SOS, Mon quotidien n'est qu'urgences !!

La journée démarre à peine, vous posez le pied au sol que votre cerveau est assailli par tout ce que vous avez à faire dans la journée. Ce n'est pas comme si vous ne veniez pas d'y penser une partie de la nuit déjà ! Tel le lion en cage, vous n'avez qu'une hâte c'est de vous mettre dans l'action pour abattre un maximum de tâches.

Vous connaissez tous les systèmes d'organisation et de gestion du temps, mais ça ne peut pas s'appliquer pour vous : votre quotidien c'est les urgences; Vous êtes quelqu'un de rapide et réactif, c'est ce qui vous définit. Vous marchez à l'adrénaline et le multitâches n'a aucun secret pour vous.

N'empêche que parfois, souffler un peu, ça pourrait être pas mal. C'est vrai que ce n'est pas idéal au final de toujours courir, de se dépêcher en permanence...

Comment retrouver un peu de souplesse dans votre emploi du temps ? 3 petites étapes peuvent vous permettre de ne plus subir ces urgences quotidiennes.

1. Accueillez et traitez vos urgences

Vous avez des urgences, c'est un fait, donc la 1ere chose c'est de ne pas entrer en résistance contre cela en voulant révolutionner du jour au lendemain les choses.

Dans mon article (5 signes que vous êtes débordés), j'explique que dans l'idéal, il faut garder 20 à 30% de votre planning quotidien disponible pour traiter les imprévus, les urgences.

Au départ, inversez ce chiffre : 70% de votre journée sera dédiée aux urgences, et 30% à ce qui est important. Il est important que vous vous teniez à ces 30% incompressibles, afin de vous voir avancer sur des sujets de fond.

Petit à petit, vous serez capables d'inverser à nouveau les pourcentages vers l'autre sens.

Établissez une hiérarchie dans vos urgences en vous posant ces questions : Qu'est ce qui définit que c'est urgent ? Une date, un besoin vital, un supérieur hiérarchique ?

Si c'est un supérieur, est ce que ce qui vous est demandé a une échéance précise, ou est ce que c'est à rendre "au plus vite" ? C'est quand exactement "au plus vite"?

Si c'est daté, est ce que c'est une date ferme et définitive, ou pouvez vous bénéficier d'un report? Quelles seront les conséquences si vous ne rendez pas le travail dans les temps ?

Trouver des priorités dans vos urgences, c'est déjà faire un grand pas dans l'organisation de vos journées et la gestion de votre temps : Vous allez déjà automatiquement gagner en sérénité

2. Ne pas ajouter d'urgences sur les urgences

La seconde étape pour gagner en clarté, c'est de "couper le robinet" pour éviter que de nouvelles urgences viennent se greffer à celles existantes.

La plupart des urgences que vous rencontrez sont des actions, pour lesquelles vous aviez une deadline qui semblait lointaine, donc que vous avez repoussées jusqu'à ce que vous soyez en obligation de vous y coller...

En dediant 30% de votre temps chaque jour pour traiter ces actions à moyen terme, vous allez pouvoir reprendre le contrôle sur votre agenda.

La matrice d'Eisenhower est un outil puissant qui vous permettra de distinguer entre autre ce qui est urgent et important de ce qui est important et non urgent.

Les sollicitations extérieures sont également autant d'urgences en puissance que vous pouvez contrôler; Laisser le répondeur plutôt que de répondre du tac au tac, cela vous permettra d'organiser non seulement votre réponse, mais surtout le moment que vous choisirez pour apporter cette réponse.

Les mails et messages sont les pires perturbateurs : il suffit d'entendre la notification d'une nouvelle réception pour que notre curiosité soit piquée et que la consultation de cette information devienne obsessionnelle ! Rendez-vous service et désactivez toutes les notifications; Prenez l'habitude de relever vos messages et mails à heures fixes et vous gagnerez en efficacité et en sérénité.

Concentrez vous sur une tâche à la fois : en commençant plusieurs choses en même temps, ce que vous risquez c'est de les laisser inachevées à la fin de la journée, ce qui créera votre urgence du lendemain ! Faire une tâche après l'autre, c'est non seulement lui attribuer toute votre énergie, mais aussi la garantie de la terminer avant d'entamer autre chose : vous avez une meilleure maîtrise et donc une meilleure gestion de votre temps.

3. Comment garantir de garder cette meilleur gestion sur le long terme ?

Apprenez à prendre le temps : Faire des listes, tenir un agenda, un bullet journal...tout outil qui vous parle et qui vous permet de vous poser en début et fin de journée, en début et fin de semaine également, afin d'avoir une vision sur vos impératifs à court et moyen terme.

Mettez en place des règles : Communiquez les à vos collègues, collaborateurs, supérieurs. Vous avez le droit de ne plus être joignables une fois sortis du travail, ou le week-end par exemple. Vous pouvez choisir de ne relever vos mails que de telle heure à telle heure chaque jour, de ne pas être dérangé le matin... Mais si vous voulez que ce soit durable, vous devez transmettre l'information.

Apprenez à dire "non". Si vous estimez que ce qui vous est demandé n'est pas dans vos attributions, si vous pensez que d'autres personnes ont plus le temps ou sont plus qualifiées, ou si vous savez qu'accepter une nouvelle tâche ne peut pas rentrer dans votre emploi du temps, vous avez le droit de refuser.

Il est tout à fait possible de dire "non", tout en restant respectueux et professionnel. Cela ne dit rien de vous et ne vous définit pas. C'est juste une décision sur un sujet que vous prenez à un instant T, car vous savez que c'est la meilleure réponse à apporter à ce moment là.

Travailler dans l'urgence, c'est parfois subit, mais nous pouvons nous rendre compte que dans la majorité des cas, ce sont nos habitudes, nos comportements face à aux situations qui entretiennent et nourrissent ces précipitations. Une prise de conscience suffit le plus souvent à reprendre le contrôle sur le quotidien.