Dématérialisation des factures

Dématérialisation des factures : les nouveautés pour 2020

2020 est l’année de la facturation à 100 % numérique ! Depuis 2017, nous avons pu constater, dans nos institutions professionnelles, que le système de facturation français prenait un nouveau tournant.

Aujourd’hui, la norme n’est plus à une version papier de ladite facture, mais bel et bien à sa version dématérialisée. Quelles sont les obligations en 2020 pour les entreprises face à la dématérialisation des factures ? Qu’est-ce que ça va changer concrètement dans la gestion quotidienne de votre entreprise ? On vous éclaire sur la dématérialisation des factures.

1.  Les principales règles et obligations liées à la dématérialisation des factures

Depuis la loi Macron du 6 août 2015, les entreprises privées ont le droit d’accepter la réception de factures sous un format dit électronique, éditées par d’autres entreprises privées.

Au même titre que pour les marchés publics, cette pratique s’est avérée devenir obligatoire pour :

·        Les grandes entreprises et les personnes publiques, en 2017,

·        Les entreprises de taille intermédiaire, en 2018,

·        Les petites et moyennes entreprises, en 2019,

·        Les micro-entreprises, à compter du 1er janvier 2020.

Pour rappel : la facture électronique (en application de l’article 289 du Code général des impôts) est une facture créée, transmise, reçue et archivée sous forme électronique. Pour que celle-ci soit considérée comme une facture électronique, son processus de réalisation doit être intégralement constitué de façon électronique.

De ce fait, une facture initialement conçue sur un support papier et ensuite numérisée, ne peut être considérée comme une facture électronique. De même, lorsqu’une facture est créée sous une forme électronique et envoyée par papier, elle ne peut être considérée comme une facture électronique.

2. Ce que cela va changer pour les entreprises…

C’est ainsi que depuis le 1er janvier 2020, la facture électronique et le passage à la dématérialisation pèsent lourdement sur tous les fournisseurs du secteur public et privé. Ce processus, plus complexe qu’il n’en a l’air, nécessite de connaître un certain nombre de modalités et d’exigences qui lui sont propres. Car au-delà de vouloir réduire l’empreinte carbone de la France, l’État souhaite aussi améliorer le contrôle des dépenses publiques.

Pour qu’une facture soit considérée comme dématérialisée d’un point de vue fiscal, elle doit remplir 3 conditions sine qua non : être authentique, intègre et lisible.

·        Par authenticité, il faut comprendre que l’émetteur de la facture doit être facilement identifiable et reconnaissable,

·        Par intégrité, il faut entendre que l’ensemble des mentions obligatoires ou non qui figurent sur la facture d’origine ne peut être modifié,

·        Par lisibilité, il faut que celle-ci puisse être lue et comprise sans difficulté majeure par l’utilisateur final, mais aussi par l’administration fiscale.

Alors concrètement, comment votre entreprise peut-elle garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité d’une facture ?

Afin de répondre à ces exigences, les entreprises peuvent avoir recours à trois moyens : l’EDI, la signature électronique, et la piste d’Audit Fiable.

·        L’EDI, également nommé Echange de Données Informatisé, est un processus de structuration des factures. Ce système d’exploitation des données consiste en un accès à une plateforme partagée, sur laquelle deux entreprises distinctes peuvent échanger des informations de manière sécurisée.

Il s’agit de la technique la plus aboutie pour certifier ses factures dématérialisées. En effet, le système est conçu pour recevoir un grand nombre de formats : EDIFACT, VDA, ANSI ASC X12, etc. Cette solution accélère grandement l’édition des factures, permet de facturer de gros volumes rapidement et facilite considérablement la recherche d’information.