Offre d'emploi : Assistant(e) Administratif(ve)

SITE : Cabestany

 FORFAIT JOUR / HORAIRES : 17h50 hebdo

 INDICE : à partir de 424 et en fonction de l’indice actuel

 PRÉ-REQUIS : cf formation souhaitée

 DATE LIMITE DE RÉPONSE : 26/08/2024

 PRISE DE FONCTION : 16/09/2024

 CANDIDATURES A DEPOSER SUR L'ADRESSE :  contact@capemploi66.com

 DESCRIPTIF DU POSTE :

·       Accueillir, renseigner et orienter les personnes à l'espace de réception ou au standard téléphonique de la structure. 

·       Concevoir et rédiger des courriers, rapports, notes, des outils de communication ...

·       Saisir sur le logiciel dédié au suivi des bénéficiaires du RSA l’activité

·       Préparer et organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, ...)

·       Effectuer la frappe de documents, le traitement du courrier et la gestion des messages électroniques

·       Concevoir des outils de suivi d'activité de la structure, des tableaux de bord et les mettre à jour, faire des relevés statistiques et d’indicateurs.

·       Actualiser les informations professionnelles et réglementaires et procéder à l'archivage, au classement des documents.

·       Renseigner sur les outils internes toutes les données utiles au bon fonctionnement du service et à l’atteinte de ses objectifs en collaboration avec l’équipe de conseillers d’insertion professionnelle.

  Compétences techniques :

 ·       Utilisation d'outils bureautiques/numérique (Word, Excel, PPT…)

·       Techniques de secrétariat

·       Méthodes de classement et d'archivage

·       Modalités d'accueil

·       Techniques de prise de notes

·       Techniques de gestion administrative

·       Veille documentaire

·       Eléments de base en droit du travail

Compétences  stratégiques et relationnelles :

·       Bonne élocution

·       Esprit d’initiative

·       Esprit d’analyse et de synthèse

·       Rapidité d’exécution

·       Discrétion et confidentialité

·       Prise en charge des dossiers imprévus

·       Capacité à proposer des améliorations

·       Sens de l’organisation

·       Gestion du temps et des priorités

·       Communication et diplomatie

·       Résolution des problèmes

·       Travail en équipe

·       Gestion ponctuelle de situations conflictuelles à l’accueil

Formation souhaitée

 Cet emploi/métier est accessible avec un diplôme de niveau Bac (Bac professionnel, technologique, ...) à Bac+2 (BTS, ...) en secrétariat, bureautique. Il est également accessible avec un BEP dans le secteur tertiaire complété par une expérience professionnelle dans le secteur. La pratique du langage des signes est un plus pour cette fonction. La maîtrise de l'outil bureautique (traitement de texte, tableur, ...) et des outils de communication (Internet, messagerie, ...) est exigée.

Environnement de travail

Moyens mis à disposition : outils informatiques et bureautiques (ordinateur, imprimante, photocopieur,  téléphone…)

• Relations internes : sous la responsabilité du Directeur Général d’ADRH et de la Directrice de service pour les prestations RSA et EA du 66 et en relation fonctionnelle avec l’ensemble du personnel du service
• Relations externes : personnes handicapées, employeurs, partenaires, intervenants externes (prestations spécifiques, formations, maintenance…)

 Conditions de travail : Travail posté avec déplacements fréquents

•  Déplacements dans les bureaux, aux archives… et alternance des positions assises et debout
• Déplacements en voiture pour les réunions hors site