Système de gestion documentaire : loin d’être une simple commodité

Un système de gestion électronique de documents (GED), c’est bien plus qu’un répertoire sur un serveur dans lequel on accumule les documents d’une entreprise. Mais de façon plus précise, de quelles façons un tel système peut-il aider les entreprises à être plus performantes et profitables - devant être considéré du coup comme un investissement stratégique et non comme une commodité ? Voici deux exemples d’application et de bénéfices qu’une entreprise peut espérer tirer d’une solution GED évoluée.

RH : processus plus rapides et agiles

Le service des ressources humaines doit constamment relever le défi d’accélérer le processus de recrutement afin d’assurer la continuité des activités et des processus d’affaires de l’entreprise. Un système GED permet d’optimiser le flux de travail en permettant un accès instantané et sécuritaire à tous les documents pertinents : C.V., descriptions de poste, évaluations, permis de travail, demandes de congé, formulaires d’assurances, etc. Un système de notifications assure la visibilité tout au long du cycle de recrutement et augmente la réactivité des intervenants. La résultante : un processus d’embauche plus rapide, plus agile permettant la continuité des opérations de l’entreprise - et de meilleurs résultats d’affaires.

Meilleure performance de prestation auprès des clients et prospects

Pour les secteurs des ventes et du service à la clientèle, le temps est un élément critique. Une solution GED accélère la recherche et l’assemblage des dossiers clients et réduit les délais d’attente – ce qui permet de répondre quotidiennement à un plus grand volume de clients ou de prospects. En diminuant de façon significative le temps de réponse et de suivi, l’expérience client et le niveau de satisfaction sont rehaussés.

De la comptabilité aux services juridiques en passant par l’assurance-qualité, plusieurs autres services peuvent tirer des avantages substantiels de l’utilisation d’un système GED et contribuer ainsi davantage au succès global de l’entreprise.

-par Micheline Filion,  publié dans le TI Info et sur le site du Réseau Action TI dans le cadre d'une collaboration spéciale avec Irosoft