Les clés pour manager son équipe à distance

Le télétravail a le vent en poupe. En 2019, 29% des Français* y avaient déjà régulièrement recours et 55% de salariés souhaitaient le pratiquer. Plus de deux tiers des managers considéraient que le travail à distance rendait leurs équipes plus engagées et productives. 

La crise du Coronavirus a fait s’emballer ces chiffres, puisque le confinement a forcé des millions de personnes à adopter le travail à distance. Alors, en tant que manager, comment accompagner ses équipes dans ce changement soudain ? Comment mettre en place la bonne organisation et le bon cadre pour garder son équipe sereine et efficace ?

Les risques majeurs sont l’isolement qui conduit à un manque d’appartenance et de vision quant à son rôle dans l’entreprise, les difficultés à séparer la vie professionnelle de la vie personnelle, la prise de retard sur les objectifs de l’entreprise et le manque de confiance des managers vis à vis des équipes. Voici nos conseils pour éviter ces écueils. 

Faire confiance

Le télétravail est bénéfique à condition que les échanges soient sereins. Le manager a un rôle à jouer dans la fluidité de ces échanges en évitant de micro-manager son équipe, ce qui générerait de la défiance. 

À distance, impossible de voir son équipe travailler. Aussi, il est nécessaire de laisser de l’espace aux collègues. Comment ? En s’appuyant sur deux piliers : 

– des objectifs clairs

– les résultats et non les moyens.

Jérémy Durand dirige les opérations globales d’OpenClassrooms. Il travaille depuis le Mexique, et est en 100% télétravail depuis 8 ans. Pour lui, « on ne peut pas travailler à distance sans objectifs. Il faut qu’ils soient mesurables, idéalement avec des paliers journaliers ou hebdomadaires. L’important pour le manager est de les choisir en accord avec les collaborateurs, et de les documenter« . Il conseille aussi de donner de la visibilité aux équipes pour savoir où en sont les objectifs de chacun, pour célébrer les succès et garder en tête l’avancement collectif.

Les objectifs bien définis permettent de se concentrer sur les résultats, soulageant les managers d’une charge mentale considérable. Car si un salarié a pour but de mener à bien une mission pour la semaine suivante, nul besoin d’un suivi quotidien. Le manager reste simplement disponible en cas de question ou de blocage, dans un climat de confiance et de responsabilités.

Soigner la communication

Une fois les objectifs fixés, le reste se joue autour de la communication. Jérémy conseille de se concentrer sur plusieurs points. 

1- Poser les bases du télétravail en équipe

Au départ, il faut discuter avec son équipe pour co-construire les façons de se parler, se briefer, la fréquence des échanges… bref, les règles du jeu. 

2- Dédramatiser l’écrit

« Tout ce que vous écrirez pourra être retenu contre vous » on pourrait résumer ainsi le rapport des Français à l’écrit. Or, en télétravail, l’écrit devient non pas une arme de destruction massive, mais le moyen privilégié de communication. Jeremy insiste : « il faut absolument dédramatiser le rapport à l’écrit car c’est un puissant allié« . Voici ses astuces :

– établir un code sur les emails : dans un contexte où le nombre de mails augmente. Lorsqu’on commence en objet par « Action requise« , « Urgent« , « Validation« … la personne peut traiter ce message en priorité

– respecter le temps de traitement en asynchrone : au contraire du bureau où l’on peut aller voir les collègues, une personne peut être occupée sur une tâche et ne pas répondre à ses emails ou messages de suite. 

3- Ritualiser la communication 

« Puisqu’on est seul, il faut instaurer des contacts réguliers avec son équipe« , assure Jérémy. Il conseille d’instaurer : 

– une réunion d’équipe au minimum une fois par semaine pour balayer les sujets

– des échanges sur messagerie instantanée au cours de la journée

– éventuellement un stand-up quotidien de 15 minutes pour évoquer les dossiers 

traités et les éventuels blocages, en début de matinée

4- Diversifier les canaux de contact

Pour fluidifier les échanges, Jérémy conseille d’instaurer plusieurs niveaux de communication. 

– de la communication asynchrone (les emails)

– de la communication synchrone : une messagerie instantanée, des visioconférences. « Remettre la vidéo au centre replace l’émotion dans la communication car on voit les expressions de visage des collègues et on entend leur ton. C’est donc primordial d’utiliser la caméra ! « , explique Jérémy. 

– des canaux publics, où l’on célèbre les victoires de l’équipe régulièrement.

5- Privilégier les échanges en public

Les échanges en public favorisent le travail en groupe, la communication et les fiertés collectives. Ils rendent l’entreprise transparente, en échangeant au vu dee tous les collaborateurs. Jérémy conseille autant que possible de créer des groupes de discussions de projets synchrones et de poster en priorité à ces endroits. 

6- S’organiser à l’aide des bons outils 

Pour ne pas diluer l’information, il faut se doter des bons outils.

– les applications collaboratives : Asana, Trello, Basecamp, Airtable et surtout la Suite Google pour éditer des documents ensemble 

– une messagerie instantanée comme Slack

– les outils de visioconférence : Hangouts, Slack, Skype.

7 – Ménager des espaces d’échange informels

Enfin, pour garder les collaborateurs engagés et soudés, il faut faire en sorte qu’ils aient des espaces où ils puissent se parler de manière informelle. 

Jeremy et son équipe ont testé plusieurs formats : le lunch virtuel à deux en équipe via Webcam, les happy hours sur Hangouts le vendredi à 17h, le café sur Hangouts disponible en journée pour faire une pause entre collègues… Tout est à imaginer, et ne surtout pas négliger.

Tout à gagner 

Au cœur de la crise du Coronavirus mais également en temps normal, les managers et salariés ont tout à gagner à adopter efficacement le télétravail. 

Pour Jeremy, cette modalité de travail permet non pas un meilleur équilibre vie-pro-vie-perso, mais plutôt une intégration plus saine du travail dans sa vie. « Le télétravail qui fonctionne aux résultats déculpabilise tout le monde et redonne la liberté de travailler au moment où on est le plus efficace. Le temps n’est plus un marqueur pertinent : il est remplacé par la réalisation d’objectifs. Moi, je travaille de 4h du matin à midi, et j’organise ma vie tout autour comme je l’entends. C’est épanouissant« .