Maîtrisez les astuces d'Outlook !

Quelques astuces pour maîtriser Outlook !

En entreprise, Microsoft Outlook est le logiciel N°1 pour la gestion de mails. Il combine également la gestion d'agenda et de tâches.

Il existe quelques astuces ou fonctionnalités cachées pour : classer ses e-mails automatiquement, créer un modèle type de message, rappeler un mail,tc ...

• Les raccourcis clavier à connaître ! 

Pour gagner du temps, il existe de nombreux raccourcis clavier.

Voici les 10 principaux utilisables au quotidien : 

ALT+R ou CTRL + R = Répondre 

ALT + L = Répondre à TOUS

ALT + S ou CTRL + Entrée = Envoyer 

ALT + W ou CTRL + F = Transférer

F3 = Rechercher

F9 ou CTRL + M = Envoyer et recevoir tout 

CTRL + P = Imprimer

CTRL + S = Sauvegarder en brouillon

CTRL + N = Créer un nouveau message

CTRL + 1,2,3,4... = Ouvrir la partie Courrier, Calendrier, Contacts, Tâches, etc...

• Créer un modèle d'e-mails sur Outlook pour gagner du temps dans vos réponses ou dans la rédaction de vos mails : 

Si vous devez envoyer régulièrement des e-mails similaires à vos contacts, gagnez du temps en créant un modèle de BASE qui pourra être édité AVANT l'envoi :

Créer votre e-mail avec tout le contenu que vous souhaitez y intégrer. Ensuite, cliquez sur « FICHIER » puis « ENREGISTRER » et choisissez le TYPE "Modèle Outlook (*.otf)" :

Pour utiliser le ou les modèles d'e-mails que vous aurez rédigé, ouvrez simplement le fichier OTF que vous aurez enregistré ou cliquez sur la petite flèche se trouvant à côté de « Nouveau courrier » pour développer le menu et ainsi choisir « AUTRES ELEMENTS »  => « CHOISIR UN FORMULAIRE » et dans la fenêtre choisissez « Modèle » dans le fichier système :

• Apprenez à votre boîte mails à classer automatiquement vos messages : 

Qui aime voir des courriers indésirables dans sa boîte de réception ?

Outlook dispose d'une fonction nommée "Pêle-Mêle", très utile pour lutter contre ce type de nuisance.

Cette fonction est basée sur un programme d'intelligence artificielle, il a pour but de ne présenter dans votre boîte de réception que les messages les plus IMPORTANTS. Les autres, jugés moins prioritaires, sont tout simplement rangés dans un dossier spécifique nommé "Pêle-Mêle".

Cette fonction est très simple à utiliser : 

1° Tout d'abord, Pêle-Mêle prend toutes les règles que vous avez déjà attribuées à votre boîte de réception et continue de les appliquer. Vous pouvez donc définir votre propre règle de classement en fonction de vos besoins.

2° Ensuite, Pêle-Mêle apprend à reconnaître les messages inopportuns en analysant votre comportement et en évaluant les messages que vous marquez vous-même comme indésirables.

3° Une fois son apprentissage fini, Pêle-Mêle déplacera alors automatiquement les messages les moins importants ou reconnus comme étant des indésirables, dans votre dossier Pêle-Mêle. Vous pourrez alors décider de les lire plus tard ou de les supprimer directement et vous concentrer sur vos messages les plus IMPORTANTS.

• Rappeler un message envoyé par accident : 

Qui n'a jamais envoyé un mail avant qu'il ne soit complètement prêt par accident ? Ou au mauvais destinataire ? Nous avons déjà tous été confrontés à ce genre de situation. Voici comment éviter ce genre de désagrément :

1° Ouvrez votre élément envoyé dans une nouvelle fenêtre.

2° Cliquez sur le bouton « ACTIONS » dans la section déplacement.

3° Sélectionnez « Rappeler ce message ».

Si vous souhaitez que ce message soit complètement supprimé de la boîte de réception du destinataire, cliquez sur "Supprimer les copies non lues de ce message".

• Planifier l'envoi d'un mail, possible ? Nous vous montrons comment faire :

L’envoi de mail différé, c’est-à-dire envoyer le mail à une date et heure précise, est possible de deux manières :

La première est dans votre Outlook, mais cette manière nécessitera que votre Outlook soit allumé au moment où le mail devra partir.

Exemple : Vous préparer votre mail dans la soirée et vous souhaitez qu’il soit envoyé le lendemain à 10h. Votre Outlook devra être ouvert sur votre ordinateur le lendemain à 10h pour que ce mail puisse partir, sans quoi, il partira dès que votre Outlook aura démarré et que votre ordinateur aura une connexion internet.

La seconde méthode est de passer par le WEB MAIL, le procédé est le même mais votre mail partira quoiqu’il arrive (que votre PC avec Outlook soit ouvert ou non). Le mail partira à la date et l’heure que vous aurez encodé.

Mais comment faire ?

1° Via Outlook :

Créer votre mail au travers de votre application Outlook tout à fait normalement, une fois que votre mail est terminé et que vous êtes prêt à l’envoyer, cliquez dans le ruban supérieur sur l’onglet « OPTIONS » :

Dans le ruban « OPTIONS » que vous venez de sélectionner, sur la partie DROITE de ce ruban, vous avez une proposition appelée « DIFFERER LA LIVRAISON », cliquez dessus :

Une fenêtre s’ouvrira alors avec les différentes options. Celle qui vous intéresse pour cette procédure est dans l’encadré VERT sur l’image ci-dessous, elle se nomme « NE PAS ENVOYER AVANT » (encadré rouge) :

Indiquez-y la date et l’heure à laquelle le mail devra partir et cliquez sur « FERMER ». Ensuite, cliquez sur « ENVOYER », comme pour un mail traditionnel.

Celui-ci ne sera donc pas envoyé immédiatement, il sera stocké dans la « BOITE D’ENVOIS » de votre Outlook jusqu’à la date et heure programmée.

RAPPEL : Vos mails qui auront été planifiés de cette façon ne seront envoyés QUE SI VOTRE OUTLOOK est ouvert aux dates que vous aurez programmées. Si pas, il sera alors envoyé dès que votre Outlook sera rouvert avec une connexion internet.

Exemple : Dans la soirée, vers 20h, vous avez programmé deux mails qui doivent s’envoyer respectivement le lendemain à 8h00 et le second à 16h45. Si votre Outlook (avec une connexion internet active) n’est pas ouvert à ces heures, les mails ne seront pas envoyés. Ils seront alors envoyés dès que votre Outlook sera redémarré avec une connexion internet active.