Comment venir à bout de ses mails (sans embaucher de secrétaire)

Vous êtes occupés sur un tableau complexe, ou un compte rendu, et une notification arrive. Forcément, vous allez voir, pour connaitre la teneur, et/ou l'urgence du message. Dans la majeure partie des cas, vous en prenez connaissance et vous retournez à votre activité initiale, décidant que le traitement du mail pouvait attendre : Intérêt zéro, sauf de perdre du temps précieux.

En effet, selon une étude*, 88 courriels sont reçus chaque jour par personne en entreprise. Multipliés par les 30 secondes que vous prenez pour les ouvrir à chaque fois, juste à titre informatif , le total de temps perdu pique les yeux à hauteur d'une journée (44 minutes), ou même d'une semaine (220 minutes soit pratiquement 4 heures, ouch !).

Ajoutons à cela qu'après chaque interruption, le cerveau a besoin d'un temps de réadaptation pour retrouver une concentration maximale, on peut aisément doubler ces chiffres.

Coupez tout !

La 1ére des actions à mettre en place, c'est de couper toute notification, que ce soit sur ordinateur ou sur portable. 

Nous sommes devenus des esclaves du bip sonore et de la vibration et des outils qui, à l'origine, devaient nous faciliter la vie, sont en train de nous enchainer et de grignoter notre temps si précieux.

Reprenez le contrôle et décidez du moment où vous relevez vos mails.

Batchez

Le batching consiste à regrouper sur une même session de travail les tâches similaires, et le traitement des mails s'inscrit complètement dans ce principe organisationnel.

Vous pouvez par exemple décider de relever vos mails 3 fois par jour : le matin, le midi et une dernière fois en fin de journée. L'objectif de chaque session est de terminer avec un Inbox à 0, en moins d'1/2 heure.

Alors oui, la 1ère fois, le tri ne sera peut-être pas terminé à la fin de la session, mais il faut se forcer à stopper, et ne reprendre que lors de la session suivante : La régularité fera que vous viendrez forcément à bout de tous vos mails.

⚠️Cas particulier : Vous avez plus de 500 mails d'arriéré...Effacez d'office et sans un regard les 400 plus anciens pour repartir sur une base plus saine. De toutes façons, les sujets contenus sont soit passés de date, ou alors vous serez relancés si c'est toujours d'actualité.

Ne vous torturez pas à vouloir tout lire et vérifier chaque information : Vous êtes déjà sous l'eau alors n'ajoutez pas un poids supplémentaire qui vous enfoncera encore plus..

Ouvrir c'est ne jamais refermer

Le principal mot d'ordre à se donner, c'est que chaque mail ouvert ne doit pas être refermé avant d'être archivé.

Pour y parvenir, voici comment procéder :

Pour chaque mail, vous devez vous poser la question :"Est ce que cela nécessite une action"?

🔸️Si oui, posez vous cette nouvelle question : "L'action va-t-elle prendre moins de 2 minutes ?" Vous la faites immédiatement.

🔸️Si non, écrivez votre action dans votre liste de tâches.

Ensuite archivez ou jetez selon l'importance du mail.

⚠️Attention : Vous ne devez pas confondre votre Boite mail avec une to do liste; Garder les mails "pour plus tard" c'est ce qui va vous déborder et c'est une perte de temps (car vous ouvrez plusieurs fois le même mail). Pas de panique, le fait d'archiver va vous permettre de pouvoir revenir à tout moment sur un mail au besoin.

Et si il n'y a pas d'action ?

C'est donc une information, mais la même question s'impose :

"Est ce que je peux en prendre connaissance en moins de 2 minutes?" Si oui, faites le de suite, si non, programmez sur votre liste de tâche cette lecture à un moment plus opportun.

💡Pour les SPAMS, vous pouvez vous équiper d'un logiciel de nettoyage, type Cleanfox. Très simple d'utilisation, Il vous permettra de vous libérer d'un seul swipe à gauche de tous vos expéditeurs indésirables.

On commence par les plus récents ou les plus anciens ?

Il est plus judicieux de commencer par les plus récents : certains sujets ont peut être connu des updates, ou des annule et remplace donc autant avoir la bonne info tout de suite.

De même, certains sujets avec plusieurs contributeurs pourraient avoir été résolus avant que vous les voyiez : Même pas la peine de créer une tâche du coup 👍

L'archivage

Toujours dans l'optique de gagner du temps, ne vous perdez pas à créer des dossiers pour vos archivages; non seulement cela va vous faire perdre du temps (la facture je la range dans le dossier facture ou dans le dossier client ?), mais en plus c'est devenu complètement inutile.

Les gestionnaires mails ont désormais des moteurs de recherche très puissants et vous permettent de retrouver vos mails non seulement avec des mots clefs contenus dans le titre, mais également dans le contenu.

Se lâcher la grappe

C'est très grisant de parvenir à dompter sa boite mail, mais il ne faut pas devenir complètement rigide et se rendre malade quand on n'a pas réussi à tenir le cap.

Les journées se suivent mais ne se ressemblent pas, et si aujourd'hui, parce que vous avez été en déplacement, ou vous avez enchainé les réunions, vous vous êtes laissé envahir par les mails, ce n'est pas grave. Ne vous inquiétez pas, le système que vous avez mis en place vous permettra de reprendre très vite le contrôle.

Et vous ? Finissez vous la journée à zéro ou sous l'eau ? Avez vous d'autres tuyaux à me partager ? Dites moi tout !

* Radicati Group, mars 2015

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