Soigner l'image de son entreprise

Retrouvez tous les mois mes conseils pour les pros 💼

Êtes-vous déjà entré dans un magasin, un cabinet en vous disant « Oh là là ! C’est le fouillis ici, ai-je vraiment choisi un professionnel compétent ? »

Un médecin entouré de piles de dossiers jonchant le sol, un allergologue qui cherche longuement parmi ses échantillons, un libraire qui a visiblement le livre que vous cherchez mais vous demande de revenir la semaine suivante car il l’aura retrouvé…

Maintenant, faites un pas de côté et regardez votre bureau.

J’aimerais attirer votre attention sur la projection de vos clients ou patients en observant votre environnement de travail.

Au delà de la perte de temps et d’efficacité que la désorganisation représente pour vous, elle impacte également votre image de professionnel.

Aussi, je vous invite à réfléchir ensemble pour évaluer votre marge de progrès ou, au contraire, vous auto-féliciter !

Si vous exercez un métier manuel , toutes ces pistes de réflexion s’appliquent également à votre atelier, votre camion…

Pas besoin d’être formé en UX Design pour faire un premier bilan seul sur votre « parcours clients » .

Mettez-vous dans la peau d’un client, d’un patient et entrez dans votre cabinet pour la 1ère fois.

> Identifiez-vous une personne à qui vous annoncer en arrivant ou qui pourra rapidement vous renseigner ?

> Repérez-vous d’un coup d’oeil les espaces auxquels vous pouvez accéder ou non ?

Reprenez désormais votre place et observons ensemble votre environnement de manière plus large.

Si vous disposez d’un espace d’accueil, pensez à prévoir un nombre adapté de sièges.

Réfléchissez à l’ambiance que vous souhaitez donner à cet endroit, au type de public que vous recevez (actifs pressés, personnes âgées, adolescents, enfants…).

Prévoyez de la lecture , des jeux afin d’alléger leur attente, notamment si vous avez une clientèle stressée, impatiente, sans surcharger cet espace car cela occasionnera un temps supplémentaire de rangement ou d’entretien.

Vous avez désormais accueilli votre client. Selon votre métier, il se peut qu’il soit inquiet, anxieux.

Au sein de votre espace de travail et pour que votre entretien se déroule au mieux, je vous conseille de mettre à sa disposition plusieurs de ces éléments : 2 chaises minimum si la personne est accompagnée, un porte-manteau pour les vêtements et le sac à main, une boîte de mouchoirs.

Passons désormais votre bureau à la loupe !

Inconsciemment, votre client balaiera l’espace du regard car il voudra se rassurer, présumer de votre disponibilité et capacité à l’aider dans sa démarche ou à résoudre la situation pour laquelle il vous sollicite.

> Votre bureau est-il suffisamment clair et dégagé pour capter son attention sur votre discours ?

> Dispose-t-il d’un endroit devant lui pour qu’il puisse poser ses mains, écrire s’il le souhaite ?

> Les autres dossiers, comme le sien, potentiellement confidentiels, sont-ils visibles ? En piles, désorganisés, au sol ? Les papiers paraissent-ils mélangés ?

Pour les besoins de votre activité, vous avez certainement la nécessité d’utiliser du matériel ou des documents.

Je vous propose de faire succinctement la liste de ce que vous utilisez fréquemment (formulaires, échantillons, produits, matériel de protection, gants, masques,…)

Un fois cette liste dressée, réfléchissez selon 2 axes : la fréquence d’utilisation et l’accessibilité.

Estimez ensuite s’il est possible de réorganiser et d’optimiser le rangement au regard de ces 2 critères.

Si vous disposez d’un espace de stockage, grincez-vous des dents au moment du bilan ou lorsqu’un client vous demande l’article que nous n’avez plus en rayon ?

La gestion des stocks et de son espace de stockage représente souvent une contrainte mais elle sera essentielle pour faciliter votre quotidien.

Alors… on trie, on range, on organise, on inventorie aussi cette partie et cerise sur le gâteau, si vous mettez en plus en place un processus de commande, vous aurez tout gagné !

Enfin, sans m’appesantir sur le sujet, mais pour parfaire le tout, je vous suggère également de compléter cet exercice en faisant le point sur l’entretien et le ménage de vos locaux.

En travaillant sur ces éléments liés à l’organisation générale et au rangement, plusieurs bénéfices directs découleront.

Vous serez plus efficace, plus serein et vous serez davantage à l’écoute de votre client. En effet, au delà de vos compétences, c’est bien aussi de l’attention que celui-ci vient chercher auprès de vous.

Alors, avez-vous quelques éléments à ajuster ou estimez-vous que vous êtes un as ?

©️Visuels et texte Marie Chevallier (by Pauline)

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