier les processus les plus propices à l'automatisation, tout en maximisant les bénéfices pour leur organisation.