Un bête de CRM avec Notion

Tirant partie des nombreuses fonctionnalités de #Notion, j'ai construit un simple CRM tout bête, fait maison. Un CRM, vous savez, Customer Relationship Management, ou Gestion de la Relation Client, ces logiciels qui vous permettent d’enregistrer vos clients, de suivre leur conversion et vos interactions avec eux. C’est une solution faite maison avant d’aller vers #Hubspot ou #PipeDrive.

Je dois préciser que votre CRM est fonction de votre processus de vente. Ce n’est pas standard. Ce que je montre ici peut donc être adapté à votre cas particulier. Et Notion est assez flexible pour ça.

Mon CRM est simplement fait d’un ensemble de tables mises en relation les unes avec les autres. C’est tout. Quelques vues personnalisées viennent parachever l'œuvre. La première table est celle des clients. Les champs les plus importants sont :

• “Etape conversion” (un champ de type “select” avec comme option les étapes de conversion du prospect. Cela dépend bien sûr de votre processus. Chez moi j’ai mis les options suivantes : Prospect, En négociation, Client, Perdu
• Valeur (combien je prévois que ce client peut me rapporter. Le total me permet de faire une projection sur une période)
• Date limite de conversion (au-delà de cette date, s’il n’est toujours pas converti, je le considère comme un client perdu).

Il y a les autres champs classiques comme Nom, prénom, email, téléphone... Ah j’ai aussi ajouté “Source” pour savoir la provenance de ce client : ma dernière campagne e-mail, s’il est inscrit depuis mon site web, ou autre.

La table suivante, très intéressante, est celle que j’ai dénommée “Interactions”. C’est là que je consigne et planifie TOUS les échanges avec les prospects-clients. Ses champs sont :

• Client. C’est là où je mets le nom du client concerné par l’activité. Vous avez deviné ? Ce champ est en relation avec la table Client, tout simplement
• Activité (désignation de l’activité. Exemples : Envoyer un e-mail…. ; Téléphoner au sujet de … ; Réunion de préparation de la signature du contrat… ; Contacter par WhatsApp…) ;
• Etat (je décris l’état de l’activité. C’est un champ “Select” avec les options suivantes : Idée (l’activité est une une simple idée qui m’est passée par la tête) ; Validé (l’idée est validée, je vais exécuter cette activité) ; Annulé (bien, ca ne vaut pas la peine) ; Initié (j’ai commencé à exécuter cette activité) ; Achevé (l’activité est réalisée) ;
• Nature (encore un champ “Select” ou je me donne un indice sur l’activité. Mes options sont : 1ère relance ; 2e relance ; 3e relance. Après une 3e relance sans réaction, je mets le champ “Etat” de la table “Client” en “Perdu”) ;
• Echéance (date prévisionnel de réalisation de l’activité) ;
• Réalisé le (date réelle de réalisation de l’activité. Ca me permet de suivre ma productivité).

Et c’est tout. Voilà les deux tables majeures de mon CRM. C’est simpliste, je suis d’accord. Il y a quelques autres tables dont je préfère ne pas parler pour garder les choses simples. Mon CRM réel est bien plus compliqué que ce que je décris ici, mais tout est fonction de vos objectifs, de processus de vente et des variables dont vous voulez faire le suivi.

Ce qui rend magique mon CRM, ce sont les différentes vues qui me donnent… une vue panoramique sur les choses. C’est là où la magie s’opère.

Sur la table “Client”, je peux faire une vue kanban sur “Etat de conversion” pour savoir à quel niveau en est chaque client.

Sur la table “Interactions”, j’ai fait une vue kanban sur le champ “Etat”, ce qui me regroupe mes activités par étape de réalisation. Mais le plus intéressant ici est la vue Calendrier, pour avoir une “vue calendaire” de l’échéance des activités à réaliser. Là où je suis un peu embêté est la difficulté à synchroniser les tables avec Google Calendar afin d’avoir des alertes, une chose que #Airtable fait à merveille.

Et le meilleur pour la fin. Cerise sur le gâteau, je peux réaliser un tableau de bord, avec différents blocs associés aux tables, aux vues et aux filtre pour saisir d’un seul coup d’oeil la situation globale de ma clientèle, combien de gagnés, combien de perdus, combien en conversion, le chiffre d’affaires prévisionnel, le chiffre d’affaires réalisée et mes activités à venir dans un calendrier.

Je vous l’ai dit, ce que j’adore avec Notion, c’est son énorme flexibilité. On peut l’adapter à n’importe quelle situation. Autre "application" que j'ai réalisée avec Notion et dont je parlerai prochainement : un bête planning de publications réseaux sociaux super efficace.