Rédaction du procès verbal d'Assemblée générale ordinaire dans les sociétés commerciales de l'espace OHADA en 12 étapes

Pour rédiger un procès-verbal d'une assemblée générale ordinaire (AGO) conformément au droit OHADA, suivez ces étapes :

1. En-Tête : Inscrivez le nom complet de la société, suivi de la mention « Procès-verbal de l'Assemblée Générale Ordinaire ». Incluez également la date, l'heure et le lieu de la réunion.

2. Présence : Énumérez les personnes présentes à l'assemblée générale, en indiquant leurs noms, leurs fonctions et le nombre de parts sociales qu'elles représentent.

3. Ouverture de la séance : Déclarez l'ouverture de l'assemblée générale, en précisant que le quorum requis est atteint et que la séance peut commencer.

4. Lecture et Adoption de l'ordre du jour : Le secrétaire lit l'ordre du jour de la réunion. Les participants discutent de son contenu et votent pour son adoption.

5. Rapport de gestion : Le gérant ou tout autre rapporteur présente un rapport sur la gestion de la société pour l'exercice écoulé. Ce rapport doit inclure les états financiers, les réalisations, les difficultés rencontrées et les perspectives futures.

6. Approbation des comptes : Les comptes annuels de la société sont présentés aux associés pour approbation. Ils discutent des états financiers et votent pour les approuver ou les rejeter.

7. Affectation du résultat : Si des bénéfices sont réalisés, l'assemblée décide de leur distribution (dividendes), de leur report à nouveau ou de toute autre affectation prévue dans les statuts.

8. Renouvellement du mandat des dirigeants : Si nécessaire, l'assemblée procède au renouvellement du mandat des dirigeants de la société, en votant pour leur reconduction ou leur remplacement.

9. Questions diverses : Les associés peuvent poser des questions ou soulever des sujets non prévus à l'ordre du jour.

10. Clôture de la séance : Une fois tous les points de l'ordre du jour abordés, le président de l'assemblée déclare la séance levée.

10. Mandat pour les formalités aux guichet unique de création d'entreprises: l’Assemblée donne mandat au porteur du Procès-verbal ou toute autre personne pour formalité au guichet unique conformément aux points adoptés.

11. Signature du procès-verbal : Le procès-verbal est signé par les associés et contresigner par le président de l'assemblée

12. Conservation des originaux aux archives de la société.

Assurez vous de respecter toutes les exigences légales et statutaires lors de la rédaction du procès-verbal, et veillez à ce qu'il soit clair, précis et complet.