Digital interne : Outils et tendances

Il existe une myriade d’options et de solutions en perpétuelle évolution sur le marché afin de promouvoir la communication digitale en interne. Je vous présente quelques outils et tendances avec leur utilité, notamment de la suite Office 365. Ce dernier représente un écosystème complet qui intègre à la fois un dispositif d’identification des utilisateurs mais aussi tout un panel d’outils interconnectés. Je ne présenterai pas en détail chaque outil, mais une sélection des outils qui ont susceptibles de vous intéresser.

Automatiser des processus simples avec Power Automate

La gestion des processus gagne en popularité et en notoriété, car les marchés et les entreprises évoluent chaque jour vers un environnement plus rapide et plus automatisé.

Pour ce faire, on automatise les flux de travail et on évite les tâches subalternes et fastidieuses à l'aide d'un logiciel d'automatisation des flux de travail ou d'un logiciel de gestion des processus. Un exemple d'un tel outil est Microsoft Flow. Il est maintenant appelé "Microsoft Power Automate".

Le potentiel de la vidéo 

Si les réunions et le courrier électronique restent les formes de communication les plus adaptées, la vidéo est apparue comme une option idéale et particulièrement efficace.

La création d'une vidéo peut sembler difficile ou prendre beaucoup de temps, mais lorsque vous envoyez une vidéo de mise à jour rapide à votre équipe, il n'est pas nécessaire qu'elle soit très soignée ou complexe. À l'aide d'un outil d'enregistrement d'écran, comme Microsoft Stream, il vous suffit de vous asseoir devant votre webcam (ou de partager l'écran de votre bureau) et de présenter les informations que vous auriez autrement envoyées par courrier électronique.

Les messages véhiculés par la vidéo sont plus remarquables et leur taux de rétention est plus élevé. 90 % des informations transmises au cerveau sont visuelles et, selon Pop Video, les images sont traitées 60 000 fois plus vite dans le cerveau que le texte. 

Il n’est plus surprenant qu’aujourd’hui la plupart des employées préfèrent regarder une vidéo plutôt que de lire un long de texte. Comparée au courrier électronique, la vidéo est bien plus attrayante. Des études ont montré que le spectateur moyen retient 95 % du message s'il est sous forme de vidéo. Si elles sont bien conçues, les vidéos peuvent faciliter l'interprétation d'informations complexes.

Selon une étude de TechSmith, l'utilisation de plus d'éléments visuels dans votre communication interne peut faire gagner à l'employé moyen, de manière prudente, 6 minutes et 43 secondes par jour. Cela peut sembler modeste, mais six minutes et 43 secondes par jour représentent plus d'une demi-heure par semaine, et plus de 25 heures par an, pour chaque employé. Une entreprise économiserait environ donc 1 200 dollars par an en productivité par employé, simplement en utilisant plus de visuels sur le lieu de travail. Une entreprise de 500 employés pourrait ajouter la productivité de 7 employés à temps plein sans embaucher une seule personne.

Gérer les fichiers avec OneDrive

OneDrive est une solution similaire à Dropbox qui sert à stocker les fichiers des collaborateurs soit depuis l’explorateur de fichiers, soit depuis l’interface web OneDrive. OneDrive offre aux utilisateurs 15 Go d'espace de stockage gratuit ainsi que la possibilité de gagner de l'espace de stockage gratuit supplémentaire.

Outre le stockage des documents, il sert éventuellement à les partager à une ou deux collègues ou en externe de temps en temps (si les paramètres sont bien modifiés).

L’avantage de OneDrive est sa sécurité. Les fichiers bénéficient d’une copie sécurisée dans le cloud au cas où l’ordinateur est volé ou tombé en panne. Vous pouvez stocker tout type de fichier sur OneDrive, qu'il s'agisse de photos, de vidéos ou de documents. Ils sont également accessibles via le smartphone.

En tant que plateforme Microsoft, OneDrive travaille en étroite collaboration avec les applications Microsoft Office, telles que Word ou PowerPoint - lorsque vous lancez l'une de ces applications, vous verrez une liste des documents récents, y compris ceux enregistrés sur OneDrive. Si vous avez un abonnement à Office 365 et que vous ouvrez un document enregistré dans OneDrive, vous pouvez collaborer avec en temps réel avec d'autres personnes. Sur la version web, les principaux réseaux sociaux peuvent être liés à votre compte OneDrive. Cela permet de partager des fichiers avec des collègues et des autorisations peuvent être définies pour chaque utilisateur, de la lecture seule à l'accès complet à la modification des documents.

Gérer les documents et construire des espaces web avec SharePoint

Outre ses fonctionnalités de gestion documentaire, SharePoint permet également de créer des espaces digitaux en quelques clics, composés de pages bien structurées. L'un des avantages les plus importants est qu'il rend l'expérience utilisateur plus simple et plus cohérente afin que les utilisateurs puissent interagir avec les données, le contenu et les processus de l'entreprise. C’est un outil indispensable d’information.

SharePoint et Teams sont étroitement liés ce qui facilite d’avantage son utilisation.

Collaborer et partager en équipe avec Teams

Teams est devenu la star des outils collaboratifs de nos jours. Parmi ses équivalents, on cite notamment Slack et Zoom. Teams est une solution qui révolutionne la manière de communiquer et de collaborer en entreprise aujourd’hui. On verra plus tard des chiffres concrets qui montrent l’efficacité et l’énorme succès de cet outil en particulier. Un outil intuitif, il permet d’optimiser les échanges entre collaborateurs, les partages de documents, le stockage de fichiers et les réunions (dont les évènements en direct).

Interagir en entreprise avec Yammer

C’est LE réseau social d’entreprise par excellence. Il permet à la fois de communiquer avec l’ensemble de l’entreprise, mais aussi au travers de groupes thématiques, privés ou publics.

Yammer vous permet d’échanger avec une large communauté autour de sujets variés, d’un métier ou d’un centre d’intérêt. C’est l’endroit d’entraide également ou vous pouvez demander des questions particulières et d’obtenir des réponses assez rapides des personnes expertes de votre entreprise.

Gérer les mails et l’agenda avec Outlook

Le déploiement du digital interne n’exclue pas l’importance de continuer à utiliser la messagerie, bien que son usage doit être différent. Avec la présence d’outils comme Teams, il n’est plus conseillé d’utiliser Outlook pour échanger avec son manager par exemple. Pourtant, Outlook reste primordiale pour envoyer des messages très formels ainsi que pour la gestion des rendez-vous (agenda).

Produire des documents et prendre des notes avec la Suite bureautique Office

La suite bureautique d’Office 365 est disponible également en une version online, avec des logiciels comme Word, Excel, PowerPoint mais aussi OneNote, une solution pour les prises de notes. Ces versions onlines permettent de travailler sur un document depuis n’importe quel ordinateur. Dans les deux versions, il est possible de modifier a plusieurs et même en même temps un même document. Les personnes qui coéditent sont signalées et leurs modifications affichées en temps réel.

Diffuser des vidéos avec Stream

Comme la vidéo représente un puissant levier pour apporter du support aux collaborateurs, Stream est la solution de diffusion interne de vidéos. Il est possible également de créer des « canaux » thématiques ou de diffuser des vidéos à un groupe d’utilisateurs ou même de diffuser une vidéo en live et l’enregistrer sur la plateforme pour pouvoir la visionner en replay. La solution intègre un système systématique d’encodage qui permet de diffuser au meilleur format toutes les vidéos proposées. Stream intègre des fonctionnalités puissantes d’intelligence artificielle, capables par exemple de reconnaitre sur les vidéos les visages des collaborateurs grâce à leur photo de profil.

Mener des enquêtes avec Forms

Microsoft Forms est un outil simple permettant de créer des enquêtes, des sondages et des quiz. Les entreprises l'utilisent pour développer des modules de formation, des questionnaires, des tests et des feedbacks. L’outil s'intègre parfaitement à Microsoft 365 et Teams, ce qui le rend utile pour diffuser facilement des informations, rassembler des données et générer des analyses. Lorsque vous créez un quiz ou un formulaire, vous pouvez inviter d'autres personnes à y répondre à l'aide de n'importe quel navigateur Web, même sur des appareils mobiles.

PowerBI

Power BI est une solution analytique d'entreprise basée sur le cloud, qui permet d'analyser des données provenant d'un large éventail de sources. Elle est simple à utiliser. Les informations obtenues peuvent être partagées au sein d'une organisation et peuvent être ancrées dans l'application ou le site Web de l'organisation. Avec Power BI, vous pouvez créer des rapports et des analyses tout en restant productif. 

Avec Power BI, vous pouvez fusionner des données en fonction de vos besoins grâce à un moteur de fusion très puissant. Avec le moteur super rapide In-Memory de Power BI, vous pouvez modéliser les données, ajouter des colonnes mesurées ou calculées ou construire un schéma en étoile par vous-même. À l'aide d'éléments de visualisation de données, visualisez les données et personnalisez-les pour raconter une histoire derrière les données. 

ToDo et Planner

Microsoft To-Do est une nouvelle application intelligente de gestion des tâches qui vous permet de planifier et de gérer facilement votre journée.

Inspirée par l'application Wunderlist, Microsoft To-Do offre un moyen plus intelligent, plus personnel et plus intuitif pour aider les gens à rester organisés et à tirer le meilleur parti de chaque journée. Microsoft To-Do vous aide à créer une liste pour tout, qu'il s'agisse de travail individuel, de projets d’équipes…. Vous pouvez suivre les échéances en ajoutant des rappels, des dates d'échéance et des notes, et personnaliser chaque liste avec des thèmes colorés. Vous pouvez accéder à vos listes de n'importe où grâce aux applications Microsoft To-Do sur iPhone, Android, appareils Windows 10 et le Web.

Contrairement à Planner, qui est un outil de gestion des tâches d’équipe, To Do est strictement une application accessible uniquement par l'utilisateur (sauf si vous partagez vos tâches/listes avec d'autres personnes). Planner reprend le concept de Trello et s’appuis sur le concept de « management visuel ». Avec Planner, vous pouvez définir « des compartiments » (une famille de taches) dans lesquelles vous allez déposer vos taches sous formes de vignettes que vous pourrez déplacer facilement avec votre souris. Chaque tache peut être détaillée, assignée à une personne où vous pouvez joindre des documents et des fichiers et préciser des dates d’échéances.

Microsoft To Do s'intègre nativement à Planner et récupère automatiquement les tâches de tous les plans dont vous faites partie. Il vous permet essentiellement d'accéder à vos tâches personnelles et professionnelles (approuver un document par exemple) en un seul endroit.

Un exemple d’usage : lorsque je pose une question à un collaborateur (avec Teams ou Outlook) j’ajoute une tache dans une liste que je nomme « en attente », indiquant que j’attends une réponse de cette personne.

Une fonctionnalité importante est aussi l’option « ajouter à ma journée » qui permet de sélectionner les taches que vous voulez absolument réaliser au cours de votre journée.

PowerApps

PowerApps est un outil qui vous permet de créer des applications personnalisées, en exploitant de nombreuses fonctionnalités d'Office 365 et de la plateforme Microsoft. Les apps sont accessibles via des appareils mobiles ou via le navigateur.

Ce qui distingue PowerApps des autres offres, c'est que si elle peut être utilisée par les développeurs, elle peut également être utilisée par des employés non techniques. Cela signifie qu'il est tout à fait possible pour un utilisateur expérimenté de PowerApps de créer une application personnalisée.

Toutefois, il est réaliste de penser que les utilisateurs devront avoir une certaine compréhension technique, une formation et une appréciation des outils et des données avec lesquels ils travaillent. Il reste encore beaucoup de chemin à parcourir avant que tout le monde ne crée ses propres applications et vous devrez peut-être faire appel à des développeurs pour travailler sur des fonctionnalités plus complexes.

Microsoft définit PowerApps comme une "suite d'applications, de services, de connecteurs et une plateforme de données qui fournit un environnement de développement rapide d'applications répondant aux besoins de votre entreprise". Bien que vous puissiez ajouter des intégrations avec d'autres applications, l'un de ses principaux atouts est sa capacité à créer des apps basées sur Office 365 et également Microsoft Dynamics 365.

Les PowerApps peuvent être utilisées pour de multiples processus impliquant le flux de travail, l'automatisation, la visualisation de données et la création de rapports, la collaboration, et bien plus encore. Elles peuvent impliquer des équipes, des travailleurs sur le terrain, votre équipe de direction et même vos clients.

La fonction AI Builder permet à PowerApps d'exploiter les cadres d'IA et d'apprentissage automatique de Microsoft et de développer des applications plus intelligentes et plus avancées. Par exemple, Microsoft cite la possibilité pour l'IA d'analyser et de classer les réponses à vos commentaires de clients, puis de prendre des mesures particulières, ce qui permet de faire passer l'automatisation du marketing à un niveau supérieur. L'entreprise cite également un exemple concret de la manière dont PowerApps, injectée d'IA, aide les travailleurs d'une unité de fabrication et de distribution à identifier et à suivre les articles d'un produit en prenant simplement une photo.

Importance de la mobilité avec accès à tous les outils

Microsoft a mis l’accent sur la mobilité : toutes ses applications sont accessibles sur smartphone (depuis l’App Store ou Android). Il est possible par exemple d’accéder depuis son smartphone à ses documents dans OneDrive, d’éditer un Word, d’échanger avec son équipe dans Teams ou encore d’accéder à l’intranet de l’entreprise sous SharePoint. La mobilité est extrêmement pratique, surtout pour les techniciens qui interviennent sur les chantiers. Il sera très utile de leur donner des moyens pour consulter des informations qui seront immédiatement enregistrées. C’est pratique également pour les collaborateurs qui sont presque tout le temps en déplacement, sans avoir à allumer leur ordinateur.