la conduite du changement et son impact sur le fonctionnement d’équipe ou celui d'une organisation.

S’il est encore difficile de déterminer tous les impacts des périodes de confinements et du COVID sur nos modes de vie, de pensées et notre organisation collective, j’enfonce une première porte ouverte en disant que notre rapport au travail a évolué. 

Ce rapport au travail concerne – et ce n’est pas exhaustif – à la fois notre approche individuelle, notre approche collective et notre rapport à l’espace de travail que ce soit au domicile comme « au bureau ».

A travers ces trois dimensions, nous allons nous intéresser au changement et à son accompagnement via des actions concrètes pour des situations qui le sont tout autant. 

Le changement auquel nous allons nous intéresser est l’instauration de la distance dans les pratiques d’une équipe que ce soit lié au développement du télétravail ou à l’optimisation des espaces de travail pour (par exemple avec l’instauration du « flex office » ou suppressions des locaux). 

Aujourd’hui pas de grandes méthodes - il y en a tellement - ni de grandes phrases vides de sens que l’on prête souvent aux consultants mais un focus sur des pratiques possibles pour s’adapter à la distance.. Comment organiser le travail collectif dans un fonctionnement à distance ? Quel doit-être le  rapport à la venue « au bureau » dans un contexte de télétravail massifié/généralisé ? 

Un principe en apparence simple à appliquer permet de se rassurer et de répondre aux effets de bord instauré par la distance: il ne doit pas y avoir de flou dans l’organisation. Ce principe permet d’assurer trois fondamentaux d’un groupe efficace : la communication, la collaboration et la cohésion.

Deux facilitateurs d’organisation dans ce type de situation sont l’anticipation (je viens d’enfoncer une deuxième porte ouverte) et l’amélioration continue. 

Anticiper la communication, c’est par exemple prédéfinir pour chaque situation une solution ou une approche, comme des canaux différents à utiliser selon le caractère d’urgence d’une demande ou d’un besoin. Ainsi, si je suis moi-même à distance des autres que ce soit à la maison ou au bureau, je sais comment les contacter ou comment trouver l’information, cela me fait moins de questions à me poser et je gagne en efficacité. Cela s’applique autant pour une personne bien établie dans l’équipe que pour une personne nouvellement arrivée. Dans cette situation, l’amélioration continue consiste à prendre régulièrement du recul sur ses pratiques et à discuter collectivement de ce qui fonctionne ou pas :avons-nous prévu trop de canaux et l’on s’y perd ou au contraire existe-t-il de nouvelles situations non prévues ?

La collaboration implique de mettre en place un cadre clair pour le partage d’informations ou de documents nécessaires à toutes et tous. Beaucoup d’outils digitaux permettent de mettre en place facilement des espaces partagés, qu’ils servent à la discussion de groupe ou la coédition de documents. Ils ne remplaceront jamais pour autant l’efficacité et la sérendipité de l’informel, d’une discussion à la machine à café ou au détour d’un couloir. Ces outils peuvent permettre de fluidifier la collaboration, mais aussi de changer d’approche.

Cela implique aussi de revoir l’organisation de l’activité individuelle et collective. Les tâches nécessitant de la concentration et les sujets de fonds peuvent se faire à la maison, le reste en salle de réunion.

Et pour l’amélioration continue ? Toujours pareil : il faut prendre régulièrement du recul pour maintenir un bon niveau de collaboration, mais aussi pour aller plus loin lorsqu’un (nouveau) principe de fonctionnement est intégré dans l’ADN du groupe.

Enfin il faut savoir créer et maintenir la cohésion au sein du groupe. Un groupe efficace est un groupe dont les membres se connaissent, car cela leur permet de comprendre des comportements et de ne pas les mésinterpréter quand la distance s’installe (« il ne me répond pas, il doit faire la tête ou veut me mettre en difficulté, je vais lui renvoyer l’ascenseur…»). Connaître ses collègues permet aussi de détecter les signaux faibles. À distance quand une personne est en difficulté, stressée ou énervée, il est compliqué de le deviner (cela fait aussi écho à l’importance de la bonne communication au sein du groupe). Cet esprit de cohésion peut se maintenir à distance par des rituels (café virtuel, jeu à distance … laissez libre court à votre imagination) ou en organisant des temps pour se retrouver en dehors du travail.

Et le rapport à l’espace de travail dans tout ça ? Pourquoi vient-on encore au bureau si ce n’est pas pour s’y retrouver ? Hé bien justement, il faut repenser notre façon d’utiliser ce temps commun.

Il faut pour cela conjuguer les trois fondamentaux. Une bonne communication va permettre la définition et la bonne synchronisation des besoins ; la collaboration va faciliter la recherche d’une solution à ce qui a été exprimé ; la cohésion, enfin, va soutenir l’efficacité collective.

Ainsi la journée idéale est anticipée : nous savons pourquoi nous venons, qui nous allons retrouver et ce que nous allons faire. La cerise sur le gâteau tient à un moment de cohésion, comme un repas de groupe ou une activité détente pour clôturer ce temps commun. 

Pour que cela fonctionne dans la mise en place et dans le temps il faut trois ingrédients :

Le premier ingrédient est l’implication des acteurs du quotidien. Pour que chacun joue le jeu, il faut que chaque membre du groupe s’implique dans la définition des principes de fonctionnement communs pour que le changement des pratiques individuelles soit accepté ou du moins digéré. « J’ai participé à la discussion ou au compromis donc je vais plus facilement adhérer à un principe dans lequel je me retrouve ».

Le deuxième ingrédient touche à la question du sens : Pourquoi devons-nous modifier nos habitudes ? Quel est l’objectif ? Il faut donner un sens au changement des pratiques, partager une vision commune. 

En période de doute ou de difficultés c’est le sens qui permet de garder le cap ou de savoir où regarder pour trouver la branche à laquelle s’accrocher, il faut laisser le temps au temps et accepter l’éventualité d’un échec.

La chute n’est pas une fin en soi : l’échec est formateur et c’est un élément qu’il faut garder en tête quand nous cherchons à construire un fonctionnement commun. Concrètement, cela veut dire qu’il faut définir des règles de fonctionnement progressivement, les tester et prendre le temps pour que les nouvelles habitudes se mettent en place. Quant à l’échec, s’il advient, il faut accepter de le regarder en face pour analyser ce qui n’a pas marché et avancer.

Le dernier ingrédient est plus personnel et me vient de mon grand-père à qui j’ai emprunté la devise « En avant ! » pour aborder les situations personnelles ou professionnelles auxquelles je dois faire face. Face au changement il faut oser se lancer, s’adapter et toujours aller de l’avant.

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 Si vous faites face à des situations similaires qui impactent votre fonctionnement d’équipe ou celui de votre organisation, les consultants Henko peuvent vous accompagner dans la mise en place de solutions autour d’outils ou de nouvelles pratiques.