Pourquoi developper la culture projet dans votre organisation ?

Mes clients, dirigeants d'équipes projets, s’interrogent souvent sur la nécessite de développer la culture projet dans leur organisation. En effet, ils ont déjà identifié dans leur organigramme des Chefs de Projets et pensent que cela est suffisant pour garantir la réussite de leurs projets. C'est effectivement nécessaire, mais est-ce vraiment suffisant ?

Qu'est ce que la culture projet ?

Par culture projet, on entend tout d'abord le triptyque Qualité, Coût, Délais. Gérer un projet c'est garantir son niveau de qualité, la tenue de ses coûts et la livraison de ses jalons dans les délais. Et c'est la tenue simultanée des objectifs sur les 3 axes qui sera garante de la réussite du projet.

Suivant les phases et la criticité du projet, le chef de projet et son équipe pourront être amenés, à un moment donné, à faire un focus sur un axe, mais toujours en maitrisant les impacts sur les 2 autres. Par exemple, quand on approche la date fatidique de mise en service commerciale ou de mise sur le marché, c'est la notion de délai qui devient primordiale, et c'est par le planning qu'on va piloter le projet. Mais pour autant, il ne faut pas que ce soit au détriment de la qualité, et il faut que l'entreprise soit consciente des dérives potentiellement induites sur les coûts.

Des indicateurs pertinents permettront de suivre régulièrement, sur chacun des axes, les résultats à date, mais c'est leur projection à fin d'affaire qui sera essentielle.

La culture projet, c'est aussi savoir identifier et gérer les risques. Il est important, et ce, dès le début du projet de mettre en place des séances de travail régulières avec les équipes pour savoir les identifier, les chiffrer et construire des plans d'actions pour les mitiger, c'est à dire éviter qu'ils se produisent ou en réduire l'impact.

Le pendant des risques, ce sont les savings, ou améliorations potentielles. Un travail similaire doit être conduit pour identifier, sécuriser les actions qui permettront de réduire les coûts et d'améliorer la marge du projet.

Et enfin, il convient d'adresser avec l'équipe le sujet des opportunités du projet : de quel service complémentaire mon client a t-il besoin ? La maintenance de mon installation, de nouvelles fonctionnalités ? Le saving améliore la situation financière du projet en réduisant les coûts, alors que l'opportunité est vendue au client, et génère une nouvelle commande. C'est souvent à travers les opportunités et le service apporté, qu'on fidélise un client et qu'on améliorer la situation financière d'un projet.

Pourquoi développer la culture projet ?

Quand on maitrise la culture projet, il devient évident que tout ne peut pas reposer sur le seul chef de projet, aussi performant soit-il. Le chef de projet est la personne clé de l'organisation projet : c'est lui qui représente l'entreprise auprès du client. Il est formé, formaté et dispose de process, méthodes, outils, pour travailler dans les meilleures conditions.

Mais tout seul il n'est rien, il a besoin de tous les membres de l'équipe pour assurer la réussite du projet. Chacun doit être conscient de sa contribution à la tenue des objectifs du projet. Etre un expert dans son domaine ne suffit pas, il faut aussi avoir compris son rôle dans le projet.

Pour gérer le D (Délais) du triptyque Q,C,D j'ai été amenée à Piloter un projet par le planning, c’est à dire mettre en place des réunions hebdomadaires avec tous les métiers participants au projet, pour  :

1. Analyser tous les jalons qui auraient dû être livré dans la semaine, expliquer les retards, donner de nouveaux engagements,
2. Faire le point sur l’avancement des jalons à venir, les replanifier si nécessaire.

L’objectif, avoir le consensus de tous les acteurs sur le planning, et une vision partagée sur les prochaines échéances.

J'ai fait toute ma carrière, dans un groupe industriel international, dont l’ADN c’est la gestion de projets complexes. Complexes tant sur les aspects techniques (des projets à la pointe de l’innovation), qu’organisationnels (équipes pluridisciplinaires, multiculturelles). En moins d’un an, j'ai développé la culture projet sur un site industriel et j’ai formé 200 personnes, de tous métiers (finance, qualité, industrialisation, production, développement...) aux fondamentaux de la gestion de projet, pour

• leur donner un vocabulaire commun, les méthodes et les outils de la gestion de projet,
• mais surtout les fédérer, donner du sens à leur quotidien, renforcer leur engagement

Dans quel type d'entreprise est-il nécessaire de développer la culture projet ?

Ce qui est vrai dans un groupe, l'est encore plus dans une ETI ou dans une PME. Les enjeux sont les mêmes, mais les temps de réaction sont encore plus courts, et la visibilité est accrue.

Quel que soit la taille de votre organisation, quel que soit votre secteur d'activité, l'implication de tous les acteurs, la prise de conscience de leur contribution, un vocabulaire et des objectifs communs, sont la clé de la réussite d’un projet. 

En conclusion, pourquoi cette image ? Outre le clin d'oeil à un film d'animation qui a conquis petits et grands, elle illustre parfaitement la diversité, la complémentarité et la cohésion qu'on trouve dans une équipe projet.

Je terminerai par cette citation d'Antoine de Saint Exupéry, qui invite à la réflexion.

" La pierre n'a point d'espoir d'être autre chose qu'une pierre. Mais, de collaborer, elle s'assemble et devient temple"

Qu'en pensez-vous ? Avez vous déployé la culture projet dans votre organisation ?

Vingt Quatre-Vingts, conseil en organisation spécialisé dans l'Industrie et le Transport, accompagne les dirigeants dans leurs projets de transformation pour améliorer la performance opérationnelle de leur organisation